新闻档案管理工作信息化途径探索

舒畅

摘要：飞速发展的信息化技术对新闻档案管理工作提出了更高要求，如何进一步加强新闻档案管理工作信息化成为当前亟需解决的重要课题。本文结合工作实践提出几点措施与建议，希望能为新闻档案工作信息化提供参考和借鉴。

关键词：新闻档案管理;信息化;措施

新闻档案作为新闻信息的客观记录，在新闻报道溯源、反映新闻事件、提升新闻价值等诸多方面均具有重要意义。“互联网+”时代，信息化技术在各个行业得到广泛应用，新闻档案管理工作面临巨大挑战，倘若仅仅是简单应用各种信息设备，显然无法满足新闻档案管理工作需求[1]。在此背景下，新闻档案管理者应主动更新理念，在推动数字技术和网络技术应用的基础上，围绕新闻媒体对档案的信息需求，有效提升新闻档案管理工作的质与效。

一、新闻档案管理信息化的现实意义

新闻档案信息化指新闻档案管理者运用现代信息科技成果从信息采集、传输、管理、利用等层面对新闻档案进行信息化管理的过程。其现实意义可归纳为以下三点：

1.规范流程控制

信息论创始人之一维纳认为“信息是人们在适应外部世界，并且这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容的名称”。新闻档案也是一种信息，信息化技术的应用，将强化对新闻档案生产、传播、储存等环节的有效控制，并对各环节中出现的问题及不足及时反馈，以便于管理人员及时矫正。

2.提升安全保障

新闻档案依据价值大小都有保管期限的划分，但随着时间的流逝，纸质档案（如报纸、期刊等）会出现褪色、脆化，光盘在存储数年后也存在无法读取的尴尬。基于信息化技术的云存储、数字媒介等，可有效消弭新闻档案长期保存所面临的载体及保存环境不完善带来的潜在威胁，提升安全保障。

3.提高利用率

传统档案管理对时间空间有一定限制，譬如借阅新闻资料，需要去特定地点进行搜索，并且大量传统档案难以在短时间内搜索到，需耗费一定的时间和人力成本。大数据、人工智能等信息化技术的应用，将彻底扭转新闻档案管理的这一“短板”。查阅者只需上网，输入关键词就可即时查阅相关新闻资料，从而大大提高新闻档案利用率。

二、结合信息化发展战略更新软硬件

随着信息化技术的蓬勃发展，对过往库存的新闻档案进行数字化转换，延长档案寿命正在进行。在此进程中，虽然很多新闻单位已按需求进行了软硬件设备的更新，但与新技术的发展速度相比，仍普遍存在管理设备老化、硬件落后的状况。

为此，应充分全面推动软硬件的更新换代。比如，纳入大数据、云计算等各种新技术，针对现有设备进行更新换代，同时完善对应的辅助设备，为信息化奠定良好基础。

对于软件来说，则主要是通过定制的方式进行设计，即按照档案管理要求、规范，推动新闻档案管理软件升级，并主动与网络商和数据开发公司深入合作，针对档案管理软件进行动态优化调整，建立全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询，进一步提升新闻档案管理工作效率，实现新闻档案远距离快速传送、有效分类和多元化处理。

三、基于制度完善推进信息化建设

规章制度的完善是保障新闻档案工作信息化的基础所在，只有在科学合理的制度保障下，新闻档案管理工作信息化才能够顺利推进。

1.强化责任到人

基于新闻档案管理信息化来说，应当全面围绕管理工作实际、信息化建设趋势，完善新闻档案管理工作的规章制度，并将责任明确到个人。提升档案管理人员的能动性，做到主动配合、提高效率，积极参与到新闻档案管理信息化建设工作中。

2.加强统筹协调

需要注意的是，新闻档案管理信息化建设并非局限于档案管理部门，它离不开系统内部各部门的互联，离不开相关学科之间的互助，离不开网络专业公司的互通，这就需要基于制度完善，加强统筹协调，相互之间能够更好的配合、对接，从而有效保障新闻档案管理信息化建设的有序推进。

四、加强档案管理队伍培训与引进

新兴信息技术的不断发展，新闻档案管理工作信息化建设的持续推進，对档案管理队伍综合素质的要求不断提高，不但需要系统掌握新闻、档案相关的专业知识，还需要积极学习新兴信息化技术，不断提高信息化素养。这就需要新闻单位全面加强档案管理队伍培训与引进工作，致力于提升档案管理队伍综合素质。

1.加强培训教育

结合现有人员知识体系、专业水平，开展多元化的培训教育，致力于加强新闻档案管理、信息化技术、软件操作、设备操作等专业知识的宣传教育，不断提升现有档案管理人员的专业能力、信息素养。

2.引进复合型人才

结合档案管理工作发展趋势，吸引复合型人才进入到档案管理队伍，全面优化调整档案管理队伍的年龄结构、知识结构，利用复合型人才的带动作用，推动档案管理队伍综合能力的不断提升[2]。

3.加大安全建设力度

在纸质档案转变为电子档案过程中，要落实信息安全等级保护和涉密信息系统分级保护管理要求，加强安全防护建设，阻断危险因素，提高档案信息系统和网络安全保护水平，如推进防火墙技术、杀毒软件更新换代，引入云防火墙、大数据安全防护技术等等。

总的来说，“互联网+”时代对新闻档案管理工作提出了更高要求。这就需要我们深入分析新闻档案管理工作实际、信息化技术发展动态，通过结合信息化发展战略更新软硬件、基于制度完善推进信息化建设、加强档案管理队伍培训与引进等途径，持续提升新闻档案管理工作的效率与质量。

参考文献：

[1]吴靓红.信息时代新闻档案管理中存在的问题及应对措施[J].黑龙江档案，2019（06）：62.

[2]沈茜.新闻媒体在重大活动档案管理工作中的问题与对策[J].办公室业务，2018（22）：117+130.