企业信息化管理最优化途径分析

李佳

随着科技的不断进步，信息技术得以高速发展。企业为了顺应大数据时代趋势和市场要求，也在逐步朝向信息化管理转变。当前，我国大多数企业利用信息化、数字化、智能化管理已经成为较为普遍的手段，但在如何实现企业信息化最优化的管理，成为当下一个迫切需要解决的课题。基于此，本文首先对企业信息化管理进行了简要介绍，其次论证了企业信息化管理最优化的必要性;最后，对当前我国企业在利用信息化管理的基础上如何实现和企业资源各方面的最优化问题从构建一体化资源整合平台和在技术层面进行创新两个层面提出了优化建议。

一、引言

得益于信息技术的高速发展，大数据技术得到了广泛应用。更好地感知市场需求，收集市场数据并加以分析，并整理出最适合自身的发展方向已经成为企业发展的重要途径。但是企业的信息化管理并非一帆风顺，许多企业在息化管理上仍然沿用传统的管理办法，导致跟不上时代需求，影响企业效益;同时还有一些企业的信息化管理受主客观因素的影响实施起来困难重重。因此，如何实现企业对信息化进行最优管理，是本文论述的重点。

二、企业信息化管理简述

企业信息化管理，是指利用大数据系统以及计算机信息技术，对企业经营实现科学化的管理。管理的内容包括企业日常经营运作、信息资源控制、信息设备管理等。在电子信息技术高速发展的时代背景下，信息化就意味着高质量和高效率，是企业竞争力的核心。因此，如果企业想要获得长久的发展，必须依托大数据，实现向信息化的转变。

企业信息化管理的重要性主要体现在两个方面：首先，信息化管理是一种创新的管理模式，不同于依赖经验的传统管理模式，信息化管理更多的是利用科学技术和数据分析来进行决策。大数据的分析不掺杂人的主观意愿，更具有客观性和真实性。其次，大数据对于行业分析有着更为精准的认知，海量数据库包含的不仅仅是行业历史，还包含着行业未来的发展方向。实行企业信息化管理，是在行业风向有变时及时调整策略，及时转型升级，提升核心竞争力的重要手段。

三、企业信息化管理最优化的必要性

（一）企业信息化管理最优化能助力企业经营发展

企业信息化管理最优化，有助于企业在利用信息化管理的基础上如何实现和企业资源各方面的最优化的匹配，改变部分企业传统的技术开发管理模式和市场分析处理模式。企业信息化管理最优化能够为企业提供从产品生产到销售一系列流程的企业资源管理服务。企业信息化管理最优化有助于进一步控制生产成本，对比分析采购价格，合理分配企业员工，对企业的物流、资金流、信息流进行综合管理，使企业信息实现共享、实时查看，为管理者提供决策依据。

（二）企业信息化管理最优化能强化数据安全管理

当前我国企业在业务流程和生产经营活动重组和优化的基础上，企业利用计算机技术、网络技术和数据库技术进行集成化管理，实现企业内部、外部信息共享和信息资源的有效利用，以提高企业的经济效益和市场竞争能力已经成为普遍现象。但在日趋激烈的市场竞争中许多企业在信息化管理的进程中没有意识到，企业的信息化管理不仅仅包括信息的利用，也同样包括信息的保护。而当下我国大多数企业重视信息的利用，却不重视信息的保护，防范意识较低，导致许多有用的信息被窃取或流失，抑或有些信息缺乏完整性以至于难以对其加以利用。这种现象严重阻碍了企业的信息化管理道路。大部分企业在进行信息化管理时，都更注重信息资源的投入，却忽略了安全方面的风险和维护，虽然短时间内看上去并无大碍，但是一旦出现问题，将使企业蒙受巨大的经济损失。既然企业缺乏对信息安全的重视，那么也同样缺乏企业信息化管理最优化相关机制來抵御安全风险。

四、信息化管理最优化途径：一体化整合资源

（一）一体化整合资源的内涵

当前我国大部分企业都拥有自己的信息化管理系统，出现企业内部信息信息化管理效率低下很大原因在于企业没有对生产和运营的整个流程实施一体化管理，整合内外部资源。信息化管理的一体化要求企业整合采购管理、项目管理、客户关系管理、人力资源管理、财务管理等方面资源。

一是客户管理上应通过一体化管理平台实时连接客户和企业，整合客户信息管理、市场营销管理、销售团队管理和客户服务管理，让运营者能够关注客户的需求和商机的进展，提高签单率和工作效率;二是在项目管理中，企业应通过一体化管理实时地查看最新的项目计划、可交付成果的提交、资源、项目活动及状态等等，提高和保障项目信息的准确性与及时性同时;三是在采购管理上，应通过一体化管理实现全方面展示供应商概况、所提供产品与服务信息、相关沟通记录、行动、商机信息和交易信息等资料，根据实际的市场情况进行实时的调整，不会因为信息的滞留导致采购方面的失误和浪费。

