浅谈高校二级学院教学档案的管理与开发利用

[摘 要] 教学档案是衡量教学水平和教学管理质量的重要标志，是高校各类教学评估或认证指标体系的重要凭证。高校二级学院在教学档案管理意识、管理制度、管理队伍、开发利用上，仍存在一些不足之处。针对这些问题提出改进意见，旨在提升二级学院教学档案的管理质量和开发利用水平。

[关键词] 高校二级学院;教学档案;管理

[基金项目] 2016年度宁德师范学院校级科研项目“系级教学档案及其数字管理体系构建”（2016Q31）

[作者简介] 周银珠（1986—），女，福建宁德人，硕士，宁德师范学院生命科学学院助理研究员，主要从事高校教学管理工作。

[中图分类号] G472.4    [文献标识码] A    [文章编号] 1674-9324（2020）37-0021-02    [收稿日期] 2020-04-02

引言：教学档案是指在教学活动、教学管理、教学改革与研究中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的总和[1]。教学档案是教学运行、管理和建设的客观记录，真实地反映了二级学院教学的发展轨迹，是衡量教学水平和教学管理质量的重要标志;也是教育部普通高等学校本科教学工作评估、学位点授权评估、中华工程教育学会（IEET）认证、师范类专业认证等各类评估认证的重要凭证;管理好教学档案还有助于二级学院从以往的教学工作中发现问题，总结经验，有针对性地进行教学监控和改革，促进二级学院的教学和发展。高校实行二级管理后，教学档案的管理重心放到了二级学院，教学档案涉及环节多，来源分散，种类繁杂，因此二级学院必须重视教学档案建设，实行规范化管理，同时创新管理模式，促进教学档案的开发利用。

一、二级学院教学档案管理现状及存在问题

（一）缺乏管理意识

随着参与的评估、认证的增加，二级学院对教学档案的认识、利用在与日俱增。但从实际状况来看，从学院领导到教职员工普遍把教学工作放在第一位，忽略了日常工作中教学档案的收集整理，档案意识薄弱，规范管理教学档案的概念很模糊，学院没有专门教学档案室或建设不全，日常教学工作产生的教学档案没能及时正确地进行保存、收集，部分教学原始材料长时间分散在一线教师、各专业教研室、相关科室办公室中。此外，伴随数字化校园的建设，大量的电子形式教学档案，单个随机地散存于办公室或教师个人的电脑中，很容易随着时间、人员调动而导致资料丢失或不全。

（二）缺失管理制度

《高等学校档案管理办法》规定教学类档案按《高等学校教学文件材料归档范围》[（87）教办字016号]的相关规定执行，而《高等学校教学文件材料归档范围》中某些小类存在着指代不明、相对比较笼统、没有明确规定到具体名称等现象[2]。部分二级学院是通过教学评估或认证来集中整理档案资料，在实际管理中，对教学档案的重要性、档案管理人员的职责没有明确的规定，同时对教学档案管理工作怎样开展，如何积累与收集，如何规范化分类与保存，如何管理与使用等缺乏相应的制度做指导和保障。

（三）缺乏专业管理人员

受人员编制所限，二级学院大多没有配备专职的教学档案管理人员，教学档案管理工作多由学院教学秘书兼任，教学档案管理人员很少属于档案学或文秘专业，缺乏档案管理的培训，队伍不稳定，业务水平低，加之本职工作任务繁重，工作比较被动，从而严重地影响了教学档案收集与管理质量。

（四）开发利用不足

教学档案真实客观地反映了教学情况，是以往教学和管理工作的重要凭证，它有助于了解二级学院的历史，是二级学院教学工作及各项决策的重要参考。目前多数二级学院仅将教学档案作为一种资料保存，除教学评估外，仅为学生就业、留学，教师职称晋升等提供凭证，教学档案开发处于原始状态，利用率很低;且档案查找、数据检索主要靠人工进行，费时费力，教学档案管理和开发利用数字化建设意识淡薄。

