论秘书说服工作的思考

文有群 潘留师

摘要：秘书是领导的一把手，在现代化秘书工作中，秘书与领导相处过程难免有劝谏的产生。说服工作的产生需要秘书与领导两个主体的存在，也需要秘书人员有对领导说服的意愿。在说服过程中，需要秘书人员具有职业道德、注意说服环境的安全性。说服工作的高效成果还需秘书人员能力的具备。

关键词：秘书; 领导 ;说服工作

引言

埃及莎草纸上的一份文献是最早对说服工作开展研究的，我国的研究是在西方的研究基础上开始的。现代秘书工作中也常有说服工作的产生。秘书工作者的主要职责是為领导提供辅助性服务。在服务中与领导和睦相处，保持融洽的关系，可以使秘书工作产生事半功倍的效果。[1] 领导的任何决策对组织发展是至关重要的。因此，秘书在日常工作中要及时搜索整合有效信息，替领导查缺补漏，当领导考虑不周时提出合理的建议;当领导举棋不定的时候，或领导偏执一念时，秘书给予领导肯定、积极鼓励，让领导把握最佳时机，帮助领导分析利弊好坏，规避领导决策失误带来的风险。在进行说服工作时，还需要秘书注意说服的一些要求以达到预期效果，此外，秘书的能力是说服工作顺利开展的保证。笔者试图从秘书说服工作的关键要素、顺利做好说服工作的要求展开，提出秘书做好说服工作具备的能力。

1 秘书与领导工作的矛盾关系及说服领导的重要性

被动服务与主动参谋共存。秘书工作是一项综合性强的工作，在与领导共事时，秘书人员根据领导的意志、指示开展其工作，秘书的另一重要职能是为领导决策做参谋、提意见，这是秘书的主动性。

防止利益损失。事态的发展只为其带来丰厚的利益。秘书说服领导的行为是带来利益的一大因素。秘书的服务对象是领导，工作就是为领导提供辅助性的服务。秘书人员应悉心关注领导动向，当领导由于一些原因作出的决策对工作发展产生阻碍时，秘书勇敢以领导的最佳咨询助手为领导出谋划策，积极说服领导其中的危害，及时挽回其损失，使事情向正轨行驶。

增进彼此信任，推动工作的顺利开展。秘书人员的说服工作也是与领导内心沟通的一种方式，当秘书以真诚的态度劝谏领导时，不仅能够使工作向好的方向发展，也在沟通过程中拉进彼此关系。

2 秘书说服工作的关键要素

在秘书向领导进行的说服工作中，需要秘书工作者扮演说服者角色，领导成为被说服者角色，这一交际行为需要两者的双向参与来完成。只有秘书有对领导说服的想法才能使交际行为产生。秘书工作者与领导形成“亲人”关系，因此说服领导的内容可能涉及到工作方针的制定、人事关系的调动、重要决策的拍板，也可以小到日程安排、常规文件的签发、办公环境的装饰、报刊杂志的订阅等。而参谋辅助对领导决策是至关重要的。秘书在对领导进行说服工作时应该准确把控好说服领导的形式和语境的选择。

说服形式是指为了能够实现说服的目的而对被说服对象使用的一种说话方式。在现实生活中，说话方式体现在各种各样的交际中，只有巧妙地运用说话方式，交际目标才会更好更快的实现。当秘书给领导提供参谋辅助作用的的时候，更多的会产生说服工作。这一工作会对领导决策形成补充。这就说明领导者形成初步决策之后会产生秘书的说服工作。因此，秘书的说服工作一般是在万不得已的时候才会干涉领导的决策。为使秘书的说服工作达到预期的效果，秘书必须根据领导的性格特点、思维习惯等选择不同的说服特点来进行说服工作。可以开门见山直接劝说，也可以侧面委婉暗示，在进行劝说时要保证领导的权威不受威胁，提供更多选择供领导参考，让领导作出更合理决定。秘书平时应多使用赞美性的语言，赢得领导的认同，为接下来的说服工作做良好的铺垫。秘书在进行说服工作时，务必选好说服形式。秘书在对领导进行说服工作时，可以根据领导的性格特点等选择直接说服或者间接说服的方式。在说服时为让领导明确感受到自己动机，既做到态度明确、同时不冒犯领导，充分得到领导的信任与认可。

