财务共享模式下的高校科研管理改进研究

曲京山 张晶 李玉松

【摘 要】 随着经济的发展，社会对财务管理模式创新的需求日益扩大，财务共享服务理念应运而生并受到业界广泛关注。科研管理作为高校的重要职能，仍面临工作效率低、处理流程烦琐等问题，难以顺应高校信息化改革的趋势。首先探究高校科研部门的财务管理现状，深入剖析其存在的问题;其次结合财务共享模式对立项管理、预算管理、费用报销和经费结余四个关键模块进行业务流程改造;最后阐述财务共享模式下科研管理改革的保障措施，从制度、技术、人才三个方面提出具体建议。文章丰富了高校改革与财务共享领域的文献，对我国高校科研财务管理改革具有一定的借鉴意义。

【关键词】 高校财务; 财务共享服务中心; 业务流程; 财务管理

【中图分类号】 G647  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2020）20-0087-06

一、引言

近年来，随着经济社会的高速发展，国家对教育事业给予大力支持，高等学校的办学规模和资金实力呈不断上升的趋势，业务事项的处理难度不断增加，传统财务管理模式已经难以满足业务增加的需要。同时，自《国家中长期教育改革与发展规划纲要（2010—2020年）》实施以来，政府对高校的财务管理要求日益严格，传统的财务管理模式不再适应新形势下科技创新和人才培养的要求，甚至在一定程度上阻碍了高校发展。高校财务管理作为内部管理的重要部分，其水平高低关系到高校的生存和发展。在这样的背景下，高校提高财务管理水平已经刻不容缓，而科研管理作为高校社会功能的重要环节，与财务管理的关系密不可分。

因而，高校需要进行科研管理改革，并结合信息化手段建立财务共享服务平台，逐步实现科研管理的数字化、规范化和智能化，达到提升高校财务管理水平的目的。本文依托财务共享服务中心的理念，对高校科研管理的立项管理、预算管理、费用报销和经费结余等关键流程进行应用探讨。从理论层面来看，本文以期补充高校科研管理改革的研究思路，试图为高校科研财务共享模式的构建研究提供一定的理论借鉴;从现实层面而言，高校科研管理引入财务共享服务中心模式，对提高科研和财务工作效率、信息共享化水平、信息质量等内容具有重要意义。

二、高校科研管理的现状分析

国家在《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》中针对高校科研提出了放管结合和优化服务的要求[1]，目前很多高校的财务管理工作已借助校园信息管理系统来处理电子报销、信息查询、学费缴纳等业务[2]，但科研管理仍未达到智能化和信息化水平。高校科研管理总体效率低下、流程烦琐，科研管理的财务共享服务中心模式改革已经成为必然。从立项管理、预算管理、费用报销和经费结余四个流程具体来看，高校传统科研财务管理存在以下问题：

（一）立项管理方面

在传统科研立项过程中，项目负责人需要将申报材料交由院科研办，再由科研办秘书交至科研管理部门，通过审批之后予以立项。项目负责人负责课题的制定和申报;院科研办负责课题的初次筛选和信息传达;科研管理部门负责项目审核和合同制定。这一过程程序烦琐、耗费时间，科研管理部门、院科研办和项目负责人之间缺乏整体性导致信息不对称，项目负责人浪费大量时间进行跨部门沟通，多处审批也影响课题开展进度，从而降低科研立项流程效率。此外，科研立项与财务管理割裂，在审核中往往依据职称、人脉关系等方面，忽视资金使用效率、资金用途等内容，不利于营造良好的科研氛围。

（二）预算管理方面

高校传统的预算过程包括预算编制、预算调整及预算清理三个阶段。首先，高校根據往年财务数据等信息提出预算计划和编制预算表;其次，高校针对实施效果和整体发展计划进行预算调整;最后，在预算年度结束后，财务人员进行财务数据分析并处理剩余账款。但这种预算管理模式难以适应信息化发展的时代，依据历史数据编制的预算与实际脱节，而且由于调整预算的程序烦琐，很难对预算标准进行及时修改，降低了经费的使用效率。同时，在预算执行过程中，由于缺乏有效监督机制和科学的预算标准，预算要求不统一，职责权限不明确，项目负责人没有严格按照预算表进行执行，随意调动项目内部各板块的预算资金，导致后期预算清查困难重重，增加财务工作的复杂度，也不利于后续科研项目的顺利开展。

