基于4M方法的大事记质量提升研究

王运玲

摘要：大事记作为一种重大事件和重要活动的记载材料，对社会发展有着重要的史料价值，但目前大事记的编写普遍存在质量参差不齐的现象，质量问题日渐突出。通过对大事记撰写标准进行深入研究，运用4M质量管理方法，查找大事记撰写的质量问题，剖析原因，提出提升大事记撰写质量的措施。

关键词：档案;大事记4M;质量管理

0   引言

大事记作为档案编研的一种重要形式，专门用以记载某一地区某一个历史时期内具有对当时或后世有较大影响的自然、经济、政治、军事、文化、社会等方面的大事、要事和首事。近年发现大事记的撰写质量参差不齐，现选择4M质量管理方法对影响大事记的质量原因进行查找，从而找到对策进行质量改进。

1   大事记概述

大事记是按时间顺序记载一定范围内（地区、领域、系统、人物），在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料。

大事记以简明的文字，系统扼要地记录某些事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生发展过程以及事件之间的联系。大事记种类众多，而常见的有机关工作大事记，国家或地区大事记，专题大事记和个人生平大事记等，它提供许多系统的历史材料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。

2   大事记撰写要求标准

通过对档案学管理教材以及大事记撰写质量相关论文的资料查阅，归纳总结大事记撰写需要满足以下几条标准：

2.1     大事选材准确，不缺漏

大事的选择是否得当，是决定大事记质量高低的重要因素之一，大事记中应选用确属重大事件的材料，避免事无巨细地加以罗列，也应防止片段摘取和割裂材料，只有真正做到大事、要事不漏，小事、琐事不取，常事不书，非常则书，选精择要，去芜除杂，才能使大事记详而不烦琐，简而得其要，完整记录某些事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生发展过程，全面概要记述历史发展的真实面貌。

2.2     事件要素要完整

大事记是为了记载历史，并作为史料参考的，所以每一件大事记载要详实完整，这样才能很好的反映当时事件的来龙去脉和对未来的影响力。每件大事记的编写内容必须包括以下七个要素：时间、标题、地点、人物、背景（原因）、活动（经过）、后果。其中，“时间、地点”必须说清楚。大事时间力求准确，即写明年、月、日，有些特殊事件还应写明确切的时、分、秒。只有通过大事的完整记载，才能很好地发挥大事记的档案价值、查考价值。

3   大事记质量问题分析查找

目前因为种种原因，大事记撰写质量并不能达到标准要求，造成质量低下，下面以某研究所撰写的《某年所大事记》、《某型号研制大事记》为例，运用4M质量管理方法，对照大事记的撰写标准，查找质量问题，并进行原因分析。

3.1     质量问题查找

通过对《某年所大事记》、《某型号研制大事记》两篇大事记的研究，发现主要存在以下问题，并进行归纳，详见表1。

3.1.1  大事选材不准确

《某型号研制大事记》中有些常见故障、常规试验及评审对型号的研制整个历程来说，意义不太大，不足以列入到大事记中，同时缺漏一些重点节点的事件。

3.1.2  事件要素不完整

《某年所大事记》部分事件要素记录不全，例如：“5月25日，XXX所葛院长、刘书记、李总师、张副所长等一行6人来所进行技术交流。”其中人物的名字未写全，仅有姓氏和职务，撰写不明确。另一条大事仅记载如下内容：“某月6日，某总质量师系统工作会在所召开。”缺失主要人物、发展过程、因果关系等因素。

3.2     原因分析

针对大事记编写过程中存在的问题，运用4M质量管理方法对大事记质量问题进行原因分析如下。

3.2.1  4M质量管理方法简介

4M质量管理方法又称4M检核法，4M是ISO质量管理体系中的要素之一，分别是指人（Men）、机（Machine）、料（Material）、法（Method）。这四个M用在品质上瑕疵方法谓为四大要素，在追查不良原因品质瑕疵及工程管理时是最有用的方法。

