对学校教学档案科学管理体系建设的思考

赵新倩

摘要：学校的中心工作是教学，教学档案在学校档案体系中占据着举足轻重的地位，要对其进行科学规范化管理。本文通过明确教学档案的地位作用，加强对教学档案的重视，再以此为契机，提出科学管理体系构建的方法。

关键词：教学档案;科学管理体系;学校

学校是培养人才的摇篮，是国家建设的奠基石，是社会进步的加油站。不同类型的学校在教育教学和其他各项活动中会形成大量的档案资料，这些档案是对学校办学历史的真实记录，反映着学校教学、科研、建设、管理、人事等不同方面的发展历程，既是学校不可缺少的宝贵财富，又是国家档案全宗的重要组成部分。本文以学校档案中的教学档案为主体，谈一下科学管理体系建设的几点思考。

一、学校教学档案的地位与作用

教学档案，就是学校在教学实践活动中形成的反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，在日后学校教学工作中有一定参考利用价值的文件材料。主要包括教务工作、学籍管理工作、教研（改）工作以及教师培训（养）工作等方面的文书材料。教学工作是学校的中心工作，教学档案在学校整个档案体系中占据着举足轻重的地位。它反映着学校履行职能、建设发展的基本情况，记录着学校发展历史、教育变迁的真实信息，为学校教学改革、创新成果起到推动作用。

（一）凭证作用

从古代的结绳、刻契、摩崖刻画到现在的声像图表、纸质材料、电子文件等，任何时期都反映着档案的最原始职能、最本质属性，即为记录，且是真实客观记录，是一个组织或者个人维护自身权益的重要工具。学校的教学档案同样是维护学校教育教学历史真实面貌的重要依据，对学校发展和建设起着不可或缺的作用。比如，北方某师范大学的前身是一所师专，建校初期，该校有三届毕业生由于学历问题没有解决好，导致这些毕业生虽从教三十余年，却在评职称、调工资中受到不同程度的影响。该校档案室在查阅了大量档案资料后，终于在1951年的案卷中发现了原师专学校创校初期的招生简章。在招生简章中，对当时录取学生的培养目标、学制等都有明确的表述。据此证明，根据原国家教委有关文件精神，为这三届530余名毕业生补发了大专毕业证书，落实了党的政策，解决了历史遗留问题。类似这样利用教学档案、解决现实问题的例子还有很多，通过这些真实案例，我们可以了解学校的过去、了解教师的经历、了解学生的成长，对学校教育发展和安全稳定提供强有力的支持。

（二）参考作用

教学档案的第二个作用就是参考作用，它与凭证作用息息相关，相辅相成。教学档案不仅记录着学校教育教学活动的事实和经过，也记录着该所学校每个时期的办学理念、办学特色、人才培养模式等思想演变发展过程。通过从这些教学档案中总结经验、改进工作，能够为提高教学质量和管理水平、培养人才和创新成果起着有力的促进和推动作用。

二、构建学校教学档案科学管理体系的措施

一所学校教学档案如何管理，其作用发挥得如何，在很大程度上取决于学校本身的档案意识。档案意识强的学校，必然重视教学档案的科学管理，确保教学档案作用发挥的良性循环。

（一）提高政治站位，加强顶层设计

学校教学档案管理工作是学校培育人才、传承文化的基础性工作，只有学校领导提高政治站位，加强顶层设计，牢固树立“教学档案事关学校的发展走向”的思想，高度重视教学档案建设，将教学档案科学规范化管理体系的构建列入学校总体筹划、分步建设发展的任务之一，以身垂范，才能增强全校教职员工对档案的认识和保护意识，形成人人重视、人人维护、人人支持的良好风气。

（二）加强制度建设，强化制度执行

将教学档案科学管理体系纳入学校规章制度建设是学校档案事业发展和进步的标志。《中华人民共和国档案法》是对档案工作全面指导的国家法规，《高等学校档案管理办法》是国家教育主管部门制定的全国性规范。各学校在以此为标杆的基础上还应该按照本校发展实际，合理规划本校档案工作，拟定和落实学校档案工作制度。比如制定《教学档案室管理规定》、《教学档案室工作职责》、《教学档案借阅管理规定》、《教学档案保密制度》等，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房保管有措施、开发利用有目标、安全问题有依据，促使管理人员落实到位、执行到位，保障教学档案科学管理体系建设有章可依、有章可循。

（三）加大基础设施建设，改善库房环境

教学档案的保管必须有一定的物质条件：坚固适用的档案库房、规范耐用的档案装具等。其中，档案库房是保存档案的重要基地，档案库房环境的好坏，直接影响到档案的保管寿命。加大基础设施建设，按照档案库房“八防”，配备温湿度调控、技术保护、信息处理等设施设备，对不利于档案保存寿命的温湿度、紫外线照射、空气粉尘、有害生物等因素进行监测与治理，使环境数据维持在最适合档案保管的范围，延长档案保管寿命。

（四）运用安全监控，提高防范能力

采用先进的安全防控技术，可以有效的提高防范能力，最大限度的保护档案实体和信息安全，不丢失、不失泄密，防止人员管理懈怠出现安全漏洞。外围采用红外微波对库房整体监控，内部实行对库房密集架的视频监控，出入设置门禁监控，三位一体保障库房安全。同时，联合自动灭火报警装置、漏水联动等安全管理系统，对教学档案实现防灾减灾，促进教学档案安全长久保存。

（五）重視思想教育，增强安全意识

教学档案的最终管理还是依靠人，人才是档案管理的决定性因素。因此，要加强教学档案管理人员政治思想教育、职业道德教育和专业教育，首先要求教学档案人员具有较高的政治素质，坚持正确的政治方向，在思想上行动上与党中央保持高度一致;其次，明确道德标准，具备良好的职业道德素质，树立大局意识、全局意识、责任意识、保密意识和参与意识，爱档如珍、视档如宝，维护学校教学档案的完整与安全;第三，要加强业务培训和考核，设立专人进行教学档案的收集鉴定保管等基础性工作，做到收集完整、科学鉴定、标准立卷、安全保管、有效利用。