财务共享模式下的科研单位费用报销流程优化探讨

王岚

摘 要：本文旨在通过将以云计算为核心的财务共享服务模式引入科研单位费用报销管理工作流程中，达到提高报销管理水平、增强决策支持作用及提升综合财务管理质量的目的。

关键词：科研单位;费用报销;财务共享模式

财务共享模式依托信息化管理手段及应用技术，以市场及客户需求为发展方向，以提供人性化专业化服务为工作目标，通过“财务共享”实现企事业单位结构组织优化、运营成本降低、团队管理效能提升。针对科研单位财务共享服务模式的应用，应将重点落在费用报销流程优化改造这一关键问题上，通过财务共享提升科研单位管理效能，在提升费用报销工作速度与质量的同时，优化单位财务流程控制、增强单位财务管理总体质量。

一、科研单位费用报销一般流程及现存问题

（一）报销流程

当前，大多数科研单位费用报销流程主要包括申报、审核、递交部门领导核签、财务人员审核录入及打印凭证，最后由出纳凭借会计凭证向申报人员进行现金转账或网银支付（基本流程如图1所示）。

（二）现行费用报销流程存在的主要问题

科研事业单位规模不断扩大以及组织结构不断复杂化，给现有财务管理水平、管控模式以及财务资源配置带来了巨大的挑战，费用报销一直以来都是困扰科研单位财务管理工作的主要一环，之所以费用报销管理质量始终无法有效提升，是因为其中存在许多在固有报销流程中无法解决和克服的现实问题。具体如下。

1.效率偏低

从科研单位费用报销基本流程中可以看到，整个报销流程基本上是以人工操作推进的，报销人员需要将填制好的单据递送至财务部门，如果缺少单据或填制错误，还需前往财务部门修改单据，占用了报销人员大量的时间。同时，由于报销系统、核算系统、支付系统没有有效整合统一，会计人员需要多次核对、录入数据，从而容易出现数据错漏或失误，影响费用报销工作的总体质量。

2.财务管控偏弱

在整个费用报销流程中，涉及许多需要部门领导人工核查或核签的环节，由于缺乏影像系统的支持，部门领导在审批过程中无法看到发票或者合同原件，不利于报销审核的严肃性与规范性。同时，由于对财务政策的理解不一致，会造成总部与所属公司财务政策执行费用标准不统一，弱化单位的管控能力，甚至有时会损害单位的利益。

3.岗位设置重复

固有的费用报销流程在每一级法人机构都需要设置会计部门，每一个会计部门都需要配备出纳、会计、稽核、税务、往来等财务人员，造成了整体机构臃肿，不仅浪费人工成本，也不利于财务部门从核算会计向管理会计转型。

二、财务共享模式下科研单位费用报销新变化

财务共享模式旨在打通单位部门间的财务数据传输通路，消除部门间的信息壁垒，在快速有效集中相关财务数据的同时加强数据分析及利用。其优越性主要表现在如下几个方面。

（一）规范标准流程，强化集团管控

通过制定统一标准、规范流程等，财务工作处理更规范有效，财经政策得以贯彻执行;通过及时获取财经数据、监督财经运行结果，强化财务管控力度;通过系统高度集成，实现管控前移，促进业财一体化发展。

（二）有效保证业务发展，促进业财融合

科研单位下属公司将非核心的财务工作，如财务核算业务，交由共享服务中心来运作，共享服务中心通过提供充足的后台支持，使各公司可以将工作重心完全放在自己的核心业务和满足顾客的需求上，有效保障公司业务的发展，财务深入价值链环节配合市场和业务部门，提供数据支持、强化成本管控，进一步促进业财融合。

（三）优化人员结构，促进财务转型

财务共享模式能够推进科研单位总部和下属公司财务组织的专业化分工，为提升各级财务人员的决策能力奠定坚实基础，进而可以更高效地为业务部门提供优质服务，促进科研事业单位的战略发展。

（四）提高工作效率，降低财务运营成本

通过业务集中、专业分工、流程合并等，不断提高工作效率，优化运营成本。建立统一的信息化平台和有效的系统集成，实现业财高度集成和一体化操作，达到财务共享规模化效应，进一步优化财务运营成本。

