新时期预防医学档案管理的几点思考

崔蕾

摘要：目的：讨论医学档案管理新思路，让其更好的服务于疾病预防控制領域。方法：分析了防医学档案管理的现状并提出相应的解决策略。结果：当下预防医学档案管理还存在一定的问题，需要采取有效措施对其进行进一步完善。结论：医院需要完善档案管理体系，加快信息化档案管理建设步伐，及时反馈档案信息，全面提升预防医学档案管理效率。

关键词：新时期;预防医学;档案管理

引言

预防医学档案是疾病预防和控制过程活动形成的文字、图像以及录像等具备保存价值的原始凭证及真实信息记录，是医学领域中的重要信息资源。自甲型H1N1流感、SARS以及当下流行的新冠病毒等重大疫情传播以来，加强预防医学档案管理、注重信息档案管理建设、实现信息资源共享，已成为预防医学档案管理的主要课题。

一、新时期预防医学档案管理现状

1.预防医学档案种类繁多且归档复杂。预防医学涉及到多个领域，并逐渐形成了多层次的综合性学科，因而在预防医学档案当中，既包含了流行病学调查报告、监测数据以及预防措施，还包含了疫情统计资料、实验室原始数据以及免疫规范方案等，涵盖范围较广，档案名目众多，难以实现其收集、整理以及归档处理。

2.档案管理不够规范。部分预防医学档案管理人员没有严格遵守“档案管理材料收集归档规定”办事，且一些管理部门缺乏具体的实施细则，就算有相关规则，也不过流于形式，预防医学档案管理人员只是充当档案的保管员。此外，档案管理意识不足也是一大问题，对于相关疫情预防档案材料没有及时收集和归档，导致其中部分档案出现丢失或者损坏，较为显著情况为专题调查、工作总结以及免疫效果检测资料的丢失。而在档案的记录当中，存在填写格式不规范，填写内容过于随意以及审核标准不准确等，直接导致预防医学档案的管理工作不够严格和细致，存在一定的客观随意性，不利于为疫情防控提供第一手资料。

3.预防医学档案管理较为分散。首先是由于近几年来医院内部机构改革导致出现的人员档案管理较为分散，一些监测数据、疫情防治宣传教育资料只是停留在不丢失的状况。其次是管理档案的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，哒不到相关规定标准，管理手段和管理技术较为落后，不利于档案现代化管理的实现。且部分医院还存在选择档案管理设备时较为随意，多数采用因地制宜的存储原则，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在预防医学档案查询或者管理当中十分繁琐，极大的增加了工作量。

二、新时期预防医学档案管理的几点思考

1.整理预防医学档案内容，提升档案利用率。疾控部门首先需要做的就是充实档案库，在信息化的新形势下，需要采用相应的档案管理措施来提升预防医学档案的利用价值。疾控部门需要根据预防医学档案管理特点进行改革，具有针对性和创造性的展开管理工作，有选择性的进行档案材料当中内容和项目的开发，不断扩大档案的收集内容，这些内容不仅包免疫规划方案、疫情报告，还包括质量控制及效果评价资料，能够真实且全面的反映出疫情预防情况，将其作为其日后疫情防控的依据。

2.档案的内容要保证真实和准确。预防医学档案人员一定要遵守相关规定，实事求是的对档案进行严格把关，不断提升档案的真实性以及价值。一位合格的档案管理人员要具备一定的敏感度以及较高的责任意识，要对每一手资料进行严格鉴别，防止其中混入弄虚作假的文件进入，保证预防医学档案的准确性和真实性。

3.规范管理制度。规范管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善，这是保证档案完整的前提条件，加大硬件方面的投入力度。根据“预防医学档案工作条例”中的规定，要建立出一个坚固的、防水防火的专用档案库，并且档案库中要按照每20平米一千卷的规格进行资料的摆放，其中还要配置灭火器等工具。这是管理条例的明文规定，需要将预防医学档案进行统一集中管理，做到档案的放置、档案的查阅进行分开管理，将管理库中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，档案房内还有必要配置计算机或者打印机等办公设备，并在此基础上解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门多人员监管却无人看管的情况出现，管理的错位或者交叉也会极大的影响到预防医学档案管理质量和效率。其次是注重管理制度的建设，医院档案管理部门需要建立一个预防医学档案归档整理及检查核对制度，并将这些制度落实到实处，做到“四不查”、“四不借”和“三不转”。何为四不查，即没有依据相关报表不查，不在本院的范围内不查，没有相关的审批手续或者手续不全不查。

4.加强人员的管理意识。预防医学档案管理的专职人员一定要具备一定的管理经验或者专业知识。首先，医院需要大力进行对预防医学档案管理工作的宣传，提升管理人员对档案的管理的认识，让其意识到档案管理的重要性。其次就是设备的现代化，当今是信息时代，各种信息手段和管理方式层出不穷，这就需要医院管理部门引进先进的管理手段，让在职员工具备一定的计算机操作能力，让其能够胜任现代化管理工作的需要，此外，还可以通过培训的方式不断提升管理人员的管理素质和专业水平，保证其岗位的稳定性。

5.预防医学管理的现代化和信息化。随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行预防医学档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必然经历的道路。首先，医院管理部门可以利用扫描仪或者计算机能现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次是对预防医学管理档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅极大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对于提升预防医学档案信息管理的实效性有重大意义。

三、总结

综上，新时期给预防医学档案管理带来了一定的机遇，同时也带来了较大的挑战，需要医院疾控部门抓住这些机遇，从制度改革出发，对管理人员进行观念上的更新，根据当下档案管理工作的发展趋势，积极采取相关措施，实现预防医学档案管理的现代化，全面提升档案管理效率。

参考文献：

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[2]马荣.如何促进预防医学档案管理的科学化[J].中国市场，2014（05）：56-57.

[3]尹新星.新时期预防医学档案管理的几点思考[J].海峡预防医学杂志，2010，16（06）：80-81.