浅论档案管理在服务企业发展中的重要性及作用提升

王红波

摘 要：企业档案管理工作是企业进行生产经营以及企业管理的基础性工作，是企业管理的重要组成部分.加强档案管理工作，能够为企业管理者提供及时的信息反馈，帮助进行明确的企业发展定位以及各种生产活动，进而促进企业的健康发展。本次从档案管理工作的重要性及如何提升作用的有效性进行了分析。

关键词：档案管理;企业发展;重要性;作用提升

一、企业档案管理概述

（一）企业档案的概念。企业档案是指企业在从事各项生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、图表、资料等不同形式的历史记录。它是在生产经营中直接形成的，客观地纪录了真实情况，是最可靠的凭证;同时，它保留着真切的历史痕迹，许多文件盖有制发机关或个人的印信;有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显，给企业处理纠纷的过程中提供了许多原始的凭证。因此，档案是一个企业正常发展不可替代的资产财富。

（二）企业档案管理工作的内容。企业档案管理的内容主要包括两大类，第一类是对档案资源的管理，主要的工作是对信息进行收集、整理、鉴定和保管，并根据档案管理的相关知识建立完善的档案储存和借阅体系，这些工作内容也被称为档案的实体管理;第二类是对档案中包含的信息进行管理，这部分工作内容主要是从收集到的资料中获取一些有用 的信息，为了使管理者在后期制定决策时更加的便利，同时也方便 了其他部门工作人员的工作。

（三）企业档案管理的方式。企业档案管理除了对人事和企业的发展过程进行整理储存之外，还要在平常的工作中对各项生产和经营活动的相关信息进行记录，记录的方式主要有文字记载、图表记载、音像录音等传统方式。近年来，随着信息化时代不断深入社会，使得企业档案管理的方式出现了很大的变化，由以前的人工管理转为了符合时代发展的信息化管理，这种管理方式相比于以往的管理方式更加的便利，既节省了时间，又省去了大部分的人力资源，对于企业档案管理工作的质量和效率提高有很大的帮助。

二、做好档案工作对企业发展具有重要意义

做好档案管理工作对维护企业合法权益、凝聚企业文化、树立企业形象等方面具有重要意义。

（一）加强基础管理作用。文件资料的及时归档是档案管理工作的一大部分，是对日常工作中的文件、资料的一个整理汇总，能够真实记录企业经营管理的全过程，为企业管理提供参参考依据。

（二）维护法律权益作用。在企业生产经营过程中，会涉及到企业的商业信息、著作权、专利等保密资料，这是企业通过自身活动所创造的成果，属于企业发展的无形资产，为公司申报的多项证件、奖项、追交尾款等提供了最原始、真实的资料;当遇到法律纠纷时，企业档案的真实性正好能为企业提供强有力的证据，所以档案管理工作为企业维护自身权益有着重要的意义。

（三）提升管理水平作用。企业档案的管理包括对企业管理、项目运营过程中的一些业务往来和具体细节进行记录，利用档案对管理、工作各环节进行归纳、梳理、分析，能够为管理进行提供参考，有助于企业提升管理水平。

（四）凝聚企业文化作用。企业档案管理的一部分内容就是对企业的长期发展进行一个历史性的总结，它见证了企业的发展历程和员工发展进程，因此，企业的档案文件是企业文化形成的一个重要部分。 它不仅是企业文化的组成部分，同时它也是企业文化的一种体现，它用文字、图片、影像等形式为企业展示了它的发展，客观记录了企业文化。企业档案生动再现了企业的发展历程、展示了企业精神，特别是企业实物资料，如企业在各个发展阶段获得的荣誉证书、奖杯奖牌等，利用这些档案举办展览或编纂企业文化读物，能够加强企业宣传;同时，企业的档案还可以作为、培训员工的一种资源，用企业自身的发展历程来进行培训，能够让员工对企业更加的了解，也更有说服力，对于员工的能力提升也更有帮助。

三、如何提升档案服务企业发展的作用

管理是手段，利用是目的，档案价值和作用通过档案利用得以实现。档案工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。随着档案管理工作的发展，档案的利用越来越得到重视。要提升档案服务企业发展的作用，就要从以下几个方面入手：

（一）要增强宣传工作，增强全员档案意识。一是要做好档案宣传工作，加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传， 使人们知道档案是什么， 档案有什么作用， 既能够使员工增强档案意识，确保档案能够全面及时归档，又能够激发大家利用档案的热情， 引导大家有针对性地利用档案。

（二）加强基础工作，确保档案真实完整。一是扩大档案材料的收集范围，进一步完善归档制度。二是要建立健全企业档案的管理制度，包括阅览制度、外借制度、复制制度等，规范档案的管理流程，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损，加强安全保密管理。三是要加大档案管理工作投入，创造良好的基础和物质条件。四是要增强档案管理的规范性，统一整理方法，统一标准，对于档案的整理设备也要统一进行查验，要确保档案管理工作的每一道程序都具有规范性，为档案的查阅提供便利。对新形成的档案材料要按照档案分类方案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序组合，便于提供利用。五是完善档案检索工具体系。档案室要有丰富的信息存贮量和检索迅速准确、方便实用，使利用者所需要的材料能够迅速、准确地提供出来，就要编制和完善档案检索工具，以满足企业各方面对档案工作的需要。

（三）要提高信息化水平，提高档案利用效率。当今是信息化时代，计算机网络技术被广泛运用于企业的档案管理工作中，尤其是历史比较久远的大型企业，内部需要整理的档案资料会越来越多，如果仅仅使用传统的纸质版档案整理方式，恐怕不能够达到工作要求。而数字化、信息化的管理方式能够更加有效的提高工作效率和工作质量。同时要树立“互联网+档案”的工作理念，搭建优质档案资源利用平台，在确保安全保密的前提下，开展电子文件归档和电子档案管理，能够提高档案信息资源共建共享共用水平，推进异地查档、跨馆服务，实现档案资源共享。

（四）强化服务意识，提高档案人员综合素质。改变坐等利用者上门的服务方式，化被动为主动，不断创新档案资源的利用方式，做好档案资源的开发利用， 使之充满生机和活力。同时，要加强档案人员的培训，使档案人员要拓宽知识面，优化知识结构，成为复合型人才，不仅要精通档案专业理论知识，更要学习了解本单位的业务知识;不但要掌握一定的专业知识，还要掌握计算机技术、缩微技术等新知识、新技术。只有这样，才能跟上时代的步伐，才能真正有效地开发档案资源。

参考文献

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