对数字档案管理系统基础数据库建设的几点认识

程超

摘 要：随着互联网信息技术的应用和普及，运用数字档案管理建设系统基础数据库使得工作效率越来越高，对推动基础数据库建设有重要作用。近些年来，我们在对数字档案管理方面应用了系统基础数据库建设，并取得了一些成果，但是对于数字档案的大量数据的分类归纳的工作量巨大，这就要求建设更加完备的系统基础数据库，如此才能提高数字档案管理的工作效率。结合现代信息科技的应用，数字档案管理需要不断的升级和优化，才能使得数字档案管理系统基础数据库建设更加完善，这也同时对档案管理人员的素质水平提出了更高的要求。

关键词：数字档案;管理;工作效率;数据库

引言

数字档案管理会随着互联网信息技术的发展，逐步走向数字化、信息化的时代，传统的数字档案管理的模式和技术已经不符合现在基础数据库建设的需求。结合现代的信息技术，应用数字档案管理系统能够高效、快速地满足人们获取信息的需求，打破了时间和空间的界限，也能实现在线和网盘信息资源的即时共享，为人们的工作和生活提供了极大的便利。

一、数字档案管理系统基础数据库建设的现状

传统的数字档案管理系统主要是采用纸质的管理方式进行数据的管理，这种方式较为繁琐，在储存期限、保管方式和安全性都有一定的局限性，随着人们对各种数据处理的要求增加，尤其是对数据的分类、存储、查阅等要求日益剧增，使用基础数据库进行建设的新兴模式就应运而生[1]。目前很多企业都会采用基础数据库对数字档案进行管理，这样不仅仅可以给工作带来便利，还可以在一定程度上优化企业的管理。结合目前信息技术的发展，我国数字化档案管理应用还处于发展的初期，在实际的应用中会出现很多问题，对于现代计算机软硬件的使用、多媒体信息技术的有效运用等需要有一个阶段的磨合期，相关的研究人员和学者也在采用对特定系统的采集和软件升级等处理的方式，让数字化管理系统可以更加高效化和普及化[2]。

二、数字档案管理系统基础数据库建设的研究

（一）加强对数字档案系统基础数据库建设的重视

无论哪个行业和企业，必须要引起对数字档案系统的重视，加大建设基础数据库的力度，投入必要的管理资金和研发资金，以及建立高效、完整、安全系数高的会计档案管理系统。同时也要依据相关法律法规的要求，对其进行管理制度的规范，使得数字档案管理更加规范化和合理化。

（二）合理利用数字档案管理理论进行档案数据库建设

对数字档案管理的最基本目的是方便使用和查阅，让管理者和使用者获得分析用信息，作出相应的判断和决策。这就要求数字档案管理更加严格，数据库建设系统就此诞生，这不仅可以有效进行数字化档口的归类，避免级别不同而出现重复的情况，还可以提高数字档案的传递效率。通过在线聊天工具、邮件、蓝牙等方式进行传送，远程控制以及视频进行信息的查询、提取，全方位实现信息的传递和共享。档案数据库建设可以让信息得到高效的录入、存储、查询，并能够设置合适的检索目录，让使用者更方便快捷应用到实际的工作中，提高数字档案的使用效率。

（三）因地制宜采用科学的数字档案数据库建设方式

数字化档案的表现形式，会随着使用者的需要不断进行增加和更新，在数字档案数据库建设的初期，要从长远的角度考虑数据量的增加以及数据库后期的升级和发展，要进行不定时的更新和升级，使其更符合实际使用场景。除此之外，也要考虑到各种数据的转化模式，让这些数据可以在不同的软件进行灵活的转换功能，并设置共享账号，让数字化档案可以实现远程查询和操作的功能，还可以一定程度上给使用者开放权限，让数字化档案信息可以得到及时、高效的处理。

（四）确保数字档案数据库的安全性和保密性

数字档案信息管理的记录以及登记的证据具有一定的隐秘性，因此在对其数据库建设之前，要保证数字档案的安全性和保密性。然而，现代黑客以及各种网络漏洞的出现，为保障数字化档案带来一定的安全隐患，这就需要数字管理工作者从各个方面做好防范的准备，无论是加密技术、防火墙，还是电子印章、人脸识别等先进的信息技术，都要有一定的涉猎，从而保障数据库信息的安全。要做好对数字档案的数据库信息备份工作，以备后患。网络上存在的病毒爬在破壞系统之后让相关的机密泄露事件也时有发生，这个时候就需要强而有力的杀毒软件、防护软件对数据库进行保障。当然，也要加强相关从业人员的培训和技能的提升，强化管理的规章制度，防止因为人为原因而导致数据库信息出现破坏或者泄露的情况。

三、结束语

在这个信息化高速发展的时代，相关的管理从业人员必须建设数字档案数据库，对数字档案信息的时效性、安全性以及保密性进行保障，这样可以提高工作效率和信息的使用率，让管理者及时掌握数字档案信息数据，尽快做出正确的决策。在当前信息化的历史背景下，对数字档案管理进行基础数据库建设的机遇与挑战并存，这就需要加强对数字档案管理技术的研究和学习，掌握相关技能，充分发挥网络信息技术的优势，从而为数字档案管理数据库的建设奠定坚实的发展基础，让数字档案管理可以更方便快捷科学的使用。时代在发展，从业人员更需要进行相关技能的学习和培训，在相关的行业和工作岗位上体现出其卓越的专业水平，这样才能与时代紧密相连，为体现人生价值和社会的发展作出贡献。

参考文献

[1]杨芬.企业会计档案管理系统中的数据库-建设研究[J].才智，2019，000（018）：228.

[2]韩知霖.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与具体应用探讨[J].数码世界，2019（3）.