网络时代高校档案数字化建设的思考

岳文丽

【摘要】随着我国网络信息技术的高速发展，高校档案数字化建设是顺应时代潮流的重要举措，也是实现数字校园的重要内容之一。当前，在推进档案数字化建设中，各高校出现了一些亟待解决的问题，本研究针对问题，提出相应的对策。

【关键词】高校;档案;数字化

随着我国网络信息建设的高速发展，档案数字化建设已是大势所趋。在高校档案管理中，传统的纸质档案管理存在许多弊端，比如存取不方便、纸张易破损、原件易丢失等等，不能满足高等教育信息化的趋势，根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》要求，到2020年实现以信息化为核心的档案管理现代化。高校档案记录着学校各个阶段的发展历程，对传承和发扬学校精神起到了极大的作用，具有较高的保护价值，因此加强档案数字化建设势在必行。目前，在各地区各高校开展的档案数字化建设中，将数字化档案管理系统广泛应用到各高校的档案管理时出现了一些问题。因此本研究将对档案数字化现状进行分析，并针对出现的突出问题，提出相应的改进方法，以期为后续将要进行档案数字化建设的高校提供借鉴。

一、高校档案数字化建设的概念及意义

（一）概念。数字化，即利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。档案数字化，就是利用电子互联网信息技术与计算机系统，将传统纸质档案信息转换为数字信号或自主收集在生产、经营和管理过程中产生的电子文件信息，并对其进行管理的电子档案。

（二）意义。1.保护档案原件。在传统档案管理模式下，档案多数是以纸张为载体进行保存，有些年代久远的纸质档案在日光、蚊虫、温度、湿度等影响下，难免会出现纸质破损、发霉，字迹发黄、模糊不清、难以辨认的情况，若查阅这些纸质档案，就会造成二次伤害，使得珍贵的原始档案遭到损坏。数字化档案管理系统可以有效避免这一情况的发生，只需在电脑终端查阅电子档案即可。由于数字化档案管理系统具有真实性、有效性、原始性，因此电子档案内容与原始档案相一致，可以真实反映纸质档案原貌，内容清晰可见。对比传统的档案管理模式，数字化档案管理系统不需要每次调阅时翻看原件，大大降低了档案原件的使用频率、破损程度及老化速度，对档案原件形成长期有效的保护。2.减少人员对档案原件的使用时间。使用数字化档案管理系统可有效避免管档人员在每次调档时翻看目录、去档案库房寻找原件、频繁翻阅原始档案，有效节约时间，降低人力成本，延长原始档案的使用寿命，减少人工维护的次数。若需要对档案原件进行复印，数字化档案管理系统只需在电脑上执行打印操作即可，避免人力、物力的浪费，降低了管理成本。3.提升管理效率。随着电子互联网信息技术的高速发展，高校数字化档案管理系统也在不断升级。对比传统的档案管理方式，数字化档案管理系统对档案的收集、信息核实等工作通过引入互联网实现远程电子阅档，省去了人力出差、走訪、调研、询问的诸多不便，达到节约时间、提升管理效率的目的。通过电子扫描等方式，实现实物档案的电子化管理，提高档案管理工作效率，实现档案的无纸化管理。对高校教职工建立个人电子档案，可有效做到底数清晰、责任明确，减少人工管理造成的疏漏;对高校在校学生建立党建档案，是实现基层工作信息化的必然性，也是顺应互联网发展趋势，提升学生参与的有效举措。数字化管理系统可自动生成各种登记台账、档案目录、档案标签等，由此建立的电子文件也成为高校信息资源的重要内容。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化管理意识薄弱。目前，虽然国家和各省档案局、组织部一再强调档案工作的重要性，也将档案数字化建设纳入高校年度考核之中，但是由于档案本身的滞后性，长期以来高校对档案工作的重视程度远远低于教学、科研、就业等方面，由于从思想意识上对档案的重视不足，致使档案工作的推进非常缓慢。上级主管部门没有制定可量化的考核标准，也缺乏相应的监管机构督促，致使各高校的档案数字化建设水平参差不齐;各高校的校领导及中层干部由于对档案的宣传力度不够，导致教职工与学生对档案的重视度不够，缺乏档案数字化管理的意识。由于对档案数字化管理意识淡薄，各部门之间没有形成协调配合的机制，没有形成统一的管理标准，从而对档案数字化建设形成阻碍。

（二）互联网存在安全隐患。由于档案数字化建设是以互联网为基础进行的，在网络飞速发展的今天，高校档案的透明度也在不断增加，因此网络的安全性能也需要相应提高，高校档案资料一旦被别有用心的黑客盗取，将会造成无法估量的损失。当前我国档案数字化建设还在不断发展，对于数字化档案管理系统的网络安全防护也在不断升级，但还没有形成牢不可破的防护网，仍需要管档人员加强安全意识，做好网络防护和档案数据的备份。由于互联网信息技术的快速发展，许多数字化档案管理系统需要不断更新升级，所使用的硬件设备可能会相对滞后，对档案资源的安全也会造成一定的威胁。许多高校都是通过购买外部企业的软件进行档案数字化建设，没有自己的核心技术，一旦企业出现问题，会对数字化档案管理系统造成安全隐患。

