企业档案保密与档案信息化发展的融合实践

杨莉

在现阶段企业档案管理工作发展中，信息化水平越来越高，借助于信息化技术确实能够较好实现对于企业档案的优化管理，档案资料的管理便捷性以及准确性都得到了较好提升，降低了企业档案管理人员的工作压力。虽然企业档案信息化管理模式的应用确实表现出了明显优势，但是同样也对于传统工作产生了明显影响，尤其是对于企业档案保密工作的开展，传统的保密等级和模式很难适应于信息化管理模式，应该力求实现创新优化调整，促使企业档案保密工作能够和档案信息化发展相融合。

一、企业档案信息化管理发展概述

企业档案信息化是当前诸多企业档案管理工作优化发展的重要方向，其主要就是借助于各类先进信息化技术手段，实现对于档案管理工作的全过程改革，以求更好实现自动化网络管理。在企业档案信息化管理中，往往可以较好实现对于传统实体档案资料到电子化档案的转变，如此也就能够便于进行企业档案信息的收集、保存和管理，在后续分析应用中也具备明显优势，不容易出现档案严重混乱以及轻易受损问题。从现阶段企业档案管理信息化的发展中来看，其应该实现对于所有企业档案的电子化转变，这也是最为基本的信息化应用特点;在此基础上，针对企业档案资料的收集、存储以及传递、应用还需要实现一体化处理，以此实现整个企业档案管理流程的信息化转变，促使其可以表现出更强作用价值;最终促使企业档案管理能够具备信息化共享效果，可以为企业发展做出更大贡献。

对于企业档案信息化管理模式的推广和应用而言，其虽然管理更为便捷，档案信息资料的应用同样也更为高效，但是在具体应用中同样也存在着一些风险，可以说是“双刃剑”，可能因为某些方面管控不到位，进而影响到企业档案管理效果，还可能给企业发展带来较大损失。这种不良影响和风险威胁在档案信息泄露方面的表现较为突出，因为档案资料不再以实体档案方式存在，转变为电子化档案信息，进而也就和互联网产生密切关联，同样也很可能因为互联网的一些不安全应用表现，导致档案信息资料泄露或者是被损坏。在企业档案被窃取或者破坏的背景下，因为缺乏实体档案备份，进而就会酿成较大损失。

二、企业档案泄密问题

因为企业档案管理的信息化发展同样也带来了较为突出的风险威胁，档案资料的泄密可能性更高，影响因素同样众多，如此也就必然加大了企业档案保密难度。从企业信息化档案管理模式的应用中来看，相应档案信息和载体往往能够表现出可分离特点，这也就致使相关档案文件信息容易被修改和窃取，保密工作更加困难。对于企业档案管理中涉及到的一些涉密档案资料而言，其在保密方面的等级要求更高，一旦出现泄密问题，势必也就会影响到企业运营管理效果，很可能带来较为严重的经济损失。结合当前企业信息化档案管理流程来看，无论是在保存、流转或者是使用过程中，都存在着泄密可能性，这也就需要相关档案管理人员能够切实做好防范工作，以企业档案信息化管理为背景，优化保密机制。

从现阶段企业档案信息化管理过程进行分析，出现泄密问题的主要路径如下：首先，在企业档案资料收集以及流转过程中，因为档案管理系统的设计不合理，或者是相关人员的操作不规范，就可能导致一些关键档案资料信息出现传输错误，被传递到错误的对象设备上，引起档案泄密问题;其次，在企业档案电子化保存过程中，还存在利用电子存储设施进行拷贝的泄密路径，不仅仅是U盘的直接拷贝，往往还可能通过蓝牙或者是WLAN等路径进行档案资料窃取，致使泄密问题出现;再其次，在企业档案信息化管理中，因为受到网络黑客攻击或者是受到电脑病毒的威胁，也容易导致档案信息资料失密，出现被窃取问题。基于此，企业档案资料的保密控制应该关注于各个环节，从档案信息化管理的全过程入手进行严格监管，以更好保障档案资料的安全性。

