高校办公室人才队伍建设研究

摘要：高校办公室的人才队伍建设在具体实践中仍有不足，可以通过做好人员的配置工作、加强人员的培训学习、建立科学有效的激励制度、创建团结和谐的工作氛围来加强。

关键词：高校;办公室;人才队伍;建设

高校办公室是高校重要的综合协调部门，不但是领导的参谋助手，而且是整个学校的“大管家”，具有承上联下的重要作用。在机构设置上部分高校还将党委办公室和校长办公室进行合署办公，使得办公室在高校中的地位更加凸显。而要想加强办公室建设，核心要义是要做好“人”的文章，只有锻造一支有理想、有水平、有能力、充满热情的办公室人才队伍，才能使办公室始终保持高效运转状态，从而助力学校飞速发展。

1.高校办公室工作人员的主要职责

1.1做好领导的参谋助手工作

参谋助手工作可以说是高校办公室的核心工作之一，其发挥的程度多少能够直接体现办公室的工作水平和质量。办公室作为学校的重要行政部门，在职责上不但要完成日常事务性的信息统计、数据报送、文稿起草、公文流转等工作，还要积极为领导出谋划策，提供可靠信息，辅助领导做决策，有时候在某些特定场合和时刻还要代替领导做出判断。这就要求办公室工作人员必须要具有大局意识和较强的综合分析能力，不但能够充分领会上级文件政策精神，还要全面掌握学校的基本情况和动态，从而为领导决策提供有价值和针对性的建议。

1.2做好综合事务的协调工作

高校工作千头万绪、纷繁复杂，这其中需要协调的工作有很多。为使这庞大的工程能够顺利有序地进行，除了个别需要领导亲自协调的事务，其余大部分由办公室从中沟通协调，加强各部门之间的协作，提高整个学校的工作效率，切实落实上级和领导决策。这就要求办公室工作人员能够紧紧围绕学校的中心工作，坚持原则性和灵活性相统一的原则，既要坚守原则、又要具体问题具体分析，在实际工作中不断增强工作艺术性。

1.3做好全院师生的服务工作

办公室一直被认为是一个纯粹的行政部门。但是随着“服务型政府”的提出，“服务型高校”建设势在必行，其中高校办公室首当其冲。在这个时代背景下，高校办公室要积极进行转型，不单要服务好领导，还要做好各职能部门和广大师生的服务工作。这就要求办公室工作人员要不断提高自己的服务意识，想他人所想、急他人所急;不断提高服务水平，讲求工作效率，注重工作细节。

2.当前高校办公室人才队伍建设中存在的主要问题

2.1人才数量不足

重视并加强专任教师队伍建设是现在高校普遍的共识，因此各高校在人员配置、职称晋升等方面均给予了专任教师一定的政策倾向。与之形成对比的是行政管理队伍建设长期受不到重视，所以虽然近年来高等教育得到了飞速的发展，但是办公室人才队伍的数量规模与成长速度都没能及时跟上，不能很好地与高校全局工作对办公室的高要求相适应，一些高校或多或少都存在人才不足的情况，这其中包括综合能力强、沟通协调佳的行政人员，负责档案管理等的专业技术人才，也包括理论水平高、写作能力强的文字秘书。这些人才数量上的不足将嚴重阻碍学校行政管理水平的提高和运转效率。

2.2主动培养性不足

不少高校对主动培养办公室人才的积极性不高。由于办公室工作又多又杂，工作人员经常处在十分忙碌的状态，疲于应付，缺乏参与培训的热情。与此同时，出于对办公室工作的了解不充分，认为办公室工作很简单、谁都能做，容易造成“重使用、轻培养”的现象，使领导忽略掉对办公室人才的培养。在实际中，大多数高校的办公室工作人员在入职时也基本是通过“以老带新”的方式进入角色，再在具体工作实践中不断进行自我摸索和私下请教，从而达到自我成长的目的[1]。一所高校如果缺乏对办公室人才的培养，将造成办公室后备人才储备力量不足、人员潜力得不到充分挖掘。

2.3人才结构不合理

虽然目前高校办公室工作人员的学历有了极大幅度的提升，有部分人甚至取得了博士学位，但是依旧还有不少人停留在本科及以下学历，信息化水平和现代教育理念掌握不够，个人整体素质与学校的发展需求不相匹配。再加上现行的职称评聘对教育管理研究类的限制比较多，导致办公室工作人员的职称整体水平也不高。同时还存在团队中男女比例、年龄结构、学科知识背景、工作经历等要素构成不合理，无法最大限度地发挥“1+1〉2”的团队优势，从而一定程度上影响办公室工作的有序开展。