三、科研单位财务共享模式下的报销流程优化

（一）财务共享服务中心的报销体系架构

基于财务共享服务模式的科研单位费用报销管控系统并非是独立存在的系统，而是存在于与电子档案、报账控制、资管理金、财务核算、税务申报、合同管理等诸多管理系统联合的统一整体内，同时整个体系还与如ERP及银企直联等外部系统集成，从而确保费用报销流程的严谨规范，实现从报销共享到预算共享再到决策预测支持的全方位应用。财务共享服务中心的报销体系架构如图2所示。

（二）财务共享服务中心报销流程优化

（1）报销人整理报销票据，提出报销申请，在财务共享服务中心通过影像系统，扫描原始票据生成电子票据，自动生成报销编码。（2）報销申请之后交于审批人员进行受理，审核电子票据与原始票据是否一致，报销科目、报销内容、报销金额是否合理。（3）审核通过的报销申请单传递至财务共享服务中心财务人员，财务人员依照报销制度、报销科目、报销类别对其进行严格审核，审核通过交给复核人员，审核未通过则驳回报销申请。（4）复核人员对财务报销申请单据进行复核，自动生成记账凭证。（5）财务共享服务中心结算人员根据自动生成的记账凭证，予以确认之后通过银企直连系统，通知银行按照报销人的账户信息支付。（6）完成支付之后，对电子票据、原始票据分类存档，同时更新报销人员支付信息。

（三）财务共享服务中心报销模块优化

1.集成增值税发票管理模块

通过OCR识别、二维码识别技术，将取得的所有增值税发票信息（包括普通发票、专用发票）传输到科研单位的增值税发票管理数据库中，对所有增值税发票实行统一管理和查询。在执行费用报销业务时，费用控制管理系统可以将发票上的信息自动传送到增值税发票管理数据库中，查询此发票是否已报销，以解决重复报销的难题。

2.自动化线上报销审批

目前，科研单位费用报销流程繁复，中间环节众多且审批速度受限制因素较多，增加了相关人员的工作负担，影响工作效率提升。在单位原有信息管理网络基础上，建立自动化线上报销审批，能够加速各部门联动，实现报销申请及审批材料的及时传送，有效提升报销审批运行速度，同时报销人可以实时跟进，随时查询报销进度，提高了费用报销的透明度及可追踪性。下属企业纳入财务共享中心核算，可以加强对下属公司费用管理的监督，增强下属企业执行费用政策的一致性。

3.集成影像管理系统

集成影像管理系统能够提高交互效率，降低财务风险。依托二维码技术及OCR技术，集成影像管理系统可以批量处理原始报销单据，如快速扫描发票、票据、合同等各类单据，通过网络传输，提高交互传输效率。另一方面，在全自动处理环境下，集成影像管理系统能够保证信息安全，降低财务风险，如扫描票据二维码的同时，在线比对税务数据库，及时查验票据真伪，保证单据的真实性，加大财务管控力度。

4.差旅报销自动化集成

科研单位差旅报销在科研单位费用报销中占据了较大比例，差旅费用报销包括但不限于差旅费、出行费、办公用品采购费以及与业务相关的餐饮费等。差旅报销自动化集成不仅能对报销项目进行集中与分类，同时能与外部差旅平台联动，如携程、去哪儿网等，员工因公在线预定行程，其数据即可实时进入单位差旅报销自动化系统，免除人工核对的复杂操作，进而提升报销审核与支付效率，同时还可以充分利用差旅预定单量较大的优势与平台签订合作协议，以达到降低本单位人员因公出行差旅成本、延长结算周期等目的。

5.银企互联

银企互联不仅可以提高集中支付的效率与准确率，同时可以实时获取科研单位员工的个人消费情况及费用报销信息，在提升支付实效性的同时确保费用报销系统运行的科学与规范。

四、结语

科研单位费用报销流程的规范性与实效性问题一直困扰着科研单位的财务管理，如何加快报销流程、提高实效性以及防止违规行为是财务管理工作的重点与难点。财务共享模式融入费用报销流程优化能够很好地解決上述问题，并进一步提高报销流程的透明度与合规性，不仅能够有效提升科研单位费用报销的工作质量，同时也能够进一步提高科研单位工作人员业务开展的积极性。

参考文献

[1]洪淼.科学事业单位费用报销信息化建设[J].行政事业资产与财务，2019（9）：30-31.

[2]杜宇红.科学事业单位财务内控体系构建方略[J].市场观察，2019（8）：72.