信息时代档案管理工作面临的问题和对策剖析

孙春兰

摘要：档案不仅记录了各个部门的过往工作情况，而且也能够对未来工作形成科学化指导，促进工作效率与质量的提升。因此，档案管理成了做好公共卫生健康管理工作的基础与前提，传统工作模式和方法存在一定局限性，已经难以符合当前工作实际需求。尤其是在信息时代背景下，应该对档案管理工作模式加以优化，实现资源高效化利用，提高服务工作质量。本文将通过分析信息时代档案管理工作面临的问题，探索信息时代档案管理工作的对策，为实践工作提供参考。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策

在信息时代下，各个领域都在积极创新与改革，充分借助于信息技术的优势进行转型升级，适应时代的发展潮流与趋势。在卫生健康局的未来发展当中，也应该加强信息化建设工作，使传统工作模式得到快速转变。尤其是随着工作事务的不断增多，产生的信息数据量也明显增长，给档案管理带来了一定的挑战。如果依旧严重传统工作方法，不仅会加大管理人员负担，而且难以保障档案信息的可靠性，无法体现档案在管理工作中的价值。为此，应该以信息技术为依托，构建全新的档案管理模式，确保档案管理的与时俱进，为档案信息获取、整理、保存和调用等提供便捷。然而，在当前档案管理工作中仍旧存在诸多问题，限制了各部门工作的协同进行，必须对其进行针对性处理。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

首先，工作人员的管理意识淡薄。对于档案管理的重视程度较低，是当前面临的主要问题，未能意识到档案文件在单位各项工作开展中的重要意义，在管理工作当中存在人浮于事的现象，导致其利用价值较低。缺乏完善的制度体系，未能实现对管理工作各环节的有效规范，资源浪费情况严重。尤其是在信息化改革中，其参与度较低，档案管理的无序化状态较为常见。其次，工作人员的综合素养较低。在信息时代背景下，部分工作人员依旧采用传统工作模式，导致在信息收集、整理和保存中的效率不高，而且信息资源的可靠性受到影响[1]。在管理工作岗位中存在兼任现象，其专业性不足，相关管理知识和操作技能缺失。缺乏严格的专业培训，在工作中往往依靠个人的工作经验，未能构建一支高水平的档案管理工作队伍，信息资源共享程度较低。最后，在管理手段中存在单一化的问题。随着计算机和互联网的逐渐普及，信息技术的应用可以有效提升工作效率，解决信息孤岛问题。但是，由于对于计算机的利用率不高，仅仅局限于信息的录入和保存，信息化建设进程受阻，不利于资源整合利用，无法真正实现规范化管理。

二、信息时代档案管理工作的对策

（一）完善管理制度

制度建设是开展档案管理工作的关键，能够确保各项工作有章可循，增强档案管理的规范性和专业性，防止混乱局面的出现。传统制度体系的细化程度较低，因此应该根据信息时代的发展现状与未来趋势，对制度进行不断改革，增强制度的可执行性，防止制度流于形式化的问题出现。增进各部门的交流沟通，确保制度建设面向不同部分與人员，起到良好的约束与规范作用[2]。明确档案信息资源收集的重要性，防止其及时性、真实性和精准性受到影响。尤其是信息技术的应用，可以加快制度执行与落实，实现对制度体系运行效果的有效监督。

（二）强化信息化建设

信息化建设已经成了当前卫生健康局发展中的关键工作，能够提升档案管理工作效率与质量，为人们提供更优质的服务。因此，应该加大在信息化建设中的投入力度，积极引进先进的设备与技术，使档案管理朝着自动化与数字化方向发展，满足档案的检索和查询需求[3]。各个部门之间的衔接关系更加紧密，档案文件的使用价值得到体现，使得单位整体工作效率更高。尤其是对文字和图象等信息内容的获取更加便捷，减轻了档案整理的工作负担，同时防止其真实性和全面性受到影响，满足分类管理的工作要求。合理利用计算机技术，加快档案资源的传递与共享，从而实现无障碍与远距离交流。

（三）构建资源体系

在查阅和管理档案文件时，还应该以完善的信息资源体系为基础，发挥数字化技术的优势，防止信息传输的稳定性和安全性受到威胁。尤其是互联网具有开放性和虚拟性的特征，电子档案会受到病毒、网络攻击等威胁，因此应该加快档案管理的现代化建设，应用有效的安全防护技术增强信息安全。数据库系统的建设，能够实现对档案资源的统一化管理，从而增强档案管理的秩序性与统一性，加快资源优化整合与高效利用[4]。逐步完成纸质档案向电子档案的转化，不仅可以节省空间，而且防止档案信息呈现丢失或者破坏等问题。

（四）提升人员素养

档案管理工作人员的专业能力与素养，是决定工作成效的主要因素。在信息时代，部分工作人员的工作方法和理念落后，导致在档案管理中效率低下，无法提升服务工作质量。为此，应该根据当前岗位特点与部分需求，制定针对性专业培训计划，使其在专业知识与技能方面得到更新，满足信息时代的发展需求。在培训中应该遵循理论结合实践的原则，促进综合素质的提升[5]。积极学习先进技术与设备的操作方法，增强管理人员的信息化素养。加强对档案管理人员的职业道德教育，使其能够在工作中明确自身职责范围与内容，认识到信息化档案管理的重要性，能够在日常工作中严格约束自己的行为，防止档案安全性和保密性受到影响。

结语

管理意识低下、人员素养较低和管理方式单一等，是当前档案管理中面临的主要问题，无法适应信息时代的发展特点，导致工作效率与质量受到影响。为此，应该通过完善管理制度、强化信息化建设、构建资源体系和提升人员素养等途径，使档案管理更具现代化特征，适应单位改革的工作要求，加快档案信息资源共享。

参考文献

[1]杨晓宁.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].计算机产品与流通，2020（07）：112.

[2]任富霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2020（02）：117-118.

[3]杨杰.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].中外企业家，2020（01）：129.

[4]罗溪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2019（22）：122-123.

[5]商良.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科学咨询（科技·管理），2019（05）：19-20.