浅析医院档案管理现状及优化路径

叶晓庆

摘要：医院档案管理对医院文化建设、迎接检查、精细化管理等工作都具有重要意义。但是，目前医院档案管理在规范化流程、信息化建设、科学化利用等方面亟待加强，今后医院档案管理应从信息应用、专业队伍、编研开发三方面进行优化，体现医院档案管理的科学化、专业化、数字化。

关键词：医院;档案管理;优化

一、医院档案管理的重要意义

（一）是医院文化建设的现实需要

文化贵在传承，院史记录着医院的历史发展足迹，传承着医院的文化基因，更为医院今后的文化建设奠定了坚实的基础。因此，详实、丰富的院史档案是所有医院的宝贵财富。每一份院史年鉴都承载着医院先辈们艰苦的奋斗历程，每一张病历资料都再现了学术前辈们严谨的医学态度，每一个声像资料都记录了医院发展的文化沉淀。这些丰富繁重的院史档案，为青年职工们种下了医院文化的种子，為新时代医院的文化建设提供宝贵经验，激励后辈们继承发扬医院的价值理念和精神追求，开拓创新医院发展的新篇章。

（二）是医院迎接检查的明确要求

近年来，医院接受的公立医院巡查、巡查式评审、专项领域重点督查等各项检查日益增多，检查范围涉及医院管理、党风廉政建设、经济管理等多方面的工作，其中查阅档案是各类检查的一项重要手段。医院保存的原始档案如院长办公会、党委会会议记录等，都是由当事人原话详细记录，可以真实还原关键事件的决策过程。而财务凭证等重要票据都附有附有事件当事人的签名及印信等，也可以了解关键人物的具体信息。因此，加强医院档案管理，确保各项原始档案完整长久的保存具有十分重要意义。

（三）是医院精细化管理的必然要义

随着深化医改的不断推进，公立医院的加强精细化管理的需要日益迫切，这与医院的医疗质量、绩效管理、学科建设、后勤运营都息息相关。医院的综合档案范围全面，包含医疗业务类、党群工作类、行政管理类、医疗科研类、设备仪器类、后勤基建类等，都可以为医院的科学化建设提供了有利的依据。 在精细化管理的过程中，只有充分应用医院档案，才能全面掌握、分析医院的综合情况。管理者既可以将医院的综合档案进行专题编研，与行业中领先的医院进行横向对比，与可以与本单位的前期数据进行纵向对比，全面分析优势与劣势，提升医院管理水平。

二、医院档案管理的现状

（一）规范化管理有待加强

档案管理是一项科学性的管理工作，无论是档案的鉴定、整理、保存，还是检索、统计和利用等环节，都有标准的操作流程。但是，目前较多医院未达到档案管理的规范化要求。有的医院未设置专门的档案管理机构，仅把档案管理的工作归在行政办公室等部门，对档案管理的重要性和支持度不高;有的医院档案管理人员较少，专业性不足，缺乏系统的理论知识和工作方法;有的医院档案室设置不合理，空间狭小，未达到“五防”要求;有的医院缺乏档案管理的各项制度和预案，资料散存在各部门，存在文件丢失、破损的现象。

（二）信息化建设步伐滞后

档案信息化、数字化具有调取方便、传递速度快、档案资源利用率高等优点，是医院信息建设中重要内容。近年来国家档案局颁发了许多指导文件，如《数字档案馆建设指南》等，对档案信息化建设提出了明确要求。但是，由于许多医院的档案工作重视程度不够，在整体医院信息化建设过程中未将档案信息化纳入其中，导致综合档案管理网络化无法推进，大部分医院仍然停留在纸质保存、纸质查阅的阶段，数字化档案室的建设停滞不前。一方面，部分医院未配备扫描仪、计算机、微缩相机等重要设备，影响纸质档案的数字化录入;另一方面，部分医院在OA建设和重用中，存在重流转轻归档的现象，难以实现对档案资源的全过程监管。同时，部分医院对电子文件的安全监管重视不够， 如光盘、移动硬盘、录音像带等电子资料，存在泄密或存储信息损坏的安全风险。

（三）科学化利用程度较低

目前，许多医院的档案管理人员并未树立跟踪服务的理念，仅是将档案进行单一的保管储存，并未对档案资源进行全面整合，档案管理仍然停留在“封闭型”、“保管型”。如医院的病历资料丰富，但部分医院科研处未充分利用，未从中提炼创作出高质量的学术科研论文。而且，医院作为医疗救治机构，处在SRAS、新冠肺炎疫情等重大突发公共卫生事件的前线。详实留存、全面记录了医院科学防控的全过程，不仅可以丰富医院馆藏，也可以为今后疫情防控、临床诊疗、公共卫生体系建设作出重要贡献。但是，部分医院在疫情爆发后未第一时间收集、编研档案，难以对今后的疫情防控提供信息支撑。

三、医院档案管理的优化路径

（一）注重信息应用，实现数字化

档案数字化是医院档案管理的重要环节，是信息融合一体化发展的基础。医院应坚持问题导向，做好信息化建设的长远规划。一是要将老旧档案数字化，投入资金、人力、设备等全力打造数字化档案室。将医院档案信息化纳入HRP系统以及医院互联互通标准化成熟度建设。二是在新综合档案的收集上逐渐由双轨制转变为单轨制，丰富数字档案资源库，为后续信息化管理系统的建设提供支撑。三是使用信息化技术，建立档案管理信息化平台。同时，应充分利用信息化软件对管理中存在的问题进行分析，制作检索需求曲线、问题分析曲线等。

（二）培养专业队伍，体现高素质

随着档案管理工作的发展，需要多举措打造高素质的复合型人才队伍，医院档案管理应组织专职队伍，确保专人管理。一是积极引进专业人才，尤其是应该引进信息化、计算机专业、档案管理专业人才，优化工作人员的专业结构及年龄结构。二是构建丰富多元的长期培训体系，可以通过外出参观学习、专业培训、学历提升等方式，不断拓展学习领域。三是采取档案管理传帮带、岗位轮换等方式，畅通人力资源开发渠道，打造可持续人才队伍。四是构建档案管理人才激励机制，从晋升、薪资、福利等方面保障档案管理人才的提升发展，注重个人职业生涯发展。

（三）加强编研开发，提升专业性

单纯的整理归档已无法适应新时期档案管理的要求，医院档案管理编研应结合医院中心任务，拓展选题范围，凸显医疗卫生的专业特色。例如自贡市第四人民医院在新冠疫情防控工作中，完整收集档案资料，迅速开展档案编研，编辑了《英雄的四医院人战役日记》绘画版、文字版、书法版3套丛书，收录了本院三批21名支援湖北人员的一线日记，为弘扬抗疫精神提供了精品资料。同时，在全市举办了抗疫书画作品展，大力彰显了医务人员救死扶伤、敬业奉献的大爱精神。

作者单位：自贡市第四人民医院