企业档案管理系统软件的应用及思考

张丽萍

摘 要：档案管理工作在大数据时代下进行信息化建设也是顺应了时代变化，不仅有助于提高管理效率与质量，还便于档案的储存、传输及使用。本文将进行分析，以供参考。

关键词：企业档案管理;信息化;意义;现在;应用

1.  前言

大数据时代下国有企业需积极重视档案信息化建设，加强专业人才的培养，切实提升国有企业档案管理水平，推动国有企业健康发展。

2.  企业档案信息化管理的概念和意义

大数据时代普及了计算机与互联网，各企业积极采用各种管理系统与电子办公软件，帮助提高工作效率与质量。企业生产的各种文件与视频、音频等资源都是企业的重要资源，传统管理模式人员在收集、分类、整理、登记等事务下，效率不高。在档案管理中采用信息技术，让传统的实体档案管理实现了虚拟数字化管理模式，大大提高了工作效率与服务效率， 信息技术下实现线上线下资源共享，提高资源的查询与利用效率，资源信息还能及时更新。其中信息数据还能帮助企业做出科学的决定，积极发挥资源作用幫助提高企业的经济效益。坚持信息化、智能化道路，也是企业改革创新的关键一步，帮助把企业资源有效利用，全面推动企业发展。

3.  企业档案信息化管理现状

现代化建设需要资金与人员的共同帮助才能实现，但笔者所在企业领导层对档案信息化管理的认识不够，对信息化管理建设资金投入较少。基础设施配备基本齐全，但缺少专业的管理人员来进行信息化管理方面的建设，未让信息化管理发挥出价值。馆内人员少，年龄老化，待遇偏低， 引进年轻人员困难，业务工作繁琐，工作量大，除负责生产类档案资料管理外，还承担工程项目档案管理。再加上档案信息化建设需要学习与培训，缺乏专业的硬件、软件、网络等方面的人员帮助，馆内工作人员无从下手，从而导致信息化设备利用效率低下，笔者相信多数企业都有相同情况。此外，企业档案管理的制度不完善，也没有相应的新体制帮助档案信息化管理在实际应用中发挥出效果。多数企业在网络系统与平台的建设下，系统整体协调性有所欠缺，部门间协调度不高，导致档案资源传递不及时，在编录时出现信息不准确及不完整的情况，缺少管理制度的规范，甚至影响档案管理的效率。而档案的安全防护也需重视，国有企业的涉密档案较多，但笔者所在单位内部有一套涉密网络，档案系统就在内部的网络内，由于缺少专业的技术人员，没有建立档案保护机制、网络安全防护软件或其他安全保护措施，因此极易造成档案数据被盗或丢失，甚至是系统入侵导致信息丢失或破坏等，导致国有企业经济受损。

4.  规范化管理在企业档案工作中的应用策略

4.1     加强对档案的统一规范管理

在新时期的企业发展中，为了科学应对全新的挑战，企业应当加强对档案管理工作的重视，并对档案管理工作的价值加以正确认识。档案工作涉及的部门非常多，需要企业各个部门之间形成良好的合作关系。因而企业在档案工作的规范化管理中，应加强对档案的统一、规范管理，注重引导企业全体部门及人员重新审视档案规范化管理的重要性，积极配合档案管理部门的各项工作。同时，由于以往的档案管理模式存在了较长的时间，因而想要在短时间内迅速转变为全新的规范化管理存在较大的困难。因此，企业应当做好引导转化，持续推动档案工作朝着规范化管理的方向发展，而不是急于求成，否则将出现更多的管理问题。在加强对档案的统一规范管理中，要分别做好档案的收集、分类、整理以及归档工作，并为档案利用形成基础的服务功能，如档案检索、档案查阅和档案对比等，全面提高档案管理的规范性，进而推动档案管理质量的提升。