（二）一体化资源整合工作思路

无论是管理文档、提交和审批表单，还是管理会议内容以及与上级和下级的实时沟通，只要使用了资源整合系统或工作流程，就有一个完整的实施流程和模板来最大限度地简化工作中的操作，提高工作效率，是工作的基本思路和基本原则，在此背景下已经有OA系统助力企业的管理效能提升，同时也真正感受到管理的高效性，因此在此背景下，借用技术提升管理效能也成为现实，此外，基于信息化技术提升工作效能的案例也非常多，如CRM、ERP、办公自动化等，通过企业的需求进行实时化调整，这样能实现低成本和简易化的工作拓展，但是这样来说不同的信息化管理软件，其必然会存在一定的工作穿插，如，在进行每一项信息化管理的时候，都需要以录入员工的基本信息为主导，这样就产生了一个工作矛盾，那就是实际的工作管理流程中，都有录入系统员工信息这样的工作交叉，如果出现员工离职等问题，那么就需要逐一订正。所以在信息化管理的时候，就要加强系统间的协同，优化工作流程，强调信息化管理的一体化和协同化。

五、信息化管理最优化途径：技术层面创新

（一）考勤管理最优化途径：人脸识别技术

企业信息化管理过程中可灵活将人脸识别技术应用于各类企业考勤管理场景，可以满足企业身份核验、人脸考勤、闸机通行等业务需求，为企业带来更高效、智能的办公和管理方式。具体而言，企业可针对自身所在行业的性质，将安全防范和智能化服务作为内部考勤管理核心，基于人像识别技术，大数据技术，将人像识别广泛应用于出入人员管控、员工考勤、门禁控制、就餐、访客管理、会议签到等应用场景，实现在大数据基础上的考勤管理最优化，同时有助于提升企业对移动办公、异地办公信息化管理水平，为企业提供优质、便捷、低成本考勤管理途径。

（二）业务管理最优化途径：报表邮件自动汇总技术

当前我国企业在具体业务开展过程中已经普遍积极使用电子邮件、电子报表等技术对企业生产经营信息、人力资源信息、财务状况等信息进行转递、交流和汇总。但在具体的业务管理中，通常由负责员工定期填好电子表格后，再将填好的电子表格用电子邮件发回总部，由总公司负责人填写汇总表对各分部的电子表格进行汇总，极大影响了办公效率。要实现大数据基础上的业务管理最优化，企业应积极应用报表邮件自动汇总技术。首先企业总部、各个部门和分部应采用相同标准的电子表格，并将统一的电子分报表用电子邮件的形式发送给各个分部的信息员，当各分部信息员定期填好电子表格后，再将填好的电子表格用电子邮件发回总部，由电子汇总表对各分部的电子表格进行自动汇总，并上报给相关领导。这种方式的信息自动汇总成本较低、通过普通PC机就可以实现，有助于缩短企业业务办理时间，提升工作效率。

（三）信心安全管理优化途径：开发企业安全系统模块

在企业的信息化管理过程中，除了资源的投入和利用，企业信息的安全维护也是重要的一部分。为确保系统稳定运行，就要定期对信息化管理系统进行维护，防止系统遭到黑客攻击。还要对相关数据做好备份，如果发生数据丢失可以及时还原。各个部门的访问权限也应当有所限制，正常情况下，部门员工仅能访问自己所在的部门，不能拥有所有部门的权限。当用户登录信息化管理系统时，系统就会自动弹出权限搜索框，用户只能看到自己的权限板块内容，防止出现越权操作，从而提升系统安全性。

六、信息化管理的辅助措施：人员技术的创新

依托互联网、云计算技术和大数据分析能让管理更加智能化和科学化，同时这样的管理模式会令管理更具竞争力，但是在进行信息化管理的时候需要做好辅助，并通过各种人员和技术的创新提升管理效能。第一，加强人员的培训和管理，为了能提升管理系統的利用效率，就要不断优化管理效能，并做好人员的培训，坚持人员优势创造更强的管理效能，以人为效应提升工作创新，并培养一支适应企业发展和顺应时代发展的新模式。第二，加强技术革新，坚持提升企业的管理效能，加快信息化系统的技术革新，在通讯技术革新和核心技术的提升的带动下，通过设计一个完善协同的管理架构，让企业的信息化管理更有效。此外在选择技术的时候，还要通过技术的进步和技术的管理有效优化实现，系统的操作可行性和操作的科学性，让信息化管理在企业管理中如虎添翼。

七、结语

在时代化发展和信息化发展的大背景下，加强技术介入和人员管理介入，优化管理流程，实现企业信息化管理的最优化管理，当前形势下，企业的信息化管理开展如火如荼，加强技术介入和信息化流程优化，能够使得企业保持良好的运行状态，规范企业流程。通过信息化管理的最优化，能够支持企业改善在产品管理、财务管理、人力资源管理、办公自动化与电子文档管理等工作效率和业务质量，进一步优化企业信息化管理水平。基于此，本文对企业信息化管理最优化提出了两大途径，一是构建一体化资源整合平台，二是要在技术层面进行创新，包括考勤管理中人脸识别技术的应用、业务管理中报表邮件自动汇总技术的应用以及信心安全管理优中企业安全系统模块的开发。这有助于企业工作效率的提升以及企业核心竞争力的提高。在此情况下，应当加强信息化发展，确保企业能在信息化时代中脱颖而出，这无论是对大型集团企业还是小微企业，都有必要性和必然性。

（作者单位：长春房地集团有限责任公司）