企业电子文件安全保障现状调查

薛蕾

【摘要】本文以陕西凌云电器集团有限公司为调查对象，对企业的电子文件使用情况进行实时分析，电子文件本身具有极强的共享性、多样性和复制性，做好电子文件的归档工作是企业创新管理模式、提高企业管理质量的关键。

【关键词】概念特点;归档范围;归档情况;安全保密情况

陕西凌云电器集团有限公司（国营第765厂）是我国专业研制和生产无线电导航设备的国防骨干企业，也是国防科工局确立的军工科研和生产能力双保留单位。为了加速信息传递，提高工作效率，降低办公费用，公司于2007年9月21日颁布司通字〔2007〕51号文件《关于推行无纸化办公的通知》，决定从2007年10月15日起开始推行无纸化办公，公司级下行公文、内部公文等都以电子邮件形式发送。企业日常办公从纸质文件到电子公文、电子信息、电子邮件等办公形式发生根本性的变化，大量电子文件随即应运而生，员工转变传统的办公观念。国家于2016年颁布《电子文件归档与电子档案管理规范》（代号：GB/T 18894-2016），其中明确规定电子文件的归档管理流程以及电子文件的存储载体和存储格式，对于企业规范电子文件的归档管理发挥了重要指导作用。本文针对电子文件的产生、范围、收集、安全保密等方面，谈一下电子文件在企业中的应用与安保现状。

一、电子文件的概念

新版的《电子文件归档与电子档案管理规范》规定，电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等信息化设备产生、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，以数码形式存储于光盘、硬盘、优盘等数字化载体。

二、电子文件的特点

与纸质文件相比较，电子文件利用信息化设备可以快速阅读、处理和传递，不再受时间和距离的影响，为现代化企业办公带来质的飞跃，创新了管理模式，提高了企业管理质量。

（一）形式多样，多种信息集成。电子文件形式多样、来源广泛，按存在形式可以将电子文件以文本文件（.TXT）、图形文件（.JPG）、表格文件（.XLS）、影像文件（.MP4）、多媒体文件（.FLV）等格式存在、处理和使用，可以把文字、照片、声像等运用多媒体技术把各种形式的信息加以有机的立体组合，使电子文件的文字、声音、图像同时存在，真实再现当时的活动情形，是一种全方位的记忆和再现，实现文件功能的革命性变化。

（二）使用简单，便于搜索。电子文件利用信息化设备实现智能查询，依据检索的内容，可以根据使用者的不同需求、不同条件、不同字段进行全方位检索，查询者可以方便快捷地检索出所需要的电子文件。尤其是在科研生產过程中产生大量的CAD设计文件，设计人员可直接通过软件轻松检索到所需的文件或图纸，大大节省时间，提高工作效率。

（三）存储量大，占用空间小，方便携带。电子文件依靠信息化设备而生存，存储于光盘、硬盘、U盘等数字化载体，可以在不同的储存介质中格式转换转移和转换。一张普普通通的光盘可以容纳巨大的信息量，这些高科技的存储介质材料存储容量大，最大程度增加了存储空间的利用率和电子文件的存储率。

（四）随着科学技术的发展，电子文件带来便捷性的同时，自身也有很多缺点和不足。1.易更改。电子文件因格式的不同，基本信息例如分类、归属、文件名、扩展名等信息存储在结构化的数据库中，真实的文件则以上传的方式保存在服务器的文件系统中，大部分文档以Word文件的形式保存，而平台以PDF格式展现给终端用户，这就存在一个格式转化问题。归档起来也会产生很多格式，有的格式修改起来极其便利，直接在原文的基础上就可以进行修改，这就难以保证文件的原始性和真实性。2.对存储设备和系统版本具有依赖性。针对各类资源信息具有结构化和非结构化的特点，采取不同的数据存储方法，利用结构化数据库技术存储具有共同特征的电子文档基本信息。利用数据库技术和文件管理技术搭建起涵盖常见的DOC、DOCX、MA3、FLX、JPG、RAR等多种非结构化数据格式文件的存储管理方法。电子文件必须完全依靠计算机硬件系统才具有生命力，电子文件的存储依靠系统软件，高版本的系统软件兼容性更强、适应性更广、耦合度更高。3.保存条件要求高。结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子文件的完整、真实、安全的基础上，应作仿写处理并留存备份;光盘要避免擦、划、触摸记录涂层;避免挤压;远离强热源、强磁场，并与有毒有害气体隔离;保存环境温度在15～27℃，相对湿度20～60%。

三、电子文件的归档范围

新版《规范》要求电子文件归档范围是反映单位职能活动、具有考查和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。企业管理中涉及元数据的范围很多，文书类、声像类、科技类、媒体类、各种专业类电子文件等，在本单位涉及的内容和涉及的部门如下表：

四、单位电子文件归档情况

经调查，企业的固定信息约占企业管理系统中总信息量的80%（每年公司办公室、产品设计所、工艺所、财务部、人力资源部、计量仪表处等单位的档案都是100%归档），其中电子信息约占固定信息的60%以上，整个企业管理系统的工作质量很大程度上取决于电子信息的收集和管理。每年都要形成公司公文、员工信息、技术文件、工艺文件、公司财务、测量设备信息等档案，为了科学规范管理这些档案，单位设有技标档案处，到目前为止，本单位持有档案类岗位资格证9人，档案类高级职称1人，中级职称7人，初级职称1人，负责所有的电子文件的收集、整理，编制案卷目录、卷内目录，并分类保存。

五、单位电子文件的安全保密情况

新版《规范》明确要求电子档案的提供、管理和使用应遵守国家相关保密管理规定，加强对电子文件安全保障方面的规范性要求。本单位在这方面加大管理力度，应用数字化、网络化的信息技术加快自身信息化建设的步伐。

（一）建立科学的安全保密管理制度。把日常电子文件的使用与安全保密措施相结合，从电子文件的产生、使用、传递、归档、销毁等方面都做出详细的规则制度。例如涉密电子文件和非涉密电子文件的邮件发送渠道就不同，邮件的密级和发送电子文件的密级要保持一致，涉密电子文件的发送要严格经过审批，密级不一致就无法发送，从源头避免扩大涉密电子文件的知悉范围。

（二）采用专业档案管理系统软件。单位内部职能部门较多，产生的电子文件种类繁多，不同格式的电子文件其解读的软件或程序也不相同。比如财务部、人力资源部使用的是金蝶软件;计量处、机动能源处使用的是云光设备管理软件;工艺所、设计所、技标档案处使用的是Ptc公司Windchill软件。所有的软件都设有专人负责，定期安全检查与系统维护，让其处于安全保密状态之中，随时发挥其应有的效能。

（三）人员专业水平提升。专业知识培训是人员专业培训中不可缺少的重要组成部分。对档案管理人员，应进行专业技术的更新和补充，学习新方法，掌握新技能;对档案使用人，应加强档案基础知识培训，熟悉档案的使用和保护;对于领导人员，除了熟悉档案专业技术知识外，还应掌握档案管理技能。企业要形成一套系统稳定的培训方案，加强对员工未来所需知识、技能及素质的培养，使企业能够在未来发展中保持竞争优势。

综上所述，企业的电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，为了保证企业的飞速发展，必须做好电子档案的管理工作，使电子档案管理工作贯穿于企业设计研发、人员管理、设备管理等过程，有效服务于企业。企业应根据实际情况，部门与部门之间相互协同，从电子档案管理现状与存在问题的角度出发，改善电子档案管理水平。只有这样，才能充分发挥电子档案信息资源的作用，更好地为企业建设服务。