浅析中学档案管理工作的误区及改善途径

刘琨

摘    要：中学档案管理工作，是中学在日常运行体系中的重要组成部分，对学校的发展及教学、教研工作均具有重大意义。文章结合教学工作经验，谈谈中学档案管理工作的误区及改善途径。

关键词：中学;档案管理;工作误区;改善途径

中学档案管理工作，将学校在教学、教研、科研及日常活动中，所形成的具有重要价值的资料记录、整理及保存下来。中学档案管理工作，其面对的档案资料内容众多，形式也不尽相同，如纸质资料、电子资料、影音资料等等，是学校发展历程的重要信息资源。

一、中学档案管理工作中的误区

（一）重制度、轻理念

制度对保障工作体系的有序运行至关重要，其重要性不言自明。然而，在当前中学档案管理工作中，对管理制度的建设及投入，已然完全超越了正常范畴。事物具有正反两面性。档案管理工作中，固然不可缺少相应的制度规范，但制度内容过多、过细，过于吹毛求疵，必然会使得档案管理人员，在具体的工作中束手束脚。档案管理工作不是工厂流水线生产，它具有生气，具有弹性，每一个方面和环节均能反映出档案管理工作人员的主观意愿和情感态度。档案管理工作人员，在岗位中约束过多，甚至于动辄得咎，不仅不能高效开展档案管理工作，反而遏制了工作人员的创造力，最终导致档案管理工作墨守成规而效率低下。

（二）重硬件、轻软件

工欲善其事，必先利其器。在信息技术高度发展的今天，档案管理工作必然需要完善硬件设备，以硬件的先进性、高效性，从根本上提升档案管理工作效率。在当前中学档案管理工作中，学校领导，教师群体，甚至于广大学生均认识到了档案管理工作的重要性。但是，在推进档案管理工作发展的具体方法中，单一以扩大、购进硬件设备为主。环境良好的档案室中，计算机、档案柜等一些列硬件设备一应俱全。然而，档案管理人员的工作能力并未随之而发生变化，有的档案管理人员不能有效使用先进设备，管理工作的产出效益不升反降。先进的硬件设施，必须与人才队伍这一重要的软件部分相互结合。让人才队伍为硬件设施提供核心动力，两者相得益彰，才能切实促进档案管理工作的深入开展。

二、改善中学档案管理工作的途径

（一）树立正确的档案观

首先，作为档案管理人员，需要明确档案管理的目的，是为了学校的长远发展及建设而服务。档案管理工作服务于学校的战略决策;服务于学校教师队伍的培养;服务于教职工的职称评选;服务于学校的后勤体系等等。总而言之，档案管理工作的一切，是为了更好地服务于学校，而不是为了管理而管理。过于注重档案管理的规章制度，反而适得其反，本末倒置，降低或削弱了档案管理工作对学校运行的服务功能效应。其次，作为档案管理人员，应与时俱进，跳出传统思维模式，主动出击，提升档案管理工作中信息的“输入”效率。档案管理工作离不开对信息资料的搜集、整理，而随着学校规模的扩大，档案管理人员需要面对大量良莠不齐的信息。為此，如一味强调制度建设，必然在客观上加大了对档案管理人员的约束，使得管理人员难以灵活的对各类信息资料进行甄别、筛选，而至于对档案资料的加工及再利用，也就无从谈起。最后，作为档案管理人员，需明白“档案”并非独立存在。随着社会经济的发展及人们思想观念的转变，重藏轻用的思想已经不能满足人们对档案管理工作的需求。在中学档案管理工作中，档案资料应充分的利用起来，从而才能为学校发展，教学工作等添砖加瓦，贡献力量。为此，档案管理工作不应设置繁琐而愿意不大的制度内容，应放开怀抱，积极与其他职能部门沟通、交流。资源共享，互通有无，最大限度发挥出档案资料的价值功效。

（二）加强人才队伍建设

重硬件，轻软件是中学档案管理工作中，较为常见的一大工作误区。有人片面的认为，档案管理工作，无非就是“记录+保存”，专业性不强，也不涉及到其他方面的工作技能。只要在工作中，端正态度，提高警惕，即能保证管理工作的顺利进行。事实上，中学档案管理工作，的确不能离开记录和保存的工作内容，也需要档案管理工作人员敬岗爱业，忠于职守，严格执行学习及部门出具的工作流程，以确保档案管理工作的科学性、规范性。然而，学校及社会的发展，赋予了中学档案管理工作更大的使命和更多的服务功能。也正是如此，中学档案管理工作对专业人才的依赖性越来越强，而普通的工作根本不能胜任档案管理工作。为此，档案管理工作对人才的需求十分必要且迫切。人才队伍就是档案管理工作中，广义上的“软件”。拥有了人才队伍这一关键的“软件”部分，才能由内及外，以软件而带动、引导硬件工作，从而切实提高工作效率。对人才队伍的培养，应秉承循序渐进的原则，并在培训工作中制定出长期的培训计划。新时代下，档案管理工作对人才队伍的要求很高，不仅需要传统档案管理人员所具备的理论知识;还需要能够熟悉掌握各种信息技术，如在电子文件中对信息的检索、存储、整理、分类、管理等等。信息技术的快速发展，加快了档案管理工作，所需的各类软硬件系统升级换代。做好档案管理工作，就需要工作人员不断的学习，不断充实自我，超越自我。

（三）提高服务意识。搞好学校档案管理工作，目的是更好地为教育教学服务。学校的档案管理工作服务的内容应包括：一是为学校领导决策提供资料的服务;二是为教职员工的工资调整和评定职称等方面，提供大量可靠的档案资料;三是为历届校友提供查阅在校情况并出具有关证明材料的服务;四是为毕业生提供个人档案，做好后勤服务工作。

（四）完善档案管理工作的制度建设。建立完善的档案管理工作制度是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要完善档案工作的各项制度。把档案工作纳入科室工作目标管理责任制的检查考核中。除年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据。这样促使各科室人员和每位教师都重视档案工作，认真研究落实本部门和每个人的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。做到各部门、各科室，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

三、结语

在中学档案管理工作中，重制度、轻理念是当前档案管理中存在的一大误区。在具体工作中，要规避这一工作误区，就需要树立正确的档案观。中学档案管理工作，需要在不断的创新中，打破原有工作模式的限制;需要在创新中发展，推陈出新，兼容并蓄，不断提升工作效率，为学校及各个职能部门提供更优质的服务。

参考文献：

[1]黄莉莉.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].才智.2018（19）

[2]黄红.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究.2017（12）

[3] 黄雅君;关于新时期档案工作基本属性的再认识[J];平顶山工学院学报;2005年01期