（1） 人（Men）：人是决定质量工作的关键因素，充分发挥人的主观能动性和创造性，才能从思想上、根本上提高工作质量。

（2） 机（Machine）：工具、设备的高效，能大幅度提高工作效率和产品质量。

（3） 料（Material）：原材料是决定质量工作的又一关键因素，原材料质量的高低，严重影响最终产品的质量。

（4） 法（Method）：工作方法包含加工方法、管理方法、检验方法等。

3.2.2  4M质量原因分析

运用4M管理方法，从人、机、料、法四个要素对大事记撰写质量不高的原因进行全面分析，通过调查法和定性分析，对四个要素中的影响因素进行分析。

（1） 人（Men）

目前我所从事大事记编写的人员主要是档案人员，档案人员在撰写型号研制大事记和所大事记时，存在两方面因素造成大事记质量问题：一是技能不足，二是疏忽大意造成失误。其中技能不足又包括三方面的影响因素，一是存在对型号、所情等大事了解不够，缺乏一定的科研专业知识的问题;二是部分档案人员未经过专业的撰写培训，对大事记撰写标准未掌握，撰写能力弱;三是对大事记的撰寫标准贯彻不到位。

（2） 机（Machine）

目前大事记撰写没有采用相应的工具和信息化手段，仅靠传统的记录、积累和分析手段，对大事记撰写质量提高有一定的影响。

（3） 料（Material）

在素材搜集时，对素材搜集的质量要求不严，大事记要素未搜集全，导致之后进行撰写时，再收集素材要素困难，最终造成大事记要素缺失。同时素材选取时标准不统一，造成素材的信息不准确。

（4） 法（Method）

现在大事记的撰写一般采取年末集中搜集素材、分工撰写的工作方法，在一定程度上造成素材搜集不全，任务集中，质量不高的现象。

4   问题解决方案

4.1     制定工作流程，加强前期谋划

大事记撰写是一项系统的工作，应按照大事记撰写步骤，制定一套相对完整的工作流程，严格按照工作流程开展工作。在充分调研科研管理需求的基础上，对大事记工作提前謀划、策划，才能更好地服务科研生产需要，保障大事记撰写质量的提升。

4.2     加强大事记撰写人员团队建设

4.2.1  组建大事记撰写团队

大事记撰写工作的顺利完成需要组建一支撰写团队。团队中不仅要包含专职档案人员，还需要包含设计人员、试验人员、项目管理人员，并分工明确，团结合作。设计人员、试验人员从设计、试验方面收集积累相关大事素材;项目管理人员负责收集管理方面的大事;专职档案人员对素材进行编撰，用大事记的语言进行撰写、描述事件，这样组建一个撰写团队能够从各方面涵盖重大事件，使大事记撰写更加全面、专业。

4.3     标准认识清楚，素材搜集要全面

在撰写大事记前，要加强大事记素材搜集工作，在原材料方面加强质量工作。在搜集素材时，搜集事件要全面，事无巨细，基本素材要涵盖发展全过程;事件要素要全面，不缺项。在大事记撰写时，对基本素材进行加工，对素材事件的要素进行充分提取，保证事件要素的完整性，同时按事件影响的重要性，对相关事件进行分类，保障大事记编写的逻辑性。

5结论

大事记作为一种档案编研产品，对社会发展有着重要的参考和借鉴价值，档案人员要从人、机、料、法四个方面根本上提高大事记编研质量，从而发挥档案的史料和借鉴价值。

参考文献：

[1]康军.面对全球经济一体化，积极参与国际竞争--4M1E在质量管理中的新分析与应用[J].亚太质量组织，2002：173-175

[2]蒋蔚.如何提高大事记的编写质量[J].秘书，2001（12）：30-31.

[3]武铁良.续志大事记质量问题二十五例[J].广西地方志，2011（3）：27-31.