试论档案管理的手段与措施

张宏

档案已经成为重要的社会信息资源，并逐步得到人们的关注。从整体来说，档案是党和国家活动的原始记录和宝贵的文化财富;具体说，档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考文字，图表，音像和其它方式的载体的历史记录。但是，随着社会发展和时间推移，档案的数量和形式不断增加，现实中，档案的损失和毁坏现象也时有发生。

在日常工作中，应当怎样更好地将各种资料整理、归档、立卷，使得这些资料既可以为大众服务，也可以使档案得到科学合理的利用。根据这些资料，单位部门制定出科学合理的决策，促进各项工作更好发展。因此，做好档案的安全性管理工作十分重要。

一、提升档案管理工作者的素质

根据现实状况制定可行的建设计划，强化服务意识，提高服务水平和档案管理的安全性措施。有效推动档案事业的发展，必须从根本上提高和改变档案工作者专业能力、知识素养，彻底改变错误的思想认识，充分认识到档案管理的重要性及必要性。通过这样的方式才能做好管理工作，促使档案信息更好的为人所利用，创造出更大的价值。为此，档案管理工作人员必须熟悉档案，了解和研究利用者的需要。

（一）加大法制宣传力度，提高人们安全应用档案观念。在我国《档案法》和《保密法》已修订得相当完善，档案要加大安全应用宣传，强化人们对档案管理工作意识。特别是网络普及的今天，充分利用多种宣传手段，让人们认识到档案管理工作的重要性。

（二）定期对档案管理人员进行培训，加强职业教育。档案管理及其安全性保管工作，需要专业化的档案管理人员队伍。为了加强档案管理队伍建设，对管理人员应该进行岗前知识培训，而后进行考核，通过岗前考核的人员方可持资格证上岗，定期对上岗人员的业务知识、技能和职业道德进行培训。进而提高档案管理工作的规范化，使得档案管理工作健康的发展。

（三）加强档案管理意识，建立领导责任制。档案管理工作是一项长期的任务，是单位整体工作的一部分，但是在我国很多地方管理工作是被忽视的，使得管理档案工作存在很多问题，例如部分案卷保管不完善，在查阅时资料不全面，甚至需要的资料找不到、丢失等。为了避免这些情况，有关部门应加强对档案管理工作的重视，建立领导责任小组，由部门一把手或者二把手担任该小组的组长，其他成员必须选用素质能力和业务能力较高的档案管理人员担任，建立完善的<档案人员工作职责》、《档案利用制度》等等，完善档案管理机制，使得档案管理工作更加健康有序的发展。

（四）实现管理现代化，拓宽服务领域。不断地改革创新，紧跟时代潮流，随着互联网技术的发展，我国档案管理的现代化、信息化发展也日益成熟。利用现代化高科技手段，完善档案管理安全工作的现代化。档案的作用一定程度上为领导的决策提供依据，这就需要档案管理者通过一定的手段将档案资源及时提交领导。利用现代科技，实现档案管理工作的现代化，提高资料利用率。

二、档案安全管理工作的手段与措施

人是管理活动中最积极最活跃的因素，人才才是编研成功和可持续发展的关键。档案工作和档案功能的作用最终都落实在档案管理人员这个因素上。

其一，要引进和培养信息技术及研发型人才，利用各种方法对档案管理人员进行有效培训，提高档案人员学历水平和知识结构。

其二，档案人员要熟悉档案业务工作的各个环节，掌握各门类档案、各种载体档案的管理。一个档案工作者应有较强的研究能力，才能对素材正确理解、综合分析、系统整理，做出准确的价值鉴定。

其三，档案人员要丰富知识、拓宽视野。在社会生活和经济处于快速发展时期，对档案的管理与服务等提出了新的发展和挑战。因此档案人员要拓宽视野，掌握所涉领域的现状和发展动态。运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作。档案管理人员必须掌握运用计算机水平及档案管理的基础知识，进而具备较的专业档案管理能力，切实做到精确归类，科学保管，從根本上提高工作人员的管理工作水平。

日常工作中，管理人员要对档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是档案管理最起码的要求，完整有效规范才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性：主要是指三个方面：其一是数量完整，要保证档案齐全。其二从系统性方面要维护档案的有机联系，切勿人为地割裂分散。其三要避免在档案的保管和利用过程中，因为各种理化因素及有害生物对档案制成材料产生损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。档案的安全防护主要有两方面，一是力求档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全;二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。在档案管理工作中，先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可。但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备。再者，我国有些部门档案管理意识淡薄，造成档案管理工作中存在“重保密轻利”的现象。

那么，怎样才能将档案管理手段、措施与利用有机结

（一）档案管理工作人员要做好定期的宣传工作，利用多种形式宣传《档案法》《保密法》及查阅档案资料的规章制度，使档案使用者可以科学合理的使用档案资源。在平常的工作中做好观察，实时对监控录像进行监看，防止出现档案被阅读者偷撕、涂改甚至损坏。在阅读者归还档案资料时，管理人员也要做好档案是否完好的检查，如若发现问题，管理人员应该及时向领导小组进行汇报，在问题出现的第一时间做到问题的检查。

（二）做好档案开放前的基础工作，提高开放案卷的内在质量。要根据档案原有存放规律，将档案进行科学地分类、组卷、编目、排列。要对珍贵、重要的档案进行复印、扫描进行复制，做好档案副本，进而延长档案的使用寿命。

（三）做好档案的保密和解密工作。保管档案机密是管理人员最基本的工作基础，无论是档案管理人还是档案利用者，一定按照相应的规章制度对档案内容进行维护。无权限人员不得进入档案库房、档案的查阅不得在库房内进行、档案人员进行人事调动必须办理相应交接手续、档案材料不得随意带出、未经许可不准私下复制档案材料、亦不允许对其他人员泄露档案内容。而对于部分档案是属于“保密”时效性的，根据《保密法》的规定，保密档案划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。这就要求档案管理者应该及时对保密期满的档案进行清理和划分，将这些档案进行公开。

三、总结

综上所述，档案管理是一项内容十分冗杂、繁琐且难度系数较大的工作，是一项长期的艰巨的工作，只有认真做好各方面工作，建立健全档案管理制度，只有真正规范档案管理，做到档案工作有章可循，才能更好的为社会服务，真正成为科学研究和各方面利用档案史料的中心，担负起维护历史真实面貌的重任，发挥出巨大的作用。有关部门应加强对档案安全管理工作的重视程度，结合工作实际，不断总结经验教训，转变档案管理工作思路，创新档案管理方法，定期对档案管理者进行职业素质、业务能力等方面的培训，加强管理人员档案保密安全管理的培训，这样可以促进档案管理工作健康、有序的发展。