秘书进行说服工作时，选择恰当的语境以达到预期效果。秘书在说服领导时，要考虑到领导当时所处的环境，不可在公开正式场合当众反驳领导的言论，当领导在公众场合对自己有误解时，首先应该虚心接受领导的教诲，接下来选择恰当的时间地点向领导解释其中的误会。当领导出现错误时，不可直接指责领导的错误，不让领导的权威受到威胁。齐景公在打猎的时候，上山见虎，下泽见蛇，认为是不好的预兆就询问晏子，而晏子就借此机会回答说：“国有三不祥：有贤而不知，一不详;知而不用，二不详;用而不任，三不详。”[2]晏子以齐景公遇到的自然情况为题而引出国家重用人才的重要性。这样的进谏不仅没有让领导赶到厌恶，反而会采纳其建议。说服领导语境选择恰当与否带来的效果是不一样的。

3 秘书说服工作的要求

秘书在进行说服工作要保证说服动机的正确性和必须性，在这样的前提下，秘书的说服才能使领导改变态度和做法。因此，为达到这样的说服效果，秘书在工作中要始终保持谨慎谦虚的态度，注意提高职业道德修养，做好保密工作。

3.1 说服工作需要秘书坚守职业道德素质

职业道德是指某一类从业人员在该职业工作中所要遵循的基本行为准则规范;职业道德素质则是日常职业工作中从业人员在道德准则、道德情操和道德品质，[3]秘书是领导工作的辅助人员、领导决策的参谋助手。职业道德素质是每位秘书人员都应具备的基本要求，更是成为成功改变领导态度和做法的前提条件。 秘书的建言献策对领导的决策会产生很大的影响，所以秘书所发出的言语必须是正确的，不做危害领导、公司、社会利益的事。秘书需要做到遵纪守法即遵守国家法律法规，遵从职业纪律和职业道德，坚持公正、正直，不以职位之便谋取私利。

3.2 说服工作需要秘书工作者严守机密

秘书人员要树立保密意识，对涉密的事件应该作到不该问，不该说，如果已经知道涉密的事件应严控外泄，防止秘密的泄露。当秘书在向领导进行说服时，秘书要始终保持头脑清醒和思想高度警觉，这需秘书人员意识到两点，一是对领导说服前应先清楚该领导是否有资格知道，谨慎越级涉密;二是说服环境的安全性，选择保密性抢的空间，防止隔墙有耳，泄漏机密。除了做好说服工作中的保密工作外，在日常工作的时候也加强保密意识，对涉密内容的电话、电脑、保险箱等办公工具的密保管理和机密文件资料要妥善保存，严守机密

4 秘书做好说服工作具备的能力

秘书是领导工作的左右手，在领导决策时起到参谋助手的作用。秘书的工作重心是为领导服务。其处在上传下达、协调左右、沟通内外的中心枢纽位置。为使秘书说服工作的顺利展开，秘书工作人员在掌握本专业的知识基础上不断涉猎各领域的知识，不断充实自己，培养敏捷的思维能力，成为工作能力强的秘书工作者。当秘书具备基本知识储备后，在对领导进行说服过程中，注意秘书的角色定位，始终意识到领导是团体的核心，秘书只是辅助领导工作，说服领导时，选择恰当的说服时机;说服语言的形式选择即根据领导的性格特点，可以采取先扬后劝谏的形式，或者通过其他事例侧面说服。秘书人员展开说服工作的前提是自身能力的具备，如言谈能力、辨别是非的能力、分析判断能力和察言观色能力等。