（三）费用报销方面

在大数据时代，高校针对科研财务报销流程和体系进行优化升级。在这种情况下，财务人员需要不断学习新规程，但由于不熟悉新的业务要求降低了业务处理和经费报销的效率。项目负责人由于信息不对称难以及时了解流程内容，存在审核材料不全、票据不规范、发票过期等问题，耗费大量时间，进而影响新规程的推行效果。目前，高校科研财务报销仍需要项目负责人前往财务处的多个部门进行审批签字，这增加了报销流程的审批难度，降低报销程序的运行效率。此外，高校财务报销流程缺乏系统培训和指导，尤其是学生在初次进行科研报销时，不了解整体流程，费用报销材料准备不充分[3]，审批过程更是困难重重，这种情况会打击学生的科研热情。

（四）经费结余方面

高校科研经费管理仍然存在“结题不结账”的现象，这不仅影响财务部门的会计核算，还对科研经费科学合理的使用产生不利影响。具体原因如下：一是高校对科研经费审核缺乏有效的监督体制，项目负责人不能合理使用科研经费，甚至出现公款私用、结题时集中花钱、开具假发票等现象;二是科研管理部门和财务管理部门职权分开，科研部门只关注科研项目内容的规范性，财务部门只关注经费事项，两部门信息沟通不畅导致科研经费难以科学利用;三是结项时科研经费考核过程缓慢且烦琐，很难达到专项资金逐项及时可查的运作要求，导致科研经费用途和结项时间无章可循。

从上述四个流程存在的问题可以发现，高校的科研财务管理难以适应新时代的发展要求。综观科研经费管理的整体情况，仍然存在三个问题：第一，高校财务和科研管理部门的岗位重复设置，机构庞大，运营成本高，难以实现资源整合和信息快速传递，不利于学校科研管理工作的顺利开展;第二，财务人员和科研管理人员的职业技能不高，在互联网快速发展的今天，传统简单重复的操作流程已经不能满足实际需要，人员存在知识结构过时、专业不对口、计算机软件操作不熟练、业务创新能力不足等问题，人员办事效率低直接阻碍了科研正常流程;第三，科研管理部门和财务部门缺乏及时沟通，高校科研财务管理应是科研与财务结合，即“业财融合”过程，但大多数高校两部门处于割裂状态，缺失信息共享机制，产生信息不对称等问题。

三、引入财务共享模式的必要性

（一）科研环境的驱动

自2002年提出科技强国战略以来，我国不断加大对高校科研经费的投入。如图1所示，在2013—2018年期间我国高校科研经费投入金额逐渐增加（由2013年的856.7亿元上升到2018年的1 457.9亿元），增长率也呈波动上升趋势，表明国家始终重视高校科研活动并给予资金和政策支持。相比科研外部环境呈现整体良好态势，高校内部的科研环境仍存在很多不足：一方面是高校科研制度缺乏科学性和规范性。高校内部科研属于复杂烦琐的工程，各个环节都会影响科研成果和科研进度，因而高校需要建立完善合理的科研管理体制。但很多高校的制度仍存在缺陷，比如预算考核缺乏统一标准、科研合作说明尚未完善、科研奖励机制不健全等问题，这往往会影响科研人员的积极性，进而不利于科研成果转化。另一方面是内部科研环境仍基于校园网的财务软件开展，信息共享化程度较低，财务和科研人员的日常工作以数据信息录入为主，业务内容不交叉，业务流程不顺畅，数据分析时效性较差，难以满足高校科研财务管理及时、准确、科学等要求。高校外部科研环境面临大数据、智能化和云计算等信息共享技术的驱动，内部科研环境面临体制改革、人员技能提升等方面的转型需求，推动高校科研财务管理由传统核算型向财务共享型转变。