2.4缺乏职业生涯顶层设计

长期以来，办公室工作得不到认可，被认为只是简单收个表格、做个统计等事务性工作而已，技术含量不高，因此得不到领导和师生的重视，特别是办公室中的机要、行政等人员。而且高校办公室人员长期处在忙碌繁琐的工作中，没有足够的时间和精力去提升自己的学历和职称，在科研业务上也不具备优势，也没有机会参加各种比赛获奖，工作业绩很难被衡量，个人的提升空间小。长期以往，办公室工作人员很容易失去工作的热情和主动性，造成人才“出走”，队伍的不稳定将影响办公室整体的工作质量和效率。

3.加强高校办公室人才队伍建设的有效途径

针对办公室工作，习近平同志曾用“重”“苦”“杂”“难”四个字来概括，并提出要有“高度的责任感”“高效率开展工作”“实行高水平服务”的三点希望[2]。高校办公室人才队伍建设要以此为向导，加强作风建设，不断提高整体素质和能力。

3.1做好人员的配置工作

高校办公室作为一所高校的中枢部门，要处理的业务不但广泛而且繁琐，因此要根据岗位的需求配足配齐工作人员，否则容易将办公室工作人员局限于日常繁琐小事，而没有充分的时间和精力去自我提升，影响办公室工作的进一步专业化。在选拔配置的过程中要提前规划好办公室的人才队伍结构，使男女比例、年龄结构、学科背景等达到平衡状态。并严把办公室出入关，按需设岗、按岗择人，不搞特殊照顾，按照公平、公正、公开的原则将社会上或者校内政治水平高、文字表达能力强、综合素质突出的同志通过招聘、选调、提拔等方式吸纳到办公室的人才队伍里来。对于不适应办公室工作的同志也要及时进行调换，为办公室始终保持高效率运转提供强有力的人才保障。

3.2加强人员的学习培训

党的十八大指出，要努力办好人民满意的教育，就要加强和改进干部教育培训，提高干部素质和能力[3]。一所高校要想获得快速发展，需要加强教师队伍的建设，也需要重视办公室人才队伍的建设。领导层面首先要在思想上重视对办公室工作人员的学习培训工作。鼓励办公室工作人员不断提高自己的学历、专业技术职称，提供一定的经费支持进行办公室业务相关课题的研究，提升办公室工作人员的研究能力和创新能力。探索具有针对性的培训方式方法，既要“走出去”，鼓励参加办公室公文写作等相关业务的专业培训、到兄弟院校学习别校先进的经验做法，进行交流、开拓视野;也要“引进来”，邀请专业人士开展高校管理制度、信息手段使用等相关讲座，学习业务知识、提高思想理论水平。

3.3建立科学有效的激励制度

在高校的发展过程中，建立起科学有效的激励制度，不仅是提高整体素质的需要，也是提高个人综合素质的有效途径。在办公室人才建设的过程中也不能忽略激励制度的作用。要努力创造平等、公正的职场竞争环境，合理设计、规划办公室工作人员的职业生涯，畅通上升途径，让每个人通过努力都能拥有平等的晋升机会。丰富并细化评价体系，将办公室工作人员的绩效同工作表现、技能水平、他人评价、目标完成情况等因素挂钩，使用物质奖励和精神奖励相结合的方式，最大限度调动办公室工作人员的工作热情和积极性，自觉提高综合素质，更好地为学院未来发展服务。

3.4创造团结和谐的团队氛围

工作氛围是影响工作效率的重要因素之一，团结和谐的工作氛围能够有效提高工作人员的工作效率和积极性，还能增强团队的凝聚力和对集体的归属感、认同感。想要营造良好的工作氛围，首先要有明确的分工，这样才能造就良好的合作。每个岗位都要有明确的职责，避免日后在工作上出现相互推诿和推卸责任的情况。其次要打造尊重、平等、自由、真诚的办公室内部沟通方式，使每个工作人员都有表达观点的权利，杜绝官僚作风的盛行。最后还应重视团队内部建设，可以通过聚餐、游玩等方式增进工作人员之间的感情，为办公室留住人才。

4.结语

一所高校的发展离不开办公室的有力支撑，只有重视并加强办公室人才队伍建设，做好办公室的选人、培养人、留人工作，才能不断增强办公室的战斗力，更好地服务于学校的发展全局，助力高等教育的长远发展。

参考文献：

[1]杨宏.新时代对高校二级学院办公室队伍建设的思考[J].工作指導，2018（03）.

[2]习近平.秘书工作的风范--与地县办公室干部谈心[Z].人民网-理论频道，2014-10-27.

[3]新华社.十八大报告全文[N].人民日报，2012-11-17.

作者简介：夏颖颖，浙江安防职业技术学院党院办科员，研究方向：教育管理。