4.2     注重档案管理信息化，健全档案管理网络结构

随着信息化的发展，采用传统的纸质档案管理模式肯定是行不通的， 需要建立现代化的信息档案管理模式。我国的各方面发展都朝着信息化方向前进，档案管理工作也要充分使用计算机等多媒体技术，促进档案管理工作模式的转变。具体如下：一是，档案管理必须要充分利用计算机大数据系统的优势，事业单位要建立完善的电子档案管理系统，促进档案信息更好地保存、查找等，使档案资源得到充分共享，为各部门提供有价值的档案信息，促进档案管理工作满足时代发展需求，使事业单位档案管理工作更科学、更高效。通过有效地利用计算机开展档案管理工作，能够快速的查询到所需的信息，大大提高了档案管理工作效率。计算机数据系统的融入对档案管理的发展有着积极的促进作用，不仅能提高档案管理工作质量，还能促进档案管理工作走向科学化和信息化道路。

二是，注重数字档案信息资源的整合、归档和利用。建立数字化信息系统，可以促进档案管理工作更加高效，使档案资源得到充分整合。利用数字化信息系统，可以通过检索将相关的信息快速查询出来，实现信息与信息之间的有效连接。但是，在进行数字化档案信息管理的同时，也要做好纸质档案的保存工作。在保存纸板档案时，可以对这些档案的目录进行数字化编辑，利于知道纸板档案都有哪些，都放在哪些地方。对于一些特别珍贵的纸质档案，可以将其扫描下来进行存档，从而延长这些档案的保存时间。纸板档案受环境影响较大，比如温度、湿度等，我们可以利用先进的技术人为改变纸板档案存放的环境，从而延长他们的保存期限。因此， 只有充分的发挥科学技术的作用，才能促进档案管理工作的不断向前发展。

4.3     增强档案管理工作人员的能力及工作意识

管理档案人员一定要有超高的工作责任心，能充分对自己的工作负责，提高档案管理的质量，促进档案管理工作的健康发展。随着时代的发展，档案管理人员也要不断提高自身的知识水平和管理能力，提高对档案工作的认知，要正确看待传统档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题进行仔细研究分析，汇报领导并制定科学的解决方案。为领导提供科学的信息依据，使领导能根据这些信息做出可靠判断，促进档案管理工作的全面发展。提高档案管理人员工作意识可以采用以下方法：对他们进行专业培训。可以采用多种方式进行，让他们在培训中逐渐成长，并在实践中加深对培训的理解。还要促进他们之间的沟通和交流，多学习别人的长处。在培训之后还要时刻对培训结果进行跟踪，从而真正使培训发挥出应有的作用。

4.4     全面拓展档案资源的应用手段

随着时代的发展，企业的档案管理也衍生出一些全新的需求，因此档案管理不能再保持以往的管理模式，转而需要深层次挖掘档案资源的应用方式，逐步拓展档案资源的应用手段，使得档案资源的应用变得合理完善，为企业各项经营活动的开展形成指导作用。在传统的档案管理工作中，主要是将档案封存起来，多数时候束之高阁。这样的管理模式，虽然能够有效地保护档案，提高档案管理的安全性，却忽略了档案本身的利用价值，使得许多有价值的档案得不到高效利用，造成了档案资源的直接浪费。在档案管理的规范化拓展中，除了需要对管理模式进行完善之外，还要全面拓展档案资源的应用手段，如档案数据对比、档案整合、档案分析等。只有科学合理地加强对档案的应用，深层次挖掘档案资源的利用价值，才能使得档案资源真正为企业发展服务。

5.  结束语

企业要不断强化信息化意识，加强信息化设备、软件与人才的建设，完善管理系统与制度，加强档案的安全保障，促进国有企业档案管理不断地提高工作效率，助力企业稳健发展。

参考文献：

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[2] 王梅.探究新形势下国有企业档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2018（1）：190-191.

[3] 崔艳梅.国有企业档案保密工作的实践与思考[J].兰台世界，2019（S4）：39-40.