实物档案管理工作策略研究

张翼颖

摘 要：实物档案的载体是物质，是众多种类的档案中的重要种类之一，实物档案能够从历史的角度较为直观的表现出一个单位亦或者是一个企业自身的面貌，实物档案属于档案的主要构成部分。实物档案与较为常见的纸质档案或者是影像档案之间的区别在于，实物档案的形体比较直观且保存的实际价值较高。现如今大部分的企业或单位在对文书类档案进行整理的过程达到了规范性的要求，同时也引起了对档案管理较高的重视，然而对实物档案进行管理的过程中却出现了很多问题。于是就需要档案管理人员对出现的问题进行归纳总结，如是才可以为开展进一步的档案管理工作奠定坚实的基础。本文针对于现如今实物档案管理工作中发现的各种问题做出了必要的分析，并提出了对应的解决策略，目的是为从事档案管理的有关工作人员提供具有参考价值的资料。

关键词：实物档案;管理工作;策略

实物档案的管理工作作为档案管理工作中极为重要的一部分，实物档案管理自身蕴含的财富是无可比拟的。实物档案与其他种类的档案具有一定的相似性，它们都能够较为直观表现出每一个单位或者企业完整的发展历程，能够发挥宣传与纪念等等诸多方面的重要作用，实物档案的这些重要功能是其他类型的档案所不具备的。对于负责档案管理的工作人员来讲，实物档案的中所包含的内容极为丰富，关系到的方面也比较多，其自身也具有一些比较特殊的性质。因此务必要对实物档案的管理引起足够的重视，本文将围绕这些方面的进行研究。

一、实物档案管理工作中出现的各种问题

1.1保护意识不足

不管是实物档案的形成过程亦或是优化与整理的过程，都是通过各个相关部门与相关工作人员相互协调而最终完成的，然而当前大部分人对于实物档案的管理工作依然不具备较为全面与正确的认知，并未依照相关的具体规定与标准来完成档案的管理工作，而且类似于这种情况的出现也是较为普遍的，最终致使在实物档案的管理过程中出现了档案材料的遗失与不具有完整性等等诸多现实性的问题。

1.2归档范围不够清晰

现如今针对于实物档案的管理，我国依然尚未建立起一个一致的标准与能够起到规范作用的相关文件，单纯地只是依赖于单位或企业的档案管理部门所制定的要求，来对部分例如字画、印章等等多种材料进行归档。于是，诸多较特殊的材料是不能够归档且并不具备较为全面的标准与要求的。例如：经营许可证等证书的证明均未实现归档，处于分散于多个部门的状态，也存在一部分仍然保留在个人的手中。经营许可证本应依照相关规定放置在具体的营业场所之中，但是法人证明却需交由人事科保留。

1.3归档时间并不具有一致性

实物档案习的最终形成通常要经历多个具体的过程，实物档案的形成从时间和空间角度来讲是具有发散性的。在时间方面，偶然性比较凸显，例如领导人在比赛等活动中获取的荣誉证明等材料，因此实物档案的形成并无规律可寻，偶然发生的性质较强。从空间角度来讲，其分散性也较为明显，因此进一步提高了实物档案管理的难度，进而通过运用其他档案管理的方法来对实物档案管进行管理，并不会获得较好的管理效果。

1.4载体的种类较为丰富

实物档案的载体种类多种多样，较为普遍的是玻璃或者是金属和木质材料等。档案上所承载对的信息种类也有油墨、和电镀等，诸如此类的实物档案的体积并不具备一致性，因为外界环境的不确定因素也会对之造成各种影响，例如光照与温度等，因此依照统一的方式是不能够实现很好的管理的，若进行差异性的管理，会明显提高付出的成本。

1.5信息与载体相融合，不易利用

伴随着社会信息化进程的不断向前推进，很多档案早已实现了数字化的管理，这样一来不但能够更好的保存档案原件，同时也突破了档案利用在时间与空间上的局限性，大部分的档案利用者可以借助于网络直接调取数字化的档案信息，其原因在于档案中最为重要的内容是其中所办含的具有实际价值的各种信息。但是针对于实物档案来讲，档案的利用者更加注重的是档案载体中被固定的信息，是不能够借助于网络实现档案的迁移的，因此只可以到实物档案管理部门进行利用，于是这在很大程度上对实物档案利用产生了限制作用，也大大提高了档案管理的难度。

二、强化实物档案管理的具体策略

2.1强化宣传，增强认知

即使人们对于实物档案的认知处于不断深入的过程之中，然而不管是档案管理部门亦或是负责档案管理工作的工作人员，依然不能够对实物档案的管理引起足够的重视，这是能够通过档案馆所保管实物档案质与量反映出来的。若要使这一问题得到有效解决，就需要不断提升思想上的认知，能够通过开展实物档案展示，或是设计制作实物档案纪念品等等多种方式，最大限度的发掘出实物档案蕴含的巨大价值，引起人们的广泛关注，也要不断强化对实物档案的宣传工作。

2.2建立有关的规章制度，提高管理的规范性

具有相对完善的规章制度才能够有效保障管理工作的顺利进行，实物档案管理同样也是如此，现阶段对实物档案处理的相关规章制度依然不具备规范性，若要从根本上使问题得到解决，就需要相关的权威部门对实物档案管理制定出具体全面的硬性规章制度，确立管理的具体要求与标准，所有企业或者是单位依据自身的实际情况进行对规章制度的落实。

2.3培养人才，建强队伍

实物档案和其他档案做出比较，对档案进行处理的各个方面都具有一定的特殊性，档案的获取得形式主要是接收与移交，很少进行主动的征集，但是实物档案却与之恰恰相反，通常情况下档策的载体材料比较固定，保管条件易于控制，但是实物档案的材料存在差异性，缺少相应的技术手段与标准，于是就需要负责实物档案管理的相关工作人员具有较强的责任心以及主动收集的意识。

结语

综上所述，坚持提升实物档案管理工作的质量，不仅能够不断的使档案管理工作更为完善，同时还有助于单位与企业的管理。通过对实践经验总结，容易看出现如今我国实物档案管理工作依然有许多问题亟待解决，需要在这一方面引起足够的关注。科学合理地利用档案，不断提升档案的管理质量，使档案能够最终作为决策与和管理基本依据。本文细致的分析与阐述了现如今实物档案管理工作中现存的现实性问题，也提供了一些对应的解决问题的具体策略，希望能够为相关工作人员提供具有实际意义的参考。

參考文献

[1]王乙然.浅论加强实物档案管理工作的策略[J].办公室业务，2019（22）：124-125.

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