办公自动化环境下医院档案管理思考

常达

摘 要： 办公自动化环境下，医院档案管理迎来机遇，档案管理变得更为高效便捷，档案储存更为安全可靠，实现了信息资源的开放共享。医院应该适应环境变化，建立健全档案管理制度，完善档案信息平台构建，打造高素质档案信息化管理队伍，全面提升档案管理及服务水平。

关键词： 办公自动化;医院;档案管理

【中图分类号】R472     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.276

医院运营过程中，会累积党政群类、医疗技术类、病史管理类、声像照片类、财务会计类档案资料，随着资料的累积，数据规模逐步扩大，数量及种类增加，档案利用需求增长。办公自动化环境下，医院档案管理信息化建设获得基础设施支持，医院可以利用自动化办公设施，引进现代化信息技术，构建电子档案，这样能够方便档案信息的采集、储存及开发利用，提升档案管理及服务水平，切实发挥档案信息在医院运营管理中的决策指导作用[1]。

1 办公自动化为医院档案管理带来的优势

1.1 档案管理更为高效便捷

在传统的医院档案管理模式中，采取人工作业模式，档案资料采集起来耗时较长，还需人工进行整理、检查，耗时耗力，且工作内容枯燥无趣，员工普遍工作积极性不高。在办公自动化环境下，档案管理信息技术相结合，人们在办公过程中，信息被记录下来，各部门可直接将日常工作中电脑录入的信息传递到电子档案中，再由档案管理人员应用计算机软件，进行归纳、分类、统计、分析，工作效率显著提升，员工工作负荷大大减轻，人工成本降低，有效节约了人力资源。而且，在现代化信息技术软件的支持下，计算机代替人工作业，有效减少了人工整理、计算失误的问题，确保了工作质量。

1.2 档案储存更为安全可靠

在以往，医院档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，长时间保存，纸质文件容易受潮，或者被虫鼠啃噬，文字丢失，而且发生火灾的风险比较大，档案储存的安全性有待提升。在办公自动化环境下，实现了构建电子档案的目标，档案储存介质变为了DVD光盘、移动硬盘、储存卡、光盘等，这些储存介质具有数据容量大、储存时间长、稳定性强、体积小的优点，安全可靠，而且能够借助于计算机直接获取档案信息，借助于互联网传递文档资源，资源利用率显著提升[2]。

1.3 实现区域内信息共享

办公自动化环境下，医院档案管理趋于信息化、数字化发展，在信息技术和互联网的支持下，使用者可以登录档案平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，实现区域内信息资源开放共享，有效提升档案利用率。而且，在电子档案中，信息管理效能提升，档案管理人员能够利用相关软件，对信息进行整理、分类、归纳。优化、过滤，提升信息质量，再利用数据挖掘技术，在海量档案资料中挖掘意向信息，为医院运营管理决策制定提供参考依据[1]。

2 办公自动化环境下医院档案管理策略

2.1 建立健全档案管理制度

依照《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等文件指示，制定档案集中统一管理制度，明确其工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促工作人员提升档案管理意识及服务意识[3]。为了确保档案信息的完整性、即时性与真实性，应该提升全员档案意识，编制一套适合本院工作情况的档案采集、整理、分类标准，确保归档范围内的所有文件，包括党政群类、医疗技术类、病史管理类、声像照片类、财务会计类档案资料，按照统一格式，传输至档案管理部门，档案管理人员按照要求鉴定后，储存至相应目录下，按照要求定期整理、清理，为使用者提供档案查阅、调用等服务。

2.2 完善档案信息平台构建

在医院档案管理信息化建设过程中，应借鉴成功案例，引入适合城建档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，在现有自动化办公设施基础上，采购扫描仪、专用微机等设备，构建医院档案信息平台，实现档案收集、移交、整理、编目、著录、扫描、统计、查询等管理功能，全面提升档案管理水平。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具备数据编辑、管理功能，而高级用户能够看到所有档案信息，普通用户只能看到公共信息，完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改[4]。

2.3 打造高素质档案信息化管理队伍

档案管理工作政策性、原则性极强，管理人员必须具备极强的政治責任心，具备严格的政治纪律意识，对待工作认真负责，对待客户友善和蔼，主动为人们服务。同时，在医院档案管理信息化建设过程中，档案管理人员专业水平面临着全新的要求，为了让各个岗位上的工作人员，能够胜任电子档案管理工作，单位应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织档案管理人员参加业内培训及学会交流会，让其学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，突破城建档案信息化建设中遇到的人才瓶颈。

3 结语

医院运营管理活动中，所形成各类具有保存价值的原始记录资料，包括文字、图像、表格等，都属于医院档案范畴。档案具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，在医院医疗工作及行政管理中发挥着重要作用。在信息化时代背景下，医院办公实现自动化，档案管理也突破了传统管理模式，逐步实现信息化、自动化及数字化，医院应该适应环境变化，构建全新的信息化档案管理机制，培养优质档案信息化管理队伍，切实提升档案管理效率及质量。

参考文献

[1] 乔晖.试析新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].中国卫生标准管理，2020，11（16）：1-3.

[2] 潘泽.办公自动化环境下如何做好医院档案管理工作[J].中阿科技论坛（中英阿文），2020，（03）：38-39.

[3] 赵秋月.办公自动化环境下医疗机构档案管理的必要性分析[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（38）：188-189.

[4] 张晓燕.办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性[J].信息记录材料，2019，20（04）：175-176.