4.1言谈能力

语言能力是秘书的基本功之一，秘书工作者语言能力的基本要求是鲜而准，简而明，措辞选取得当等。只有使自己的知识视野得到提高和知识结构得到完善，秘书的语言能力才能够在说服工作中游刃有余。知识结构成为秘书胜任职业岗位不可缺失的条件和培养人才成长的基础。秘书工作者很好的适应岗位和工作环境需要广而博的知识视野。现代社会职业岗位所需要的不仅仅是知识结构合理，而是要求适时拓展自己的知识视野达到终身教育、终身学习的境界。只有这样，才能根据当今社会发展和职业的具体要求发展自己、完善自己。[4]秘书工作是一份交际能力要求高的职业，秘书协调各界人士、各种矛盾需要缜密清晰的逻辑和能言善辩的“巧嘴”。

4.2 辨别是非能力

秘书工作者围绕领导展开工作，又介于领导和同事、组织与合作企业等的中间，秘书为领导提供信息、协调各部门工作与矛盾、解决问题时，必须站位客观、明辨孰是孰非，把每一件事处理得当。例如当领导因私人原因而做出有损领导或者企业利益的事时，秘书需要保持清醒的头脑，给领导分析此行为的危害。

4.3 分析判断能力

分析判断能力是指人對处理事物时发挥出来的能够解决问题的一种能力。具备良好的分析判断能力，一直以来都是秘书工作和领导对秘书的一项基本要求。成为分析能力强的人，往往需要专攻学术，有专长的技能，这样在自己擅长的领域里有着独到的见解。秘书工作更加的顺利，对领导进行说服时也才能得到领导的肯定与信任。自己的意见才能得到采纳。

4.4 交际中的察言观色能力

在与领导相处中，要善于观察领导的一举一动，对领导的言谈举止以及一些细微的行为以高度敏锐的观察。秘书工作人员展开说服工作时，应仔细观察领导的行为，准确把握领导的心理工作。说服工作的顺利展开需要选择恰当的时机，例如在领导心情愉悦的时候，进行说服工作，会让领导对这一行为作出接受。如果时机的选择有误，秘书的说服工作将只会适得其反，引得领导大怒，导致事情向更加糟糕的方向发展。

能力是顺利完成某一件事或者某项工作所需要的思想逻辑和心理。能够完成领导交给的任务、做好秘书工作需要秘书高超的能力素质来做保障，更是说服工作成功进行所必须具备的条件。秘书出色的工作效果是秘书用心体会、认真思考之后得来的，特别是对领导进行的说服工作。在工作中秘书需要具备敏锐的悟性和较高的思维水平。秘书工作人员思维水平的高低直接影响到最终说服结果的成败，因此秘书要学会锻炼自己的思维，养成以领导思维为中心的习惯。领导的任何举动都是其工作意图、思想工作、情绪反应的外在表现，秘书应在日常工作中细心观察、仔细体察，准确领悟领导的指示。如果秘书不能准确了解领导的心理和真实意图，自然就谈不上有悟性，也就无法实现对领导的有效说服。

总之，秘书人员只有具备说服工作需要具备的能力，在领导有一定的心理准备时，选择恰好的时间、地点、语言等对领导进行说服，才能保证说服工作的顺利进行。

参考文献：

[1] 常正海. 秘书与领导相处“六忌”[J]. 领导科学， 2007（19）：55-55.

[2] 郭景红.浅谈秘书的谏言艺术[J].佳木斯大学社会科学学报，2003，（04）.

[3] 王蘋. 加强图书馆员职业道德培养的重要意义和主要内容[J]. 内蒙古科技与经济， 2005（20）：139-140.

[4] 曾鸿英. 以就业为导向的高职学生综合职业能力培养[J]. 成都纺织高等专科学校学报， 2010（03）：54-58.