航天企业军工固定资产投资项目档案管理问题及对策分析

魏筱颜 范海波

航天企业军工固定资产投资项目档案是航天企业固定资产投资项目在立项、设计、施工、竣工过程中，以及配套工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和经费使用等建设过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。随着国家对航天科技事业投入的日益增加，固定资产投资项目的规模和金额有突飞猛进的增长，反应项目建设过程全貌的项目档案成为项目验收的关键依据。国家档案局《重大建设项目档案验收办法》中指出，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。近年来，军工固定资产投资项目档案验收愈发规范，档案管理要求随之提高。针对航天企业军工固定资产投资项目档案管理中遇到的实际问题，提出相关对策。

1.军工固定资产投资项目档案管理中的问题

1.1 预立卷监督与指导职能弱化

长期以来，由于档案部门预立卷监督与指导职能弱化，文件形成部门移交哪些，档案部门就接收哪些，档案工作较为被动。有的文件因涉密销毁手续繁杂重复归档数份，有的重要文件则未及时归档。文件移交存在不按归档要求，而按形成部门工作需要的不规范现象。项目前期文件过程稿版本较多，移交时如无明确规定，移交文件版本的有效性和准确性难以识别。一旦文件在预立卷、移交阶段产生的问题积累到档案验收阶段解决，档案部门不得不面对时间紧张、工作量繁重的困境。

1.2 档案管理流程不清晰

军工固定资产投资项目周期长，文件杂。以物流中心为例，项目推进过程中项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文件由能力建设管理部门产生，劳动安全、职业卫生、环境监测等“三同时”文件由安全生产管理部门产生，设备采购招投标或询比价文件由采购部门产生，设备随机资料由设备使用部门收集。设备到货后，开箱验收马上开展，随机资料的收集整理却难以同时进行。设备文件移交缺少规范的时间要求，随使用部门习惯而定，给档案整理预留时间较少。设备验收付款后再向供应商索取随机文件并不容易，增加了档案部门的协调难度。实际移交时，采购文件和随机资料通常由一个部门混合移交，完整性难保证。

1.3 档案整理信息化水平低

文件产生部门多采用线下移交纸质目录清单的方式移交文件，且著录项填写规范性不足，给档案整理带来额外增加的工作量。由于档案管理系统推广应用不理想，档案管理员在整理项目档案的过程中，耗费大量时间重新录入文件题名、编写页码、核对内容，使用较为原始的方式裁切、粘贴档号和卷脊，无暇甄别文件有效性和完整性，在后期档案验收时加重整改困难。档案系统推广利用效果差，也使项目档案无法通过系统检索和借阅，大量项目档案借阅只能由档案管理员手工抄录，耗时长、效率低。这种提供利用方式无法主动挖掘借阅者潜在的利用需求，更无法对馆藏资源进行价值挖掘与知识提炼。

2.军工固定资产投资项目档案管理对策

2.1 业务指导精准化，从制度层面加强控制

档案部门已经制定了相关规章制度，但规定中分工不细化，造成执行有折扣。对此，重新梳理规章制度，以国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》为指导，以航天行业标准为基础，结合物流中心实际，细化各项制度规范，增强制度可操作性，精准对接各部门归档需求，主要从三个方面展开制度指导管控：一是明确归档范围。按照项目建设过程文件材料应归尽归的思路，明确各部门应移交的档案范围。以设备仪器档案为例，明确按照设备采购及使用流程，从计划购置、开箱验收、安装调试、使用维修四个阶段开展文件收集与整理工作。针对需收集特殊文件的外购设备、非标设备、特种设备，分别制定归档范围。二是明確归档要求。即阐明如何编写页码、档案目录著录项填写注意事项、移交手续办理规则、案卷质量判别和保管期限参考等。减少重复修改次数，提高归档工作准确性。三是明确归档时间。如公文类等条目清晰、各著录项完善的材料可按年度归档，设备仪器或其它技术项目的文件在验收、鉴定或运行后三个月内及时归档，基建工程等文件量大的可分阶段归档。文件按照年度归档或阶段归档，便于预立卷部门及时收集整理，也利于档案部门统筹规划项目文件管理进度。

2.2 管理流程标准化，采取精细化策略

首先，理清投资管理、设备仪器管理、基建管理、安全保卫管理、审计管理、财务管理等预立卷部门和档案管理部门的职责，确立谁形成、谁归档，业务什么时间开展、档案就在什么时间控制的管理模式，确保文件收集、归档与项目建设同步进行。其次，制定预立卷整理流程，规范档案收集、整理、移交模式，提高项目档案管理效率。再次，发挥绩效考核的奖惩激励作用。重视项目文件的源头管控，将项目文件管理纳入项目合同管理。考核计划任务完成时，同时考核项目文件归档情况。最后，为加强项目全过程文件的节点控制和流程控制，要求档案管理人员参加设备开箱验收、交（竣）工验收等工作，对文件形成、整理与归档各阶段进行监督、检查和指导。设备文件归档要求采购部门和使用部门分别移交相应文件，尝试在设备随机文件收集齐全后再向供应商付款，确保随机资料完整有效。

2.3 档案整理信息化，提高档案线上利用率

文件移交之前，要求使用档案管理系统开展预立卷，减少档案部门的重复劳动，将项目档案工作重点放在提升文件的有效性和完整性，提高军工固定资产投资项目档案管理工作效率。推广档案系统后，逐步实现全部馆藏文件的目录级检索。随着电子文件产生量增加，一方面探索单轨制归档，另一方面通过纸质文件数字化，实现档案全文在线利用，拓宽档案资源共享利用渠道。

结语

军工固定资产投资项目档案工作作为企业支撑性基础保障工作，重视程度有待提高。航天企业军工固定资产投资项目档案管理重点是从文件产生源头开始加强管控，明确各部门归档范围，强化预立卷监督与指导职能，实现预立卷工作信息化管理，减少重复性工作。为优化项目档案队伍建设，应重视兼职档案员培训，发挥人力资源优势，从预立卷阶段规范档案的收集整理，推动项目档案管理工作更加顺畅、高效，为后续档案保管与档案信息资源整合利用奠定坚实基础。

参考文献

[1]  李军.加强工程项目档案的前端控制[J].中国档案，2008（9）：45-46.

[2]  熊瑶 原月.固定资产投资项目档案的前端控制[J].北京档案，2018（5）：37-38.