（二）财务共享模式的支持

最早的财务共享服务中心（Financial Sharing Service Center，FSSC）是摩托罗拉公司在天津设立的“亚洲财务结算中心”，随后超过500多家企业相继设立财务共享服务中心。它的优势是提升服务效率、财务管理水平和会计信息质量，通过内外资源整合，对资源进行科学有效分配，避免出现传统分散处理模式下资源浪费的现象。财务共享服务中心的模式在我国企业中发展迅速，这种模式同样可以应用到高校中，特别是应对当前高校跨地区办学、异地办学的情况。从部分高校财务共享服务中心的应用现状来看，在财务共享平台建设初期，高校各个部门信息系统多为独立开发应用，各个信息系统间缺乏连接，无法进行直接的信息共享。同时，由于管理不规范、制度不健全、缺乏专业维护人员，模式运行存在网络信息安全问题。但随着模式不断优化升级，财务共享中心模式会使财务管理和科研工作更加有效，信息沟通更加通畅，对高校资源整合、资金合理分配及人员结构优化产生重要影響。

四、高校科研管理的财务共享模型构建

近年来，科学技术不断发展，高校的科技信息化水平随之提升。高校需要利用信息化资源，充分发挥其社会功能。高校科研财务共享中心的设计首先要了解其系统划分和明确各个部门的职责权限，具体内容如图2所示;其次，各个部门需要结合科研管理的具体流程进行梳理，确定平台的具体业务功能;最后，应该注意系统平台间的密切配合，并开通系统查询平台，例如提供短信提醒进度的业务，确保网络运行顺畅。针对高校科研经费管理中存在立项效率低、预算审核慢、费用报销难、项目结余混乱等问题，将尝试对科研管理中立项管理、预算管理、费用报销、经费结余四个关键流程进行财务共享模型搭建。

（一）立项管理

高校科研管理应根据《政府会计准则》的要求实行合同管理模式，与项目管理相比，合同管理能有效控制随意开支的行为，更加符合资产管理要求和高校财经制度规定。高校强化合同管理，有利于优化政府会计制度改革下的科研资金管理[4]。在此基础上，明确权责主体和立项要求，进一步规范科研立项流程。图3为财务共享模式下立项管理流程图，具体说明如下：首先，科研管理部门在立项管理系统中发布科研立项信息，学院科研办向学生或教师传达相关信息;其次，学生或教师登录系统查看立项内容与要求，决定参加立项申请的项目负责人在平台上选择立项模块和填写课题内容，通过影像管理系统上传至科研管理部门;最后，科研管理部门在立项管理系统上针对科研大类、合同号、项目名称、项目成员、合同金额等信息进行线上审批，通过线上审核后，项目责任人及其团队正式开展科研工作。科研立项与财务共享模式的结合可以减少项目审核的繁杂流程，有效实现信息的实时共享，减少人力投入，提高立项管理的效率。此外，为保证整体流程顺利进行，要对财务共享平台进行标准化改革：第一，对照项目信息，管理员需要提前设置部门编码、项目类别表、合同模板[1]等;第二，逐步完善项目信息，针对实施中出现的问题进一步解决，提供补充方案;第三，提供平台的实时维护，平台综合网络、科研、财务等多种信息，因而需要复合型人才进行专业维护，同时也需要各部门的密切配合和沟通;第四，规范财务系统的各项设置，预先设定课题立项的编码方案、会计分录、项目类别等内容，制定标准化的会计智能凭证。

