高校档案信息安全管理机制的构建策略

李莹

摘 要：高校档案是高校进行科研和教学等工作的有效资源，是获得必要数据和知识的基本途径之一。因此，维护高校档案信息安全管理系统尤为重要。随着社会的发展，高校的档案内容更加丰富，尤其是档案利用率有了明显提高，传统的档案查阅方式工作效率较低，信息技术的发展使得高校档案信息安全管理系统变得更加便捷，但是档案信息安全管理系统却面临着一定的挑战。档案信息安全管理系统是数字化档案馆的核心，只有保障档案的重要性及安全性，才能够保障高校档案资源顺畅流通。

关键词：高校;档案;信息安全

高校档案是高校的历史记录，对学校的发展、教学科研活动具有十分重要的参考和凭证作用。作为重要的教学资源，高校的档案管理经历了由传统的手工管理到数字化的管理上的转变。在这个转变过程中通信、网络、计算机等技术起到了重要的作用。但是随着高校档案管理工作的进行，许多潜在的问题逐渐显露出来，这些问题在影响高校档案管理工作正常进行的同时也极大地威胁到了档案信息的安全。

一、高校档案信息安全管理系统的基本作用

（一）高校档案信息安全管理系统是高校管理工作的重要依据。高校的党政机关以及管理工作需要借助过去的工作以及资料进行真实的参考，而高校的档案是记录过去管理工作的重要组成部分，为学校的发展以及办学过程积累必要的经验和教训，从而能够更好地为高校的长远发展提供一定的数据支持。高校的档案是经过长期积累而形成的，这对学校的发展以及学校的管理规划都能够提供一定的参考价值，也是为了更好地提高高校管理工作效率的重要凭证。

（二）高校档案信息安全管理系统是促进学校科研和教学水平的重要基础。科研和教学在高校的发展过程中发挥着重要作用。高校档案信息安全管理系统作为一种新型的学校管理模式，主要是借助计算机和校园局域网络将高校的教学、科研、人事管理、后勤管理等方面的档案信息存储于网络服务器。而高校大部分的科研工作都需要自己来承担和完成，从而能够在促进高校教学水平的基础上发展本校的能力，同时也为未来的发展以及丰富学校的活动提供重要的基础。所以，从实践活动方面来讲，高校档案信息安全管理系统能够促进高校科研工作和教学工作的顺利进行。

（三）高校档案信息安全管理系统是编写校史的重要参考材料。档案是印证历史的重要凭证，是通过数年的积累而形成的具有价值的参考数据，没有一定的档案信息，高校的史志就是无本之木。因此，高校的档案是见证学校发展的重要依据，尤其是在编写校史的过程中能够发挥重要作用。

（四）高校档案信息安全管理系统具有教育功能。高校是培养人的地方，尤其是能够培养一批合格的人才和社会主义事业的建设者，因此，高校在培养人才和承担社会责任方面起到一定的促进作用。高校档案记录了学校的各种实践活动，记录了学校发展的全过程。因此，高校档案在文化功能方面承担着多种信息资源，能够实现学校的教育功能。从而使得档案能够发挥重要的育人功能。

二、高校档案信息安全管理策略

（一）提高档案人员保密意识

档案管理人员的职业道德对档案工作的开展会产生一定的影响，尤其是在正确处理保密与开放的关系上。这就需要对管理人员进行职业道德的培养和教育。首先，让管理人员学习和理解档案管理从业人员的职业道德原则和道德规范。让他们知道在自己的本职工作中该做什么不该做什么，确实为维护档案信息的安全负责。其次，增强他们的职业道德情感。让管理人员能够在日常的管理工作中意识到自己工作的重要性，进而对档案管理工作产生热爱之情。在热爱本职工作的同时对工作高度负责，为维护信息安全作出自己的贡献。最后，在管理工作中要求他们坚持原则不动摇，在档案管理中做到一视同仁。无论是自己的熟人或者是上级领导来查阅档案都要按照工作流程来进行，不能因为人情或者是权利而失去了工作的原则。

（二）加大数据库建设的力度

高校的数字化档案的管理离不开数据库系统。在过去高校的数据库系统的建立是根据高校自身的实际和条件来进行，建立起来的数据库系统在标准、种类和功能上都与其他高校成熟的系统有着较大的差距。因此，在加大建立数据库系统的同时还要考虑系统的标准功能等方面的内容。目前，高校的档案管理部门中的数据库系统采用的程序无非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。这些程序只是对一般的操作系统的延伸，并没有起到实质性的改变。他们在单机状态下能够满足各种管理上的需要。但是对于信息种类较多、数量较大的情况下这些程序就会显现出不足之处。因此，在建设新的数据库时，可以考虑采用在网络环境下运行并且能够支持多种操作系统、多种运行平台的数据库管理系统。同时这样的管理系统在保留原有系统功能的基础上还能够与Web站点建立链接。在选择建立数据库类型的时候可以优先考虑SQLServer、Infoemix等。

（三）制定档案管理安全性方案

1.把握安全性的基本特征

电子文件信息安全主要体现在完整性、可用性、保密性和可靠性四个方面。完整性是信息在存储或传输过程中不被修改、不被破坏和不丢失的特性。可用性是指信息可被合法用户访问并按要求的特性使用，即当需要对能否存取所需信息。保密性即信息不泄密给非授权的个人和实体或供利用的特性。可靠性指保证信息系统能以被人们接受的质量水准持续地进行。

2.遵循电子文件信息系统安全的要求

遵循电子文件信息系统安全包括：只有合法的文件与档案利用，才能接入并对系统的电子文件与档案信息资源进行操作，合法利用者必须能够接入他们被授权接入的电子文件与档案信息资源并进行操作;如果一个对安全的侵害被检测出来，有可控制的办法来处理，从而使所造成的损失降到最小的程度;在一个对安全的破坏被检测出来后，系统可以恢复到正常的安全等级;系统的结构应当提供一定的灵活性、以支持不同的安全管理策略。

（四）构建计算机网络安全系统

保证计算机网络安全是是信息时代加强档案安全管理工作的重要措施。由于电子档案的运行主要依靠计算机网络系统，而当前计算机网络系统中存在物理安全问题、黑客入侵、病毒侵害、缺乏备份系统等多种不安全因素，这就严重危害到档案信息资料的安全性，因此，档案馆要全面保证计算机网络安全，实现电子档案运行环境的安全管理。一方面要积极构建档案信息网络安全的保密系统，使网络系统能够安全连接，网络信息资料能够安全输送，从而保证档案数据信息的安全性;另一方面要建立档案信息资源的恢复备份系统，能为档案信息提供可靠的系统、应用以及数据备份，可以在突发性事件发生时，对档案信息及時进行系统恢复;另外，要在档案馆内安装监控、报警等基础设施，不断加强档案信息的安全技术防范管理。同时，要注意对档案管理网站进行定期检查、维修和更新工作，并且要对计算机系统的防病毒软件进行适时更新和升级，不断提高计算机网络的安全，从而进一步提高运行环境的安全性。

总之，积极加强档案安全管理工作，是信息社会发展的必要结果和客观要求，能够有效地提高档案信息资料的安全性。信息时代下，档案馆在坚持科学健康发展的前提下，不断提高自身素质建设，加强档案的安全管理、完善档案安全管理制度、构建计算机网络安全系统，从而保证档案管理信息的安全性，不断提高档案馆的工作质量。

参考文献

[1]詹秀琴.浅析高校档案管理信息化建设[J].科学技术创新，2017（6）：178-178.

[2]黄伟明.档案信息安全体系建设思考[J].办公室业务，2019（9）：43-43.