新形势下档案信息化建设探析

宋秀波

【摘  要】通过对档案发展的过程进行调查研究可以清楚地发现，信息化建设已经成为档案管理的新方向。各级各类档案馆室都已经把信息化建设当成了自己的一项重要内容融入日常的工作之中，并成为推动档案工作科学化与规范化发展的重要一环。档案信息化建设是一项涉及多学科、多领域的系统工程，然而直至今日由于人才支撑不足等原因，档案信息化进展仍然相对迟缓。所以，在这种情况下必须强化信息化建设，注重信息安全，完善信息开发机制，提高档案信息化建设的效率。

【Abstract】Through the investigation and research on the development process of archives， it can be clearly found that informatization construction has become a new direction of archives management. All kinds of archives at all levels have taken the informatization construction as an important content of their daily work， and it has become an important part of promoting the scientific and standardized development of archives work. The archives informatization construction is a systematic project involving multi subjects and multi fields. However， due to the lack of talents support and other reasons， the progress of archives informatization is still relatively slow until today. Therefore， in this case， we must strengthen the informatization construction， pay attention to information security， improve the information development mechanism， and improve the efficiency of archives informatization construction.

【關键词】新形势;档案;信息化;建设

【Keywords】new situation; archives; informatization; construction

【中图分类号】G270.7                                【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）09-0136-02

1 引言

在对科学技术迅猛发展形势进行概括的各类词汇中信息化最具鲜明的特性，信息化大潮在全球的风起云涌已成时代发展的基本特点，而且这一特点在全球的任何一个角落都有所反映。档案资源具有原生资源的属性，自然难以被排除在此种大潮以外。所以，档案资源管理的信息化自然就是时代发展所必须面对的课题。

2 推进实施档案信息化建设的重大意义

2.1 有助于对电子文件信息的管理

信息技术的飞速发展使得电子文件大量出现，而且在社会实践中不断拓展其应用的空间。就我国而言，2015年，在国家的各类文件总量中电子形式的文件占比就已达70%之多。电子形式的文件正在为经济社会的发展贡献着巨大的力量，这主要表现在它直接或者间接地促进了经济发展、社会发展与文化科技发展，同时，对发展过程加以如实记录，对发展的历史进行有效传承。如今，电子文件已经遍布社会的各条战线、各个领域[1]。

2.2 有助于档案信息资源的共享

据有关资料表明，当前仅用于办公领域的文件就已经超过1.2万种，其日常经常用到的格式就已逾310种。由于存在着信息孤岛现象，许多数据在统一格式的过程会增加高昂的成本，而且转化的效率也较低，转化的效果不理想，这样一来就在无形之中增加了电子文件持久保存的难度，也同时增加了持久阅读的难度。

将纸质文件以电子版的形式加以保存其最终目的在于促进档案资源的更好保存与共享，为辅助决策与智能剖析提供信息资源支撑。对于共享服务与信息孤岛间的矛盾如何加以协调，这是进行档案信息化建设过程需要解决的重点问题。

2.3 有助于文件归档规则的确立

早在2005年之前，我国就已经在近1.4万个大型国企之中开始尝试建立档案信息化系统。为促进归档不断提升自动化水准，档案信息化系统需要与相关的业务系统在数据方面相交换。许多的业务系统内部都有各自的业务规则与标准，接口与档案系统相交换的数据不能很好地满足归档的现实需要。

例如，一些项目管理系统，特别是对它与档案系统接口之间的关系进行处理中，难以与档案系统案卷宗正好相匹配，更难以对案卷宗实施智能化命名。在这种情形下如果对接口实施数据转换，必然会使财力、物力与人力形成巨大的浪费[2]。

3 档案信息化建设存在的问题

3.1 档案信息资源的功能和作用没有得到很好的开发

要使信息化条件下档案资源的最大功能发挥出来，这是实施档案信息化的目的所在。假使在推进实施信息化的过程中只是关注相关的网络与系统，那就会对信息资源的建设有所忽略。其结果只能是使信息化设施出现闲置的情况，也会使人、财、物出现浪费现象。因此，对于档案管理而言，其核心在于信息化，而实施信息化的关键又在于数字信息化方面。

3.2 档案专职队伍保障乏力

档案信息化建设离不开坚实的人力资源基础，因此，人力资源的保证是基本前提。从以往的实践看，在推进实施档案信息化建设的过程中人才相对匮乏。另外，从业人员整体素质低、人员结构不合理已经成为制约档案信息化的重要因素。

对于档案信息化工程来讲，其工程量比较庞大，如果缺乏专业人才简直无法想象。从社会地位看档案机构在社会上地位还不高，因此，难以吸引较高层次人才在其中任职。在新的人才还没有引进的情况下，一些已经工作多年的人才还存在着潜在的流失倾向。这样一来，档案信息化的人才支撑就更加乏力[3]。

3.3 檔案信息化建设质量较低

高质量地推进档案信息化离不开相应的标准作为保证，但是当前标准化理念并没有真正得以形成。即使这种理论在一定程度上得到了建立，但是也并没有很好地在行动上得到落实。

相对而言，在档案系统之内，通常对数据库、档案应用、网络建设、设备保障等给予了足够的关注。但与此同时，对规范化和标准化缺乏足够的重视，甚至在一定程度上认为这些工作与档案信息化建设并无太大干系。在档案信息化建设过程中有些软件不断进行开发，致使劳动重复且并无太大意义，而且还直接导致资源的浪费。所研发的软件使用周期很短，并且没有任何通用性。档案信息化建设与档案事业发展的整体方向存在着较大的关系，如果不能在这方面补足短板，就会使档案信息化建设的质量大打折扣[4]。

4 创新档案信息化建设的方法和路径

档案事业在其不断发展的进程中信息化的标准一直未能得到很好规范，就这一点而言与档案信息化要求还有一定的差距。在这种情况下迫切需要推出相关标准，例如，在档案数字信息方面，要在著录标引、数据格式、组织标准等方面进行规范。另外，对纸质档案、录音、多媒体、照片等方面的规范也要加大力度。

当前，无论是全文数据库还是多媒体与档案目录都未能确定统一的组织模式和标准格式。一些地方和部门尽管出台了本地区和部门的标准规范，但是这些标准和规范不具有科学性，也不具有通用性，因而也就不具有权威性。这样的标准无论如何也不能提高到国家标准与行为标准的高度，本质上与无标准并没有任何区别[5]。

5 结语

在整个经济社会的发展过程中，档案所起的作用是不言而喻的。如何在新形势下更好地开发档案信息资源，如何高质量地推进实施档案信息化工作，这是一项十分紧迫的课题。

在档案信息化推进实施的过程中，作为档案部门需要紧密配合整个工程的实施，严格做好自身相关事项的立项与审批工作。当前，尤其需要创新技术支撑模式与资金筹措方式，集中全力推进档案信息化软件的开发和利用。要聚焦信息化的接收与转化进行更加务实的研究，使之与档案业务的开展实现有效对接。

【参考文献】

【1】国家档案局举办区块链技术视频专题讲座[J].中国档案，2020（07）：34.

【2】谢达.档案实体与信息安全培训[J].中国档案，2020（07）：44-45.

【3】刘金龙，邢磊，贾宏慧.探索事业单位档案管理信息化建设的途径[J].兰台内外，2020（22）：25-27.

【4】侯悦.区块链技术在合同档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2020（22）：19-21.

【5】陈世萍.信息社会视角下档案工作的优化方法[J].兰台内外，2020（22）：73-75.