档案信息化建设相关问题的探讨

吴劼

摘要： 本文对我国单位档案信息化建设过程中存在的问题做了介绍，并深入探究了如何加强各大单位档案信息化建设的措施。

关键词： 档案信息化建设;问题;措施

【中图分类号】 G270.7【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）16-0296-01

1档案信息化的内涵

档案信息化是指在现代信息技术快速发展的大背景下，将手写的档案改为数字化档案，方便存储和查找的一种档案处理手段。从本质上来说，档案信息化是对传统档案体系工作的创新，也是档案事业未来发展的必然发展趋势。2002年，我国已经明确提出对档案需要进行信息化建设，且档案的信息化建设需要涵盖基础设施建设、信息资源建设。档案管理应用系统建设以及档案信息化人才队伍建设等方面。

2当前我国档案信息化建设过程中存在的问题

2.1档案信息化建设的意识需要加强

长期以来，我国的档案建设都是以纸质作为媒介或以实体的形式进行储存的，因此档案管理工作人员长期以来对档案信息化的认识较为不足，在日常工作过程中仍然习惯于传统的档案工作体系，将传统的档案管理体系转变为信息化档案管理理念较为困难。同时，很多企业以及事业单位领导对于档案管理的重要性同样认识不足，在进行档案管理的过程中没有将档案的信息化管理放在首要位置。以上问题的存在都导致档案信息化建设的开展受到了一定的干扰或者障碍，導致档案的信息化进程受阻。

2.2档案管理人员的综合素质有待提高

档案室属于单位的行政服务部门，但是实际上过去此部门的工作量及工作难度较低，这就导致在此部门工作的相关人员文化水平普遍不高，对于信息化、互联网知识的了解不足，在日常工作过程中更加侧重于手工操作。但是档案信息化建设的最终目的是切实提升档案的服务价值，方便档案的查找及管理，同时实现服务对象范围的拓展，切实提升档案的利用效率和存储价值。很显然，信息化档案管理对于档案管理工作人员的工作能力提出了新的要求，传统的档案管理人员需要尽快提升自身的专业化水平，加强现代化信息管理知识的培训和掌握，确保自身的综合素质和专业水平能够满足档案信息化建设和工作的实际要求。

2.3档案信息化建设的基础设施较为薄弱

档案信息化要求档案管理部门引入现代信息技术，而现代信息技术的开展则要求信息化的硬件和软件设施，包括内存较大的计算机、运行速度较快的局域网、功能较为强大的服务器以及专门为档案管理开设的数据库等，都是进行档案信息化建设的必要条件。现阶段，很多档案管理部门受限于资金的限制，同时增加收入的渠道较少，这在一定程度上导致档案管理部门在基础设施上的投入不够，档案管理部门的档案信息化建设陷入了心有余而力不足的窘境。

2.4档案信息化建设的标准较为落后

在进行档案信息化管理时，档案信息的规范化和标准化是保障档案管理质量的重要手段。现阶段，我国对于档案管理的工作制定了许多标准，但是绝大多数是针对传统纸质档案的，对于数字化、信息化的档案管理制定标准较少。档案信息资源的存储需要使用同样的信息技术以及信息语言，否则就会出现档案管理混乱，无法通用的情况。因此，在进行档案信息化建设时需要从数字化档案信息的录入、数字化档案的保护等方面入手，制定公平、合理的标准来规范工作实践。

3提升档案信息化建设效果的措施

3.1转变档案管理观念，树立现代化的档案管理意识

对于单位领导以及企业及事业单位档案管理部门的工作人员来说，需要迅速转变观念，从档案室也的发展战略高度正确认识档案信息化建设的重要性。互联网技术、多媒体技术以及数字化技术都是当前时代发展的显著特征，因此档案管理也需要与时俱进，积极学习先进的档案管理技术，充分发挥现代化信息技术的优势，树立现代化档案管理意识，实现档案资源的手机、开发利用等方面的突破，从而更好的满足用户的需要，切实提升档案管理的社会效益。

3.2推动档案管理人员综合素质的提升

档案信息化建设归根结底和档案管理人员的综合素质息息相关，因此档案信息化建设要求档案管理人员不仅需要掌握专业的档案管理知识，熟练的进行传统纸质档案的管理和存储，还能够充分运用现代化的信息技术手段来获取档案信息资源，并为相关工作人员提供数字化的档案信息服务。而想要实现档案管理部门工作人员综合素质的提升，相关单位首先需要组织档案管理部门工作人员进行技能培训，让其尽快适应新的工作挑战。其次，相关单位需要积极引入对计算机操作熟练、动的软件开发和利用的高素质现代化人才，打造档案信息化建设的精英团队，促进档案管理部门整体工作能力的提升，从而为档案信息化建设提供人力资源的保障。

3.3增加投入，创建现代化的档案信息中心

档案信息化建设的目的是为了给经济、社会以及企业提供更好的服务。因此，相关单位需要增加资金投入，创建现代化的档案信息管理中心，使得档案管理部门拥有足够的资金来开展档案信息化建设，帮助档案管理部门成为单位的形象和核心竞争力的生力军之一。对于条件较为富裕的单位，可以将档案室、图书馆以及计算机中心等部门进行有效整合，实现技术上相互支持、信息资源共享的合理格局，切实促进档案信息化建设。现代化的档案信息中心需要网络、数据库以及服务器的支持。另外，各级部门需要紧密配合档案管理部门，切实注重网络信息资源的开发，同时借助现代化的信息网络来实现档案信息在短时间的传输。

3.4制定符合实际情况的档案信息化建设标准和制度

在数字化技术快速发展的今天，档案的载体不再仅仅局限于纸质媒介和实体等形式上，而是呈现出较为明显的多元化趋势。因此，对于各大单位来说，需要结合实际情况，在遵守国家法律和柜定的基础上，结合自身的实际情况来制定符合实际情况的档案信息化建设标准和制度。电子档案的鉴定、电子文件的格式和存储利用都有相应的标准和规范，因此，档案信息的建设需要制定相应的标准，根据档案的密级配置相应的数码锁和服务器，完善档案管理制度，切实加强档案管理的科学性来约束制度，促进档案管理建设工作的标准化和规范化。

4结语

随着科学技术的快速发展，档案信息化建设是档案事业发展未来的必然趋势，因此，事业单位以及企业部门需要迎头赶上，适应这一变化。对现有的工作思路进行创新，积极探索档案信息化建设的路径和手段，不断总结经验，切实推动档案信息化建设的进一步发展。

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