（三）实现资源共享困难。当前，许多高校有自己的办公管理系统，有些部门还不止一个系统。以山西工程技术学院为例：在基层党组织都有全国党员管理信息系统和智慧党建系统，这两个系统都可以实现党员的党组织关系网上转接，前者侧重于发展党员的党建档案信息化，后者则是对基层党组织的各种活动进行信息化管理，两款软件侧重不同，但又有相通之处，系统之间无法兼容，不能实现资源共享。档案数字化管理系统也没有从全校角度出发，做好整体规划，不能与全国党员管理信息系统实现对接，不能实现OA系统的直接对接，这样很容易形成“信息孤岛”。各部门之间缺乏信息共享，无法实现信息同步，影响了档案资源的及时收集和归纳，对档案的整理、分类造成了一定的不便。许多高校的档案数字化建设还处于起步阶段，只是将纸质档案的信息转为电子档案，实现了学校内部的档案管理，并没有通过互联网与外界联系，档案数字化管理系统没有发挥更多更广的作用。

（四）管档专业人才匮乏。档案数字化建设是近几年开始的任务，相较之前的档案管理人员，管理档案数字化信息系统的人员，不仅要求具有责任心、耐心、相关档案专业知识，还要求对计算机、电子检索、程序设计、电脑维护等具有一定的知识储备。由于大多数高校的机构编制中，专职档案管理人员的编制数量极少，因此许多高校是兼职管档人员。专职管档人员面临着对网络信息技术、电子文档归类整理、建立档案数据库等更高的技术要求，而专职管档人员继续教育的途径较少，获取相关专业知识是一大重要难题;兼职管档人员有自己的本职工作，事务繁忙，对待档案管理工作精力不足，也缺乏档案管理专业知识的相关培训，对档案管理、档案数字化建设了解不够，这些都在一定程度上制约了高校档案数字化建设。

（五）资金不足。由于电子信息技术的飞度发展，高校档案数字化建设所需要的计算机、网络服务器、通信等硬件设备和软件都需要花费大量资金，而且这些设备也在日益更新，这就需要充足的资金用来保障档案数字化建设。与教学科研投入的资金相比较，差距较大：一方面，由于领导对档案数字化建设的意识不强，没有认识到档案数字化建设的重要性，认为档案数字化建设无法带来丰厚的回报，因此不会安排足够的资金去购买相应的软硬件设备;另一方面，因为部分高校资金有限，将大量资金投入档案数字化建设中可能会影响学校的正常运转。资金不足是大部分高校存在的普遍问题之一，难以在短时间内有效解决，因此制约了档案数字化建设的发展。

三、高校档案数字化建设的改进措施

（一）增強有关部门对高校档案数字化建设的思想认识。思想认识是其他一切问题的根源，只有从思想上强化档案数字化建设的重要性，才能在行动上得以体现。应加大档案数字化建设的宣传力度，通过各种各样的形式开展不同活动，例如专家讲座、视频讲学等，让高校管理层以及教职工都能加深档案数字化建设的认识，体会到档案数字化建设的重要性。档案数字化建设不仅使档案管理变得更加方便快捷，同时对教育发展起到了重要的见证作用，也对具有特殊价值的档案资源具有更新利用的作用。因为档案数字化建设需要各部门之间的协调配合，因此高校管理层应将档案数字化建设纳入年度考核之中，为档案管理创造良好的制度条件，积极支持档案数字化建设。各高校档案管理主管部门要加强对档案数字化建设的监督与指导，制定切实可行的考核标准，积极推进各高校档案数字化建设进程。

（二）实现高校档案数字化建设与各部门系统之间的资源共享。高校档案数字化建设应纳入数字校园建设中，从全校角度出发，使高校档案数字化建设与数字校园建设同步，加大高校档案数字化建设力度。档案数字化建设也要与校长办公室、教务处、学生处等相关部门积极沟通、协调配合，争取实现OA系统、教务系统、学生管理系统与档案数字化管理系统的有效连接，从而实现资源共享，提高档案收集与整理的工作效率。档案数字化建设与其他软件实现有效对接后，通过资源共享，可达到如下效果：一方面，使档案资源更加完整、真实、来源可靠;另一方面，通过授权可使教职工与学生通过网络更加快捷地查阅相关信息，省去传统管理模式下的人力资源管理，节约了时间，提高了管理效率。

（三）提升管档人员的能力素质。顺应互联网时代的发展，档案数字化建设是一项融合新技术、新概念、新知识，不断更新变化的复杂工程，因此各高校需要培养与之相对应的信息化高端人才。档案数字化建设对传统档案管理模式的管档人员是一种挑战，同时也是一种机遇。新模式下的管档人员不仅需要相关的档案知识，同时也需要掌握网络时代的信息技术、计算机技术、网络技术，能够灵活运用计算机进行各种档案管理业务，能够向教职工与学生提供最前沿的档案服务，都需要不断提升管档人员的能力素质。一方面，管档人员应该不断寻求继续教育的机会，通过进修提升个人的能力;另一方面，高校或省档案馆、教育厅等相关部门可以开展一些学术交流、专题讲座、档案培训班，让管档人员相互之间交流学习、共同提升，从而形成技术与业务相互加强、相互促进的复合型人才。同时由于档案自身所具有的特殊性，也应该加强对管档人员的职业道德教育，提升道德素质，爱岗敬业精神，不做任何有损国家利益的事情。

综上所述，随着互联网时代的迅速发展，信息化程度的日益提高，档案数字化建设已是高校数字校园必不可少的一部分，因此各高校应从思想上高度重视，制定积极有效的管理手段，完善相应的管理制度，加大对人才的重视和培养，投入充足的资金，持续稳健地推进高校档案数字化建设。

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