基层单位档案管理的问题分析及解决途径

张水兰

摘要：本文从分析当前基层单位档案管理存在的突出问题入手，探讨提升档案管理规范化水平的方法措施。

关键词：基层单位;档案管理;规范化管理

在基层单位各项工作中，档案管理工作是重要一环。当前，基层档案管理工作存在许多问题，必须准确把握，并采取有效措施加以解决。

一、基层单位档案管理存在的突出问题

（一）单位负责人重视程度不够

主要领导同志不重视档案管理工作，是基层单位档案管理存在的突出问题。对一些基层单位而言，档案管理工作往往是“说起来重要”、“抓起来次要”、“忙起来不要”，没有把档案管理摆在应有的位置。有的单位虽然对档案管理工作进行了安排部署，但是在督导落实环节并没有把这项工作作为重点来抓，致使档案管理工作长期处于“失管”的状态，直到需要调取档案或上级检查的时候，才搞“突击”。档案管理的可靠性和规范性难以得到保障。

（二）档案管理隊伍配备不强

一是专业素养不够。对一些基层单位来说，工作中往往线多面广，工作人员配备相对不足，这种情况下，上级安排的工作被当成了“硬任务”，档案管理成为了“软任务”，为了保障中心工作完成，单位把能力素质高的人员都抽调到了工作一线，安排一些年龄较大、学历偏低的人员负责档案工作，制约了档案管理水平。二是专职不专用。面对繁重的基层工作任务，有时候单位不得不抽调一部分档案管理人员投入到基层一线工作中，出现了专职不专用的情况，导致这些人员无法集中精力做好档案管理工作。三是人员流动性大。档案管理工作具有连续性强、管理周期长的特点，需要档案管理队伍具有一定的稳定性。而在实际工作中，档案管理人员调动、离职等情况频繁发生，在人员接续上存在“断点”，致使一些档案因为管理人员的频繁更换出现缺失。

（三）管理机制不健全

一是档案更新不及时。笔者调查发现，对绝大多数基层单位来说，档案每年更新的次数大约保持在每年2次左右，有些单位甚至不主动整理档案，存在“急用现找”的现象。档案信息更新不及时，使得相当多的关键档案失去参考的意义。二是管理手段滞后。基层单位普遍沿用传统的档案管理方式，主要依靠人工进行分类、识别、筛选、整理、归档，不但带来了巨大的工作量，也容易产生各种误差和错漏，传统的档案保存方式，也不利于信息的调取和使用。因档案保管不善而造成的损失频繁发生。三是缺乏有效的奖惩机制。档案管理工作有别于基层的其他重点工作，难以直观的体现工作水平和工作成绩，因而对一些档案管理人员来说，这项工作就成了“干好干坏一个样”，因此本应当时工作最严谨的部门，却变成了最清闲的部门。归根结底，是基层单位不重视对档案工作的奖惩，缺乏有效的约束和激励，从而难以调动起工作人员的积极性。

二、解决基层单位档案管理问题的方法对策

（一）提高思想重视

思想是行动的先导，只有思想上引起了足够的重视，工作才能做好。上级档案管理部门应加强对基层单位档案管理工作的监督和指导，督促基层单位特别是单位主要负责同志提高对档案管理的重视程度，把档案管理工作摆上应有的位置。广大基层单位负责同志要把档案管理工作作为一项大事和“硬任务”来抓，亲自过问档案管理工作中遇到的困难和问题，切实为档案管理工作解决人员、资金、场所等现实问题，为做好档案管理工作提供应有的保障。档案管理工作人员要准确认识自身岗位职责，增强工作责任心，主动遵守各项档案管理工作的规章制度，踏踏实实的把档案管理工作做好。

（二）配强专业化档案管理队伍

一方面，基层单位要注重将具备专业素养、工作作风严谨细致、责任心强的人员调整到档案管理岗位上，并保证档案管理人员数量充足，能够适应档案管理需要;另一方面，要严格保障档案管理人员专职专用，不得随意借调和调整，保持档案管理人员队伍的稳定性。确因工作需要对人员做出调整时，要落实好“帮带”措施，可以采取新进人员“跟班学习”的方式，在掌握一定的档案管理知识后，有序接替原岗位人员，保持接续性，避免出现档案管理中的“断点”。同时，上级档案管理单位要加强对基层单位档案管理人员的业务培训，不断提升从业人员职业素质，对做好档案管理工作提供队伍保障。

（三）建立健全档案管理机制

一是建立档案管理制度体系。上级档案主管部门要结合基层单位特点和档案管理工作实际，有针对性的制定档案管理制度体系，明确档案管理的内容、方式、整理频次以及各类要求，使基层单位在开展档案管理工作时有章法可依。二是要更新档案管理手段，在做好传统纸质档案管理的基础上，应引入现代信息化技术，提高档案管理的精细化和便捷化水平。上级档案管理部门应当加强对基层单位档案管理工作的调查研究，着眼于减轻基层单位档案管理人员工作压力和提升档案管理精细化、规范化水平，探索“互联网+档案管理”，将一部分档案信息管理工作转移到“线上”，提高信息的传输效率，减少人力损耗。三是建立健全奖惩机制。基层单位要建立一整套行之有效的考核、激励和约束体系，根据档案管理工作实际制定考核办法，树立鲜明的工作导向，使档案管理人员工作起来有劲头，激发做好档案管理工作的积极性和主动性。

三、结束语

总之，档案管理工作是基层单位工作中不可或缺的一部分，应当高度重视档案管理工作中存在的问题，从人员、手段和奖惩入手，在提升档案管理工作中投入足够多的精力，确保档案管理的规范化水平。

参考文献：

[1]何莎.企业声像档案管理存在的问题及对策[J].档案，2009（4）：45-46.

[2]李柏杨.新形势下加强企业声像档案管理工作的思考[J].东方企业文化，2013（2）：93-93.