信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策分析

周磊

摘   要：在全新的时代下，文书档案管理的工作具有全新的内涵，相关的管理工作也需要跟上时代的步伐。在文书档案管理工作中，人才队伍的建设、信息资源的来源、服务机制是否完善以及信息化建设都存在一定的问题，如果这些问题不能及时解决，将严重阻碍文书档案管理工作的发展。本文旨在分析信息时代下文书档案管理工作存在的这些问题，并提出相关的解决方案，并提出一定的建设性意见，希望能够适应现代化社会发展。

关键词：信息时代  文书档案管理工作  问题  对策分析

中图分类号：G27                                    文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（c）-0137-02

目前，社会的进步也推动了科技的进步。伴随而来的计算机技术的出现以及网络的普及，对文书档案管理工作也提出了更高的要求。在具体管理工作中，准确性和及时性这两个特点必须要保证，这样才能够快速完整地提供相关信息。如果这个过程中存在一些问题，那么一定会阻碍社会的发展。有效规范文书档案管理，单位的整体的发展历程可以有效记载下来，并且在领导做决策时，文书档案管理工作能够提供有效的依据，其地位十分重要。信息化时代对文书档案管理工作的要求也越来越高，但因其自身发展形式较落后，发展速度较慢，所以导致了各式各样问题的出现。

1  信息时代文书档案管理工作存在的问题

目前来说，文书档案管理工作存在以下几个问题。第一个方面是基础业务方面。我们可以看到文书档案管理工作基础业务的薄弱性较为突出。虽然信息化时代的发展十分迅速。但是各个单位适应新时代发展的步伐较慢，对于一些全新的变化不能够做出及时有效的调整。尤其是对于目前文献资料出现井喷的状态，一时间无法应对，从而不能有效处理这些信息。第二个方面是传统的文书档案仍旧封闭落后，管理模式依旧传统。从最初的实体管理到信息管理，再从信息管理到现如今的知识管理，这个环节是文书档案管理工作必须要经历的，不得有任何停歇。但因为一些传统观念的影响，管理工作的矛盾仍旧突出。对于一些信息数据不能得到有效利用。所以相关单位一定要将有效信息提升到更加重要的地位，经过合理有效的利用，能够将成果推广给更多需要的群体。第三个方面是工作人员的技能素质和信息化时代之间的要求存在很大的差距。在信息时代下文书档案管理的要求更加严格，对相关工作人员的要求也更高。因为管理的内涵变得丰富，所以文书档案管理人员一定要及时更新自己的传统观念，并不断提高自身业务水平，增强自身业务技能。但我们可以看到的是，很多单位的文书档案管理人员缺乏相关的职业培训，这样其技能就与信息化建设要求的目标存在很大的差距。另一方面在信息时代文书档案管理工作中，对信息资源的开发和利用存在不足。虽然目前很多单位已经开发利用了各类信息化系统，希望借助系统推动文书档案管理工作的发展。但普遍存在形式化严重的问题，很多资源不能够真正有效得到利用。以上这些都是信息时代下档案管理工作存在的问题。

2  信息时代加强文书档案管理工作的解决对策

2.1 提升重视程度

各单位要提升对文书档案管理工作的重视程度。文书档案管理工作看似不起眼，但是当需要其发挥作用的时候，它的关键性不言而喻，甚至对于工作的成败有着一定的决定性作用。文书档案工作人员要经常向单位领导者汇报近期的工作情况，利用多种方式将文书档案管理的知识和法律政策对管理者进行有效传达，让单位管理者从思想上逐渐重视档案管理工作。同时，要及时反映存在的问题，获取单位管理层的高度重视和对档案管理工作的大力支持，从而推动档案管理工作的发展。

2.2 规范文书档案管理

在信息时代下，随着计算机、网络和信息技术的日益发展，办公方式逐渐会被无纸化取代，传统的文书档案管理方式也应随着时代的发展逐渐更新。电子文件归档已成为当前档案归档管理的主流。尽管如此，同样不能忽视纸质档案载体的重要性。纸质档案载体有其优势，表现为较为稳定安全，而电子归档文件查阅较为便捷，但会受到外部环境影响，易丢失。因此，两种存放方式应互为补充、共同促进档案的规范化管理。作为新时期档案管理工作人员，不仅要熟练掌握纸质档案管理方式，更要善用计算机技术，完善电子档案，熟练掌握和操作档案软件管理系统并及时更新，定期对电子文件归档的数量、种类和质量等情况进行检查，提高电子档案的安全性。

2.3 建设一支优秀的人才队伍

在信息时代文书档案管理工作中，一支优秀的人才队伍是必不可少的。企事业单位必须制定一套完整的人才培养方案。优化人才队伍结构，秉持以人为本的原则，对人才队伍的梯队和结构进行科学合理安排。对档案管理人员定期开展培训，提高业务技能，以便更好的提升业务水平，同时，相关人才队伍的综合素质也要得到有效的提高。我们可以看到在新的时代下，电子计算机和网络不断普及和应用为文书档案管理工作也提供了很大的帮助，这也是文书档案管理工作发展的良好契机。所以在机遇面前，对相关工作人员的工作能力也提出了更高的要求。对于单位领导来说，一定要加强文书档案管理工作人员的筛选，使得一批精通档案管理工作和相关法律法规的人才获得更多的发展空间。对于工作人员来说，应当积极地学习先进技术，不断丰富自身技术和知识，并且充分理解和获取新时期的信息技术。通过以上这些途径，文书档案管理的人才队伍可以得到有效優化，从而推动文书档案管理工作的发展。

2.4 各部门之间加强合作

各部门之间的沟通协作在文书档案管理工作中也尤为重要，良好的合作有利于档案管理工作的发展。对于一些有价值的资料能够第一时间得到收集，并且将资料进行有效归档。同时，文书档案管理人员一定要充分发挥自身优势，把握各个部门之间的联系，更好地发挥自身职能作用。

3  结语

总而言之，在新时期下文书档案管理工作十分重要。无论是相关企事业单位的领导还是工作人员，对此一定要高度重视。虽然我们看到文书档案管理工作仍然存在一些问题，但我们通过一系列的努力不断解决问题，建立更加科学的管理机制，不断提升文书档案管理的工作效率，从而推动单位的快速发展。

参考文献

[1] 李满.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].科技风，2020（5）：105-106.

[2] 田云峰.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务，2019（14）：117-118.

[3] 陆益.强化档案管理现代化面临的问题与对策研究[J].经贸实践，2018（19）：209-211.

[4] 胡双明.深化党政文书档案管理工作存在的问题及解决对策探析[J].黑龙江档案，2017（5）：100-101.

[5] 朱乔芙.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析[J].科技传播，2015，7（19）：104-105.