二、二级学院教学档案管理的规范化措施

（一）强化档案意识，配齐设备及管理人员

为了确保二级学院教学档案管理工作有效开展，首要的就是强化全体教职员工档案意识，提升管理能力，在全体教师和工作人员中开展档案业务的学习、培训和交流活动，加强理论水平和实践能力。此外，建议学院加大经费投入，依据相关档案管理要求，如档案室要防止日光直射，温度保持在14℃—24℃，湿度保持在45%RH—60%RH之间等[3]，配齐设施设備，成立专门教学档案室;尽可能配备专职教学档案管理人员，负责教学档案的收集、整理及管理工作，并多渠道提升教学档案管理人员的专业素养。

（二）加强制度建设，实施规范化管理

二级学院需要结合自身实际情况，建立教学档案管理制度，使教学档案管理工作有章可循。建立二级学院教学档案的实体分类，科学地对教学档案进行分类管理、立卷归档;建立教学档案管理办法，明确责任分工，建立健全二级学院教学档案管理工作的长效机制。

1.教学档案实体分类。确定二级学院教学档案范围，建立教学档案分类目录是二级学院教学档案制度建设的第一步。可通过简单易懂、指向明确的词汇建立教学档案分类目录，对教学档案进行的标签化、规范化管理，以宁德师范学院为例，采用三级分类编目，分类编号采用四层隶属编号法，并划分不同的保存时间。

一级类目为基本框架，用三个简称字母表示，可分为师资队伍建设（JXT）、专业建设（JXS）、课程建设（JXC）、教材建设和选用（JXM）、实践教学（JXP）、图书资料建设（JXB）、教学管理（JXA）、教学评价和质量监控（JXE）、教学研究与教学改革（JXR）、学风建设（JXL）;第二级、三级类目可结合学院及专业特点依次展开设置，用两位阿拉伯数字标识;并用1位阿拉伯数字标识盒号。例如，某一教学档案盒编号为JXA0102-3，其中“JXA”为一级类目代号（如教学管理），“01”为二级类目流水号（如教学运行管理），“02”为三级类目流水号（如授课计划），“3”为盒号流水号（范围为1-N）。

教学档案的保存期限按档案材料的利用价值来界定，分为永久保存和定期保存，定期保存分为长期和短期。有长期利用价值的如学院发展建设、师生名册、学生成绩、学位授予等应永久保存;在一定时期内有利用价值的如学院重大实践成果、人才培养等应长期保存;在现阶段内具有利用价值的如试卷、实习实训报告、课程表等作短期保存。

2.教学档案的收集、整理及规范化管理。为防止档案资料的流失，保证教学档案的完整、有效，二级学院要将教学档案建设列入教学日常管理工作中，教学档案的收集、整理做到“三纳入”，即纳入教师、工作人员的职责范围，纳入学院的规划和计划，纳入管理制度;教学档案的管理实行“四同步”，即开展教学安排、检查、分析及验收相关工作时同步开展安排、检查、分析及验收教学档案工作[4];并建立管理人员的考核评价制度和激励机制。

3.加快信息化进程，加强教学档案的开发利用。教学档案工作的目的是开发、利用档案，以便更好地服务于师生员工，服务于教学活动和人才培养。随着网络和信息技术的快速发展，高校的教育和管理技术也随之不断提升和创新，这就要求二级学院不断创新教学档案管理模式，重视数字化教学档案的收集，建立教学档案数据库，引入教学档案管理系统，实现教学档案的电子化、网络化管理，且可与学校其他教学信息管理系统对接，实现校内多种信息资源共建共享，进一步提升教学档案的检索和有效利用[5]。

教學档案在提升高校二级学院管理水平、教学质量中有着不可或缺的重要作用，是二级学院建设的重要内容。二级学院应不断创新教学档案管理理念，引进先进管理模式，采取各种措施，提高教学档案的管理水平和利用价值。

参考文献

[1]刘蕊，等.关于教学档案规范化管理的探索[J].榆林学院学报，2012（4）：79-80.

[2]李斌兵.高校二级教学单位教学档案管理探讨[J].大学教育，2018（8）：192-194.

[3]王雅新.高校二级学院电子与纸质教学档案管理规范化研究[J].中国管理信息化，2016（14）：166-167.

[4]荆振勤，贾树梅.论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策[J].晋中学院学报，2010（06）：118-120.

[5]徐春晓.高校二级学院教育教学档案管理模式分析与探索[J].教育文化，2018（31）：91-92.