三、企业档案保密工作和信息化管理的融合

1.树立档案保密新理念。企业档案信息化管理背景下切实做好保密工作需要先从理念入手，针对企业档案管理的相关人员进行必要培训，促使其能够清晰意识到档案保密的重要性，认识到档案保密应该作为自身工作的一个重要任务，避免因为自身工作失误影响到该方面工作效果。在企业档案保密理念的树立中，档案管理人员往往还需要对于档案信息化管理模式较为熟悉，清晰认识到档案信息化管理在无纸办公方面的特点，进而也就能够对于电子文档提高关注度，理清傳统纸质文档保密和电子文档保密的差异，树立新的档案保密意识。为了进一步提升企业档案管理人员的保密重视度，相应培训和教育活动必不可少，这也就需要结合《档案法》以及《保密法》等基本规范进行有效宣传，提高企业档案管理人员对于该项工作的关注度，意识到哪些行为可能存在违法风险，进而也就能够不断规范和约束自身行为，确保档案信息化管理下能够具备较强的保密效果。当然，针对企业自身档案管理工作制定的一些个性化管理规范以及制度同样也需要进行必要宣传和教育，要求档案管理人员能够贯彻落实到具体工作环节中，避免在任何环节出现较为严重的问题，确保自身能够做到谨言慎行，严格遵循各项要求，避免从自身方面出现档案信息泄露问题。

2.完善档案保密制度。企业档案信息化管理模式应用下做好档案保密工作，往往还需要依托完善可行的档案保密制度，促使相关制度能够对于档案管理人员形成良好约束，以此实现对于档案资料的保护。从档案保密制度的构建中来看，需要考虑到各方面具体要求和原则，尤其是对于当前企业档案信息化管理流程中涉及到的各个关键要点，以及现阶段存在的各个泄密路径，更是需要针对性设置相匹配的保密制度，以求形成较为理想的防控效果。结合企业自身在档案管理方面的特殊性，合理构建《电子档案安全保密制度》以及《电子档案的鉴定与销毁制度》等具体保密管理机制，以求更好实现对于企业档案资料的全方位管控，避免在档案信息化管理中出现较为严重的混乱问题。此外，针对档案信息化管理过程还需要构建完善的监督制度，要求档案管理过程都可以得到全方位监督控制，对于可能形成的一些隐患问题进行及时处理，避免产生较为严重的损失。同时，还需要形成恰当的追责机制，根据出现问题的责任人进行必要处罚，以进一步提高档案管理人员对于保密工作的关注度，确保自身具备较高警惕性。

3.规范档案管理流程。企业档案信息化管理模式的应用下做好档案保密工作，还需要考虑到各个环节中可能存在的明显泄密隐患，能够切实规范档案管理流程，确保档案资料得到更好保护。从企业档案信息化管理流程上来看，应该加大对于登记和审批工作的严格把关，对于档案资料的收集入库以及后续调用借阅，执行严格登记和审批程序，结合不同档案资料的保密登记，根据涉及人员的岗位职责，合理评估判断是否具备档案应用权限，同时要求做好登记工作，避免随意将保密档案交由他人查阅。在他人针对档案资料进行查阅和借用过程中，不仅要切实做好叮嘱，要求其按照保密规范要求使用档案资料，还需要加大过程监督管理，避免出现档案资料的外泄，尤其是一些保密等级较高的档案资料，应该避免随意传递给他人保存。在档案资料借阅人时间到期后，应该通过必要的手段关闭其继续使用的权限，并且能够同时提醒对方，做到档案资料使用全过程的规范化把关。

4.完善档案信息化管理系统。在企业档案信息化管理中，为了更好贯彻落实保密工作，往往还需要从具体档案信息化管理系统入手进行完善优化，避免因为技术层面的影响，导致档案资料出现泄密风险。基于此，针对企业档案信息化管理涉及到的各个软件以及硬件设备都需要进行优化控制，以更好实现对于档案资料的优化保存和应用管理。在企业档案信息化管理系统构建中，往往需要首先考虑到档案管理诉求，根据相关需求合理匹配相适应的系统架构，以满足档案资料保存和管理的基本要求。针对档案信息化管理系统还需要专门设置相匹配的安全保护机制，尤其是对于相关电子档案资料的阅读权限，需要结合企业各个不同岗位的实际状况予以恰当设置，要求只有符合岗位等级要求的人員才能够查阅相应档案资料，避免出现越权查阅档案资料的问题出现。针对档案资料的查阅以及下载也需要依托信息化管理系统进行优化管控，能够依托自动化生成的日志进行追溯和跟踪管理，以便及时了解可能出现档案资料泄露的原因，对于相关人员追责处理，更好确保档案资料的安全性。

四、结束语

企业档案信息化管理成为当前主要管理模式，在这一信息化管理背景下，企业档案保密工作面临着更高要求，难度同样也明显提升，这也就需要针对企业档案信息化管理进行全面把关，注重从理念、制度、流程以及系统等多个方面予以完善，确保档案资料安全。

（作者单位：天津华能杨柳青热电厂）