分析如何提高公证处档案工作的管理水平

李伟力

摘要：档案工作管理的意思就是把重要文件进行长期的记录，然后进行保存。公证处的档案工作更需要文书人员谨慎的记录保管，但是在现在的公证机关中，公证处档案管理水平还有待提高。本文就公证处的档案管理问题指出了几点不足，同时也针对这些不足提出来相对的建议，希望可以对公证处档案管理人员有所帮助，可以更好的为公证处提供完备的档案。

关键词：提高;公证处;档案工作;管理水平

提高公证处档案工作的管理水平，可以为公证处的档案管理提供保障。而且公证处的档案是非常重要的，因为公证处的档案涉及非常多的方面，它的机密性也是非常高的，所以对档案工作的管理一定要谨慎管理，这样才可以确保档案的安全。

我国现在大型的公司之所以可以做到家喻户晓，那是因为整个公司的实力被大众熟知，但是其中内部的努力只有公司内部的人员才知道。大型公司做大做强一定是有底蕴的，这些大型公司的历史都会被记录在档案内的，这样进行档案管理记录，可以给后人提供经验，也可以根据前人留下的经验作为后人的警醒，可以少走很多弯路。由此可见，公证处档案工作非常的重要。

一、公证处档案管理的作用

我国现在大大小小的事务都需要进行公证并形成公证档案，把已经发生的大事都记录下来然后作为日后的证据或者是凭证。公证处档案记录需要公证处的公证人和当事人进行面对面的讲述记录并签字确认，这样才可以确保真实性，在我国法律中，公证处的公证书可以作为证据或者是证明，如利害关系人对公证书内容有质疑，可向公证处申请对公证案卷进行查阅。所以说公证处档案管理非常的重要。现在我国经济快速的发展，市场的需求也越来越大，涉及公证的领域很多。所以公证处档案管理需要进一步的规范化，优化公证处档案管理的内容，把公证处档案管理存在的问题都提出来然后一一的进行解决。在我国法律中，公证处档案管理也有很重要的地位，我國法律已经确认了档案记录的合法性，所以在正常的法庭处理案件时也可以用得到。如果双方的矛盾还没有上升到需要上法庭，那么双方私下解决时进行公证并建立档案也可以起协调的作用[1]。

二、公证处档案管理的问题

目前，我国经济发展越来越完善，在公证处档案管理中也发现了很多的问题，这些问题都需要去解决，这样才能确保公证处档案管理的地位。

比如，在档案管理中，档案管理人员意识不够。或者档案管理人员的责任感不强，所以在进行整理档案时就会错放乱放，甚至不能保证档案管理的机密性，造成更多的损失。还有可能就是档案管理人员滥用职权，私自查看机密文件然后泄露出去。这一系列的问题都需要得到有效的解决，提高公证处档案管理水平，才可以巩固其自身的地位。

三、公证处档案管理的解决方法

（一）增强意识

首先，就要从源头抓起，培养档案管理人员的意识，让他们意识到档案管理工作的重要性，然后在对管理人员进行定期的培训，让他们在潜意识中形成档案管理重要性的意识，这样长此以往的进行培训，就会让管理人员提高自身的意识，然后把这种意识再告诉更多人，这样一来就可以确保档案管理的安全。

（二）提高素养

管理人员的意识建立起来之后，就是提高管理人员的自身素养。我国公证处档案管理这一方面专业的人员并不是很多，但是一定要具备最基本的运用网络的技能，可以对这些文档进行更加高级的管理，而且还可以进行二次保存。其实二次保存是非常有必要的，为这些文档的记录进行再次管理。而且，身为公证处的档案管理人员，自身素养是必不可少的，不可以为了什么人就忘记了自己的职责，也不可以为了利益就出卖公证处的机密档案，身为管理人员，一定要有自己的原则和底线，这样才可以胜任管理者这一职位[2]。

（三）改善环境

公证处档案管理的环境总体来说其实还是可以的，定期的对档案室进行打扫消毒，防治虫子叮咬，保证档案的完整，这里所说的是外部环境。对于管理人员，可以对他们实行奖罚制度，管理人员只要恪尽职守的在自己的岗位，或者为公证处档案管理做贡献，那么就可以对他进行奖励。反之，如果为了利益或者是其他，导致公证处的档案泄露，那么就要对他进行处罚，或者直接辞退，这是所说的内部环境。

（四）提高服务

对于公证处档案管理的使用，管理人员一定要服务周到，保证当事人的满意程度。而且管理人员还可以建立档案管理系统，让档案管理在内部系统中可以进行共享管理，提高内部的服务效率。而且现在互联网飞速发展的时代，日后电子文档一定会和文字档案一同使用，或者是因为电子档案的便利取代了文字档案的管理。所以现在一定要提高管理人员的服务态度，在进行档案整理时也要细心耐心，为日后的档案管理工作带来便利。

（五）遵循制度

公证处档案管理工作一定要制定完善的体系，然后根据这个体系公证处进行档案管理工作。档案管理有记录就会有查阅使用。在档案记录的时候档案管理人员要细心并且核实事项，保证档案的真实性。在日后用到档案时，就会在公证处对档案进行查阅，查阅也需要制定制度，有借有还，而且还要制定归还的时间。而且在借阅时，不同部门要出示不同部门的证件，确保公证处档案管理的机密。

四、结束语

总的来说，公证处档案管理对我国企业很重要，即使在这一方面还有很多问题所在。但是我相信公证处档案管理这一方面的问题已经被发现，下一步应该做的就是解决问题，所以我相信我国公证处档案管理工作水平一定会提高，从而促进我国经济稳步发展。

参考文献：

[1]刘媛媛.唐山华忆公证处建成“公证档案数字化管理中心”[J].中国公证，2017 （112）：107-111.