事业单位档案管理信息化建设问题

李庚新

摘 要：随着我国经济的发展，社会的进步，事业单位档案管理信息化建设的相关问题也渐渐引起了人们的重视。对于事业单位来说，对档案进行管理十分重要，对信息进行储存十分重要，因为这些信息涉及到事业单位发展的机密，在很大程度上影响着事业单位下一步的发展情况，所以提升档案管理信息化水平较为必要。据此，本文分析了事业单位档案信息化建设的相关问题，希望能够对现实有所裨益。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

前言

我国经济之所以能够快速发展，主要就是因为互联网技术水平在现实中得到了快速的提升，如今计算机技术已经在各个行业内都得到了应用，对于事业单位来说，其有必要将计算机技术、信息化技术引入到档案管理的进程当中。传统档案管理工作的效率较低，不仅仅需要投入一定的人力，同时还无法取得较为明显的管理效果，而加强档案管理信息化建设则可以对上述问题进行解决。在信息化进程不断深化的背景下，事业单位管理人员应将信息化技术与档案管理结合起来，实现档案管理的信息化，以此来对事业单位的财务管理水平进行提升。据此，本文对相关问题进行研究，具有一定程度上的现实意义。

1 信息化建设的重要意义

想要对整体问题进行研究，就必须要明确信息化建设的重要意义。在传统的档案管理模式中，主要依靠人为的方式进行管理，整体环节较为复杂，工作量较大，稍有不慎就可能会影响档案管理的质量。另外，由于档案管理具备一定难度，对工作人员的专业技术水平存在较高的要求，所以事业单位还需要在对工作人员的培训方面付出一定的成本，间接制约了档案管理工作效率的提升。

信息化技术作为一种在各行各业都得到应用的创新式管理手段，可以帮助工作人员通过计算机高效率的完成工作，因此，将其应用到事业单位档案管理的过程中具有必要性。档案管理信息化的意义在于通过信息技术能够实现事业单位档案管理质量的提升，避免档案信息出现泄漏的情况，如此就可以为事业单位的持续发展打下理论基础。以上所述，基本就是信息化建设的重要意义。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的普遍问题

2.1工作人员专业技能水平较低

事业单位档案管理信息化建设还存在着一定程度上的问题，其中工作人员专业技能水平较低的情况是不能不提地。在人们传统的印象中，档案管理是一门机械性的工作，只需要按部就班就可以完成任务，实际上这是对档案管理工作的误解。在事业单位中，档案包含的信息很多都具有机密性，一旦泄露很可能给企业的发展带来极大的阻碍，因此加强档案管理本身就具有一定难度。另外，在现实情况中，由于工作人员的专业技能水平较低，所以其往往就会在实际工作过程中导致档案序号错误、档案目录缺失、档案标题不完整等问题的发生，之所以会如此主要就是因为工作人员的专业技能水平较低，档案管理理念落后，尤其是对于部分年龄较大的工作人员来说，他们基本不了解何为现代化技术，对档案管理工作缺乏认知，导致信息化建设无法在现实情况中开展，间接影响了事业单位的发展。

2.2管理制度不够完善

在信息化的背景下，事业单位对档案的管理应以计算机为基础进行操作，同时还需要在工作实践中对现代信息化技术进行引入，提升档案检索的效率，但是对于部分事业单位来说，很多档案管理人员缺乏对档案管理信息化建设的认识，不具备运用信息化技术的能力，甚至不知道信息化技术的概念，这也导致他们始终在工作时坚持传统的方式，通过人力对档案进行管理，不仅仅效率较低，同时还很容易会出现错误。

除此之外，对于不同的事业单位来说，其发展的情况也有所不同，所以档案管理的信息化建设工作也往往会受到很多方面的影响。部分事业单位的档案管理信息化水平较高，部分事业单位的档案管理信息化水平较低，这就形成了差异，而从现实情况来看，大多数事业单位在档案管理工作中对信息化技术进行应用的时间都不够长，虽然信息化技术相比较于人力操作具有较大的优势，但是其毕竟是一种新生事物，还存在着不够稳定的情况，这种情况也会直接对事业单位的档案信息管理质量产生影响。

2.3管理技术水平不强

在事业单位的档案管理工作当中，无论是管理技术还是管理水平都十分重要，其中管理技术是保证档案管理质量的必要因素。从目前的发展状况来看，事业单位自身所具备的特殊性使得其在管理机制方面还存在着不完善的问题，同时档案管理的责任机制也没能够在现实中进行落实。与其他类型的企业、单位相比，事业单位开展信息化建设的速度较慢，对信息技术的应用也不够熟练，即便是在档案管理的思想上也存在着落后的情况。除此之外，由于事业单位管理技术不合理，因此档案管理工作往往会在现实情况中出现各类问题，这种情况直接制约了事业单位档案管理水平的发展，如果不对这一问题进行重视，就会对事业单位的整体发展产生影响。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1提升档案工作人员综合素质

在这一部分，提出加强事业单位档案管理信息化建设的措施，其中，提升档案工作人员综合素质较为重要，较为必要。只有在现实情况中对档案工作人员的专业水平进行提升，使工作人员具备综合素质，才可以真正的将档案管理信息化建设工作落实到实践当中，而想要真正的做到这一点，事业单位需要合理录用档案人员，不仅仅要提高录用门槛，同时还应该考察前来应聘的工作人员是否具备较强的实践经验与理论知识水平，通过这种方式能提升后续工作人员的工作能力，间接保证档案管理信息化建设的效果。而对于那些已经在职的档案管理人员，事业单位则需要对其进行积极的培训，对相关测试进行组织，不断提升档案管理人员的专业技能，在业余时间内档案管理人员也需要树立危机意识，加强学习，将理论知识融入到实践工作当中，掌握信息化技术的运用方法，注意档案管理工作当中的各类细节，避免出现问题。

3.2对管理机制进行完善

事业单位与政府部门的联系较为紧密，因此事业单位的档案管理问题也在一定程度上引起了政府部门的重视，政府部门在实际情况中颁布了部分规章制度，目的在于对事业单位的档案管理问题进行改进，但是很多事业单位并没有结合政府部门颁布的规章制度对管理机制进行完善，导致内部档案管理工作的开展不够全面。无论是在档案信息的准确性方面还是在档案内容的完整度方面都不能达到标准，针对这种情况，事业单位必须要结合实际情况完善管理机制，落实政府部门的规章制度，注意档案管理工作中的细节，如果档案状况出现问题，就应及时对其进行解决，而不是选择性无视。另外，在开展事业单位档案管理信息化建设时，相关人士还需要对信息设备进行充分的利用，对理论内容进行完善，使事业单位档案管理信息化建设工作的开展具备坚实的基础。

结论

综上所述，对于事业单位来说，对档案进行管理十分重要，对信息进行储存十分重要，因为这些信息涉及到事业单位发展的机密，在很大程度上影响着事业单位下一步的发展情况。然而，传统档案管理工作的效率较低，不仅仅需要投入一定的人力，同时还无法取得较为明显的管理效果，而加强档案管理信息化建设则可以对上述问题进行解决。

参考文献

[1]王贺名.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].办公室业务，2019（09）：52.

[2]盖峻梅，王苏军.江苏省卫生健康系统档案管理及档案信息化建设现况与分析[J].江苏卫生事业管理，2019，30（04）：485-489.

[3]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018（14）：209.

（作者單位：中山市自然资源档案馆）