制约档案科学管理的因素

郭峰

档案管理科学化必须厘清制约档案管理的因素，采取科学有效的措施加以改进。具体而言：

一、档案管理意识淡薄工作不重视

首先，有些单位领导对档案管理不重视，认识还是相当的模糊：认为档案管理工作只是收集过期的文件材料，工作的主要形式就是停留在对资料的整理层面，也仅仅是表面功夫，使得档案管理工作的作用只发挥出对资料的管理功能;甚至有的认为档案管理工作既出不了政绩，又没有为单位创造直接的经济效应，是得不偿失的徒劳;大多数没出多少人力、物力、财力去管理，没有把档案管理工作放到重要位置加以认识，在档案管理方面没有与单位的发展相互联合起来。基于这些片面认识，所以单位的档案管理人员通常是身兼数职或是分散在各个部门收集资料，使得档案管理工作处于一个非常微妙的局面。

档案管理基础工作量大，不但需要档案管理人员自身的责任心，也需要单位其他科室人员的配合，更需要单位领导的重视和支持，只有得到领导干部的认可，才能确保档案管理工作的顺利开展，才能体会到档案在信息化时代的实用价值。其次，档案管理员只尽到了保管员的责任，对档案管理意识淡薄，没有正确的管理意识，对档案的重要性认识不足。个别人员以为档案管理可有可无，常出现工作闲散，缺乏主动性，只是为了完成上级交给的任务，囿于几份归档文件的收集保管，工作毫无建树。无法体现档案的使用价值，档案管理质量一直不佳，使得档案管理存在的位置相当尴尬。所以要摆脱当前档案管理的困境，亟须加强档案管理人员的档案意识，从而提升档案管理工作在单位中的地位。

二、档案管理观念落后操作不规范

档案管理人员在档案的收集整理过程中存在诸多不完整、不规范的问题，使得很多归档材料不齐全、不合格。现阶段还有许多单位的档案管理以传统的手工管理模式为主，譬如档案的收集、整理、编目等工序几十年来仍上承下效，没跟上时代的节拍，致使档案管理质量较低，查找困难效率低下。管理手段比较落后，有的单位没有设立档案室，也没有专职档案管理员，档案的收发及借阅均无登记造册，造成档案文件丢失的现象，这不利于单位档案的全面建设。档案资料的收集、整理应实行集中统一管理，把文件材料的形成、收集、归档和整理等作为档案管理人员的职责，不断提升档案管理工作水准。建立一个档案管理组织的领导小组，加强对档案工作的領导和检查，为做好档案工作奠定坚实的基础。这样档案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有这样才能保证档案管理工作规范有序地开展。档案管理之所以存在着一系列不规范的问题，就是没有制定相关的档案管理流程和档案管理规章制度，有的虽然制定了，但制度不健全，且执行得不严，这些都是导致档案管理既效率低又质量差，档案管理问题屡见不鲜的重要原因。现阶段档案管理的规范和标准也在不断地推陈出新，致使档案管理工作局面比较混乱。合理的规章制度能够对档案管理工作形成有力的约束，才能保证档案管理工作的顺利进行。现阶段要进一步健全档案管理体制，明确分工职责能使档案管理工作呈现井然有序的局势。建立合理的奖惩机制能有效的提高档案管理的质量和使用价值，档案管理工作一直没有得到有效提高、管理出现一系列的差错、甚至是管理工作变得混乱不堪的现象都能得到很好的解决。因此，我们必须要立足于时代的发展，同时充分考虑单位内部的具体发展情况，建立起长期有效的档案管理体制和规章制度，档案管理工作才能朝着有序的方向蓬勃发展。

三、档案管理设备奇缺资金不到位

目前许多单位不同程度地实行档案管理信息化，但绝大部分只是初步使用了档案管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，并没有把其拥有的档案信息全部实现数字化，这些档案信息数字化的前提还需要大量的硬件的配套，比如计算机、扫描仪等等，因此需要改善技术设备、加强硬件建设。通过建立完整的档案信息，档案信息网络化的存储传输等，实现档案信息网上资源共享，提高档案资源利用率，体现了档案在社会中的需求作用。包括计算机硬件的配套以及相应数据库的建立等等，都需要努力的去实现，硬件设备的完善也必然作为档案信息网络化管理的基础和载体。因此加强对档案管理部门的基础设施建设，引进先进设备，加大对于档案管理的经费投入，将档案工作的经费开支纳入预算中，改善档案管理工作环境，才能提升档案管理的工作效率和与时俱进的科技水平。资金保障不到位源于许多单位办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入微乎其微，硬件配套难以完善使档案信息数字化、网络化成为空谈，在很大程度上障碍了现阶段档案管理现代化的发展。

四、档案管理素养偏低学习不积极

许多单位的档案管理人员一般由办公室勤杂人员兼任，他们不但没有专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，使档案管理工作处于被动状态，档案管理的处境如同鸡肋。而且档案管理人员变数频繁，使得档案的收集、整理、归档等方面出现纰漏、不规范等现象，这对于各项工作的开展是极为不利的。现阶段应建立高素质的档案管理人员团队，既具备档案专业素养，又有计算机操作及网络技术能力。档案人员应该更新观念，不断学习档案专业知识并掌握必要的网络知识和技能，对纷繁复杂的档案信息进行分类、标引的有效管理，使档案信息能充分发挥最大的社会利用价值。为了提高档案管理工作人员的业务水平，要定期对员工进行培训，提升管理人员的业务水平和实操能力，而且应定期开展档案管理交流会，让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验，取长补短提高工作效率。要建立长效的约束、激励机制使档案管理人员产生紧迫感，才能积极地学习，努力更新知识，提高业务水平和能力。提高档案人员技术管理的素质，这就要求档案管理人员既要有良好的职业素养又要有高度的工作责任感和求真务实的工作态度，还要有扎实的专业理论知识、计算机技术能力，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法的基本技能。档案管理工作既复杂繁冗又简单枯燥，难以激发人的积极性，这更要求档案管理人员对本职工作重要性有充分的理性认识，明确工作目标，兢兢业业地做好工作。