数字化背景下博物馆档案管理研究

摘 要：博物馆纸质档案的存储与管理面临着日益严峻的挑战，在大数据技术大力发展的今天，运用现代科学技术管理维护博物馆基本档案提上议事日程。本文从数字化博物馆档案的建设入手，分别论述档案管理方向、基本原则、质量控制与管理、资源整合与共享四个方面，为博物馆的发挥社会功能提供有力保障。

关键词： 数字化;博物馆;档案管理

博物馆档案是博物馆发展的大事记与真实缩影，是博物馆实现其教育功能的基本载体，是博物馆开展业务的铺路石，是时代的铭记，是公众了解历史的重要工具，更是再现博物馆发展历程的最原始资料。随着信息技术的迅速发展，博物馆现有纸质档案管理正面临着严峻的挑战，传统的手工操作，工作程序复杂，难免出现错误，并且存在管理意识淡薄、管理人员专业水平有待提高、管理方式传统落后等相关问题，在大数据发展的今天严重阻碍了档案管理系统的发展。为了顺应社会的发展，有效保护原纸质档案，避免长期翻阅造成字迹模糊、破损等问题。将原本庞大的实体资料变成信息控制的自由交互，实现从根本上保护原件，节省储存空间，提升博物馆档案管理水平。

一、数字化背景下档案管理的方向

《国家档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出“全面推进档案资源存量数字化”2020年实现“全国省级、地市级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例，分别达到30-60%、40-75%和25-50%”的发展目标。早在2001年国家发布《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》，要求以信息网络技术、数字化采集，建立动态管理系统，迎接知识经济实现电子化信息管理。办法中要求加大资金投入，完善硬件设施、建立规范的数字化管理模式。以实物档案为底本，确保记录信息真实完整可读。充分开发计算机著录贮存功能、提高时效检索速度及加工时间、全面准确地完成档案机读及调阅。建立档案网络查询搭建有效管理平台，与时俱进，创新档案数字化管理工作、定期合理检查反馈、提高服务效率。提升管理人员增强档案管理意识及专业素质建立责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，保证电子档案的法律效力及安全。

二、数字化背景下档案管理的基本原则

“数字、网络技术”飞速发展，可以用“蕴含丰富、深邃复杂”的新特征呈现。具体有数字化的生存方式、网络化的发展空间、信息化的社会背景等三个方面。档案工作的内部环境也发生日新月异的变迁，可以用“高居在上、包罗万象”。呈现出档案信息数字化、档案管理网络化、档案管理信息化。面对新管理技术、方法、体制、原则、理念等方面的全新变革。时代需要审视原有基本原则，赋予档案工作新内涵、新要求以及新特征。由此我们得出以下三方面：“集中统一原则”、“完整安全原则”、“便于利用原则”。

（一）集中统一原则。即文档管理的时代性转换——从纸质档案向电子档案管理转型，从物理管理的现有文档两段式管理时代到逻辑管理并存的一体化转换。从发展轨迹上延伸，我们不难发现文档一体化必将取代两段式发展。具体细化包括：一是传统的物理收集。通过介质集中保存档案文本原件。具体操作要求从集中式管理到分布式管理再到兼而有之的管理方法。二是仅有逻辑上的集中管理。理顺管理体制，建立具有馆藏特色的成熟文档管理一体化理论。三是物理、逻辑结合意义上的集中，集中方式兼而有之。要求建立必要的政策法规保障体系、顺应时代发展的要求、改变具体工作方式和内容、“集中统一”管理、根据内涵变化完善组织机构。

（二）完整安全原则。包括档案的实体安全和档案的信息安全两个方面。由于电子文档的提交生成复杂，网络传输问题不易控制需要对档案全程保护。因此，档案的真实性、安全性问题贯穿其整个生命周期始终成为管理的难点。维护电子档案的完整、做好确认与收集、鉴定与归档、整理与著录等工作，以保证归档的实体完整与电子档案信息安全。

（三）便于利用原则。即随着档案信息化建设的不断深入、数字化是本质、网络化是发展、信息化是目标。具体要求信息需求主体多元化、信息服务内容扩大化、信息服务方式虚拟化，呈现出档案利用服务工作新特点。要求档案管理人员加强电子档案信息资源建设、优化资源利用服务、做好档案利用统计、加强档案利用管理、制定档案利用法规。

三、数字化背景下档案管理的质量控制与管理

数字背景下档案管理的质量优劣，主要通过数字图像的清晰度、色彩、大小与完整性四个方面体现。数字图像清晰度，指影像上各细部影纹及其边界的表现程度。通过控制既有联系又有特点的亮度与对比度、相互交错对图像进行整理调节。亮度作用于数字图像的所有像素点，图像整体被提亮。对比度作用于图像中最亮的白色与最暗的黑色之间的差异程度。设置合适的扫描分辨率、亮度和对比度参数，才能达到最优的清晰度，从而提高档案数字图像的质量。色彩，在图像输入过程中应该确保同一批次数字图像的尺寸大小与文件大小及背景信息与实体内容的完整性。主要表现在对所使用的扫描仪型号、扫描仪参数的详细记录。避免在传输过程中出现内容“丢失”、内容“污染”以及内容“畸变”。

四、数字化背景下档案信息资源的整合与共享

档案信息资源的整合即基于现有档案配置与管理，强化档案信息资源的动态性、可控性、可获知性与社会其它信息资源的融合集成性。通过网络建立统一的信息交换与共享平台，以“统一领导，分级管理”体制为前提，以网络技术、通信技术、信息技术、多媒体技术等现代化技术为手段，对分散异构的档案信息资源进行优化整合。具体内容包括实体、信息、技术标准、系统、人才结构的整合。以计算机、网络及信息技术的成熟为技术基础。以资源结构优化、系统功能完善、人才保障、信息资源等四个部分为主要目标。以标准统一规范、信息内容秩序化、全面系统功能完善、易学易用为原则。以檔案数字化开展的深入为工作基础，以电子政务的实现和法律法规的不断完善为政策基础，以人才配备的日愈合理为人员基础。以社会信息共享程度的提高，为社会环境基础。从档案前端控制着手，做好前期文件制发质量关。做好公文与档案工作的衔接。学习相关专业知识，建立健全档案管理制度，以便更好地整合博物馆档案，适时融入档案行政机构的管理，健全文书处理及归档制度。在现实的工作中与软件公司联合研制适用于文博单位的档案管理信息系统。

从全面性考虑，整合是基础，共享是目标。档案信息资源整合与共享是现阶段档案信息化建设的后续工作内容和最终目标。首先有效整合馆藏档案信息，将可用于网络存储的档案信息进行整理。其次，运用网络技术传递档案信息，同时要加强科学管理及统筹规划。最后，实现档案信息的社会共享。

随着我国信息化大数据进程的加快，人们接触信息的方式越来越依赖于计算机网络。而档案信息作为社会信息的重要资源，具有重大的社会价值。利用便捷的计算机信息系统，电子档案系统可以使档案管理工作规范化、智能化以及正规化。准确无误的档案管理可以迅速检索、查找、修改、备份、阅读以及归档，这大大提高了工作效率和效能。同时，电子信息技术的纠错功能强大可以提供简便的勘误、查重，使档案信息错误最小化，维护国家以及个人信息的完整与安全。建立完善的数字档案管理系统对各单位的跨越式发展的具有重要的实践价值和意义。

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作者簡介：

尚思琪（1990.07—），男，汉族，陕西西安人，西安市鄠邑区兆伦钟官铸钱遗址博物馆，文博助理馆员，历史学，本科。