（二）预算管理

高校科研管理在引入财务共享服务中心后，应率先进行科研管理经费的预算编制工作。为建立全面、科学、完整的会计成本核算体系，具体准备工作如下：一是要根据不同的经费来源对项目进行分类管理，并由此设置不同的预算模板[1]。项目负责人在进行项目类别选择后会自动显示该类的预算表供其填写。二是将间接成本进行折算分析计入项目预算中，编制一套间接成本计算方案，明确各个间接费用的折算系数和经费代码。三是设置财务风险部门进行风险预算评估，该部门人员需要熟悉财务、科研与计算机等业务，及时审核预算经费分配的合理性与科学性。项目执行过程中，项目负责人在平台进入预算填写界面，填写资料费、数据采集费、劳务费、设备费、会议费、差旅费等项目明细表并提交，预算申请需要经过科研管理部门审核同意，财务部门复核通过后执行，若审核被拒将自动退回并以短信或邮件形式提示负责人修改。然后，财务部门在财务核算系统上生成项目信息图和项目账户等相关内容，交由学院科研办进行传达，并在影像管理系统上同步更新。项目负责人收到审批通过信息后在系统上回填项目账户和信息表。具体操作过程如图4所示。该业务流程的关键是应用影像管理系统，借助扫描仪器将纸质的预算表转为电子版并录入系统，电子信息图的形式更加规范，减少以往财务人员逐一核对信息的时间，提高科研申报预算模块的运作效率。

（三）人才保障

财务共享服务中心细化传统财务工作，对财务人员的财务核算、资金审核、风险监测、业绩考核等专业技能要求提升，同时还要求财务人员和科研人员应该具备互联网知识和财务信息化处理能力。因此，高校应该针对人才保障做到以下三点：一是培养和引进复合型人才，传统的重复性财务工作已经不能满足信息化高校发展的需求，高校需要培养一批具备财务专业知识和信息系统操作能力的人才，用于处理复杂和动态的科研财务工作，同时也为高校日常运营和未来发展决策提供人才储备;二是高校应该制定一套科学全面的人才考核方案，不能仅依靠资历和职称制定工资标准，而要建立一个将薪酬、技能、岗位、职级等内容结合的高校财务人员的独特晋升通道，激励财务人员不断学习专业技能，提高业务处理能力，降低财务工作风险;三是高校应对科研人员和财务人员进行定期培训，特别是增加互联网知识和操作技能方面的培训，并在培训后及时进行能力考核，确保培训效果。

六、结语

本文构建的财务共享平台将高校财务部门和科研部门结合、财务信息与业务内容相融合，将高校师生在立项管理、预算管理、费用报销、经费结余中所涉及的财务信息在统一的财务共享平台上进行处理。同时，达到科研与财务共享信息的及时整合，满足高校科研财务管理的需求，真正服务于科研管理活动，有利于实现跨地区分校信息系统的有效整合，为高校现代化信息化校园建设提供技术支持。另外，本文的构建研究偏向理论研究，具体实践效果有待检验。

未来财务共享服务中心在高校的应用会更加广泛，因而在后续研究中需要结合高校财务共享服务中心的应用实例进行不断探索及改进，促进高校财务共享模式更加完善。在应用层面，财务共享服务中心将会与更多常规业务融合，充分发挥整合信息、绩效考评、风险防控、信息预测等方面的作用，帮助高校领导制定科学的目标和战略决策。同时，高校财务管理将借助互联网信息技术的开放性，实现跨领域、跨地区的合作，改变高校以往单一、烦琐的财务运作模式，利用人工智能和大数据等新技术，使财务管理流程更加智能化。

【参考文献】

[1] 郭菲.高校科研财务一体化管理模式研究[J].会计之友，2020（1）：99-102.

[2] 江小琴.高校財务管理信息化服务平台构建研究[J].会计之友，2017（24）：94-96.

[3] 孙克雨，张雪梅.财务共享理论下高校科研经费报销模型构建[J].商业会计，2019（17）：36-41.

[4] 姚俊生，袁仁淼.“放管服”背景下高校科研经费管理流程优化研究[J].会计之友，2019（8）：139-146.

[5] 王玲玲，刘培芳，解燕平.系统构建高校科研平台开放共享管理体系[J].实验技术与管理，2020，37（3）：239-241，258.

[6] 王海妮.高校科研经费内部控制管理绩效评价研究[J].会计之友，2020（1）：93-98.