油田企业档案管理的风险分析与控制

刘莉娜

摘 要：油田生产企业档案管理的科学性与政治性相比其他行业更为突出，本文对油田企业档案管理存在的风险;档案保密安全工作的重要性及控制措施等方面进行了分析，供大家参考。

关键词：油田企业;档案管理;风险分析

档案管理是企业管理的基础，对于油田企业来说更是工作的重点和关键性组成部分，档案管理的优劣直接影响着油田企业能否健康稳步发展的重要因素，是企业可持续发展的决定性环节，其重要性不容忽视。档案管理必须以科学控制风险、积极有效创新、促进管理水平、不断探究进步为课题，将油田企业的档案管理工作发挥出应有的作用。

一、档案管理的意义与风险控制的重要性

油田企业的档案关系到油气勘探的开发、科研技术的研究、生产经营的技术、党群建设的状况、行政体系的建设、设备设施的核心、资金出入的记录、特种载体的数据等重要保密性内容。管理好档案是油田企业的重要工作，是相关管理人员的重要职责，更是新时期全球化背景下的内部深化课题，是企业在迈向国际化、融入国际市场、实现规划愿景、企业稳健进步发展的重要支撑;是企业效能及经营成果认定的基础、核心的载体、未来发展的基石，其安全性有着重大意义。若油田档案管理出现纰漏和泄密，会给油田企业造成重大的损失和严重的后果，甚至会危及到国家能源的安全[1]。因此，档案管理的意义与风险控制的重要性必须引起重视。

二、档案管理存在的风险分析

1.重视度不足造成的风险

档案管理工作在实际工作中得不到足够的重视是油田企业在档案管理环节中的普遍现象，其表现在：先从领导层面来说，对档案管理的认识度不足，只重视与企业的产能效益相关的环节，对档案管理这样的工作理解片面，导致对档案工作提不起重视、做不到细化、常常被忽略的状态;再从相关人员的意识层面来讲，因对档案管理的理解和归纳仅停留在整理资料、看守保存这些无业务技术含量的层面上，造成档案管理工作的重要性被搁浅，流转和程序无章，给档案风险埋下隐患;最后从工作性质来谈，多数职工对档案管理的发展空间、待遇升职等工作性质没有期待，对档案管理工作抱着不出现问题就行的态度。这些档案管理工作得不到重视的现象和错误认识，严重阻碍了档案管理工作的提升，给档案管理的风险和油田企业管理的滞后带来了不利影响。

2.职业素质不高存在的风险

在企业档案工作的现状中，具有档案管理专业技能的职工甚少，专业素养偏低、行为意识认知匮乏，对档案管理的技巧和专业整合能力知识等方面比较薄弱。对档案中的精准分类、科学整合、鉴别差异、识别忧患等潜在的档案风险和隐藏的信息价值等认识度低。因此，业务的熟练度、档案管理的技能、个人素质的提高都是油田企业面临的档案风险因素，提高档案管理职工的素质迫在眉睫。

3.软硬件配置不够隐藏的风险

企业在生产经营中的资金投入方向大多倾向于产料和研发，对档案管理硬件配置投入的重要性认识不够，在档案资料的存放工具、硬件设施的防潮、办公环境的安全等方面均不符合档案管理工作的现代标准。出现虫害猖獗、设备老化、档案破损、调取困难、杂乱无章、模糊不清等软硬件配置不够的隐藏风险，档案管理得不到有效保护，对未来调用和档案复制及科研借鉴等企业发展因素造成了不良影响。

4.档案安全保密不强的风险

在多元化全媒体时代的背景下，信息技术的不断提高给我什么的生活和工作带来了巨大的影响和改变。在便利了档案管理工作的同时，隐藏的信息安全风险也凸显出来。企业核心技术的窃取、重要资料的篡改、品牌的伪造、数据的丢失等网管系统的安全隐患。企业要引起足够的重视和防范才能保障档案的安全。在档案管理工作中的具体不良表现体现在：安全风险的规避制度和方法普及不够;工作人员的实操规范落实不足，保密意识淡薄;企业对档案管理制度的监管不力;档案信息的备份不当;问题产生后的处理技能缺失等安全隐患。这些隐患将给企业带来难以估量的经济损失和社会危害[2]。

三、档案管理的风险控制措施

1.加强意识、强化培训，提升风险控制能力

企业的风险控制能力是降低风险的关键，对档案管理的涉密人员要进行强化培训;也要对相关工作人员进行意识培养。企业可以采用知识讲座、案例赏析、警示短片等多种方式组织提升风险控制能力的课堂，在学习中加强安全防范的意识;收获降低风险的技能;牢固全员的责任感;提高档案管理的岗位能力。油田企业档案管理有着保存周期长、档案类别复杂、管理工作艰巨等特征，只有构建起一只具有强烈安全意识和强大的风险控制能力的队伍，才能守住档案管理的风险警戒线。

2.加强档案管理的风险控制监督

档案管理的风险控制需要企业重视其监管工作，对相关部门及相关人员的工作职责进行评估和落实，在人事档案的分管和汇总机制中，将风险控制管理的监督制度及各岗位责任到人。从档案管理的设备维护、技术信息、风控制度、管理方法等全方位角度出发，对监督的公平公正和实际情况做有效记录。企业要定期或不定期检查档案管理的风险控制状况和有针对性的进行督导，发现问题更要严厉处罚，及时纠正，时刻警醒风险控制的重要性。

3.推行制度化建设

我国对油田企业档案管理的制度化建设提出了明确规定，制度化建设是推进油田企业有序发展和档案管理健康前行的有力保障，要注重档案管理中的分级管理制度的推行顺畅。在风险时刻存在的管理意识基础上，对涉及企业敏感信息、商业机密、技术核心、保密资料等进行分类、分层管理，并进行细致标注。在存储和运用中合理利用現代化信息应用手段，线上设置防火墙;线下建设制度化风控，将风险控制的实操制度化管理。实现档案管理的高度保密性;制度实施的有效性，将油田企业档案管理制度化建设提升到法律层面，管防结合，坚决杜绝风控环节的失职、渎职、泄密等不良行为，彰显制度化建设推行的成果[3]。

总结

综上所述，企业必须认识到档案管理的重要性，加强信息安全、设备维护、规范操作、制度建设等方面的工作跟上时代的要求，发挥出油田企业档案管理的价值。将岗位责任制和风险控制意识渗透到工作的每一个环节中，推进油田企业档案管理安全和风控能力的整体提升，为油田事业的稳定快速发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]刘舟波.油田企业内部控制与风险管理分析[J].时代金融，2018（29）：149+156.

[2]李桂芝.油田企业档案管理的风险分析与控制[J].中国高新区，2017（21）：206.

[3]史静，赵惠红.油田企业档案管理的风险分析与控制[J].档案管理，2010（05）：74.