档案数字化建设在企业管理中的应用研究

刘虹

摘要：在企业的管理工作中，档案数字化建设的有效应用，不仅能够为企业战略的决策与发展提供有力支持，也能够使企业管理水平得到有效提升，特别是在信息化技术快速发展的如今，档案数字化建设的重要作用愈发显著。但由于受到各方面因素的影响，部分企业在利用档案数字化建设进行企业管理的过程中，仍存在很多问题，这对于企业管理工作而言，是极其不利的。基于此，本文通过研究当前档案数字化建设在企业管理中的应用问题，对其优化策略进行了初步探讨。

关键词：档案;数字化建设;企业管理;应用问题;优化策略

一、当前档案数字化建设在企业管理中的应用问题

（一） 数字化建设较为落后

在当前的企业管理工作中，由于受到传统思维模式和思想观念的约束和影响，部分企业并没有给予档案数字化建设足够的重视度，也没有加大对其的认识力度，所以就使得档案的数字化管理愈发的趋近于普通的资料管理工作，进而无法满足当前市场和社会的发展需求。另外，由于部分企业管理人员在构建数字化档案管理系统的过程中，仍停留在档案数字化建设的初期阶段，所以在档案的管理方法和管理理念方面，比较落后，并且在档案的数字化管理方面，也缺乏整体的管理意识[1]。再加上相关管理制度体系的不完善，就导致档案的数字化建设愈发滞后。因此对于企业整体的管理工作而言，是非常不利的。

（二）保密性技术的应用过于薄弱

对于档案本身而言，其作为企业发展过程中的重要组成部分，不仅是各种信息资源的来源地，更是涵盖大量商业机密和职工私人信息的重要基地，所以在网络开放程度愈发扩大的信息化和数字化背景下，很容易因各种因素的影响，对企业档案数据的安全性造成严重威胁，进而影响企业整体的管理工作。比如，在部分企业对档案进行数字化管理的过程中，由于相关管理人员并不具备较强的安全保密意识，也不具备较为完善的保密制度和管理机制，所以便出现了操作不当以及操作失误的情况，进而造成了档案泄露、档案被破坏等不同程度的安全问题。另外，档案数字化建设下，黑客和病毒的入侵，也是导致档案数据库出现安全问题的主要因素之一，若是没有及时解决，必然会造成档案信息泄露、档案数据被篡改等不良现象，进而影响企业管理工作的有效开展，同时也会给企业带来严重损失[2]。

（三）人员素质过低

近年来，随着数字化建设发展的愈发迅速，企业管理中的档案管理工作已经从原本的纸质形式，转变为了电子信息的数字化形式，这不仅对传统的档案管理模式和管理方法产生了巨大冲击，更是对相关管理人员提出了更加严格的管理要求，同时也给企业的管理工作带来了巨大挑战。在此情况下，企业档案的相关管理人员不仅要具备最基础的专业知识，更要对信息技术、计算机技术等数字化技术的操作与应用进行了解及掌握，进而保证数字化档案的安全性与可靠性。但就现阶段而言，部分企业并没有加大对此方面的重视力度，也没有加大对人员在技术与知识方面的培训力度，所以就导致数字化档案管理人员的综合素质普遍偏低，进而影响了企业管理工作的实施与落实。

二、档案数字化建设在企业管理应用中的优化策略

（一）构建与落实管理体系

在企业的管理工作中，档案的管理比较复杂，也比较锁碎。特别是在数字化建设下，要想在保证档案管理质量与水平的同时，更好的发挥档案管理的实质性作用，就必须要加大对档案管理数字化建设的重视力度，并根据实际情况结合自身的发展需求，对相应的管理制度进行构建及完善，进而保障档案管理工作及企业管理工作的稳定进行。另外，在对档案进行数字化管理的过程中，企业也应加大对现代化技术手段的应用力度，并从外部引进先进的数字化技术和计算机设备，投入使用，进而为档案的数字化建设提供可靠的物质基础与高质量的技术支持。期间，企业也应强化对档案管理数字化建设的宣传与协调工作，并通过引起企业管理层领导的高度重视，提高各部门员工对于此项工作的重视力度与配合力度，进而提升档案的数字化管理水平，推动企业管理工作的顺利进行。

（二）强化数字化建设与安全防护体系

企业在开展档案的管理工作时，除了要构建和落实相应的管理体系，还应注重档案信息数字化建设的强化，和档案信息资源的网络共享，并予以实现，只有这样，才能通过不断的数字化与信息化发展，实现对企业的档案资源利用效率的有效提升，进而在提高档案数字化建设与管理水平的同时，保证企业整体管理工作的顺利进行。首先，企业应结合实际情况充分利用各种先进的信息软件和数字化技术，对档案管理工作中与立卷、归档等内容有关的档案资料数据库进行构建与完善，并在企业内部的局域网中提供档案的查询服务，以实现对企业各项档案资源的实时查询，进而为企业档案管理人员提供更加优质的管理服务[3]。其次，企业应根据当前市场的发展需求，对相应的网络运行机制进行合理构建，并通过互联网，实现对档案信息数字化资源的合理共享，进而推动档案管理工作及企业管理工作的实施与落实。最后，企业应从以下几方面对档案数字化管理的安全和高效防护体系进行构建及完善：一，企业应不断的提高自身对于档案数字化建设与管理的防护技术水平，并以此来保障档案信息的安全性和可靠性。二，企业应结合实际需求对档案信息的安全管理制度进行合理构建，并通过设置加密权限、查阅权限等手段对机密档案信息的相关保密制度进行优化，以避免造成档案信息泄露等安全问题，进而为档案管理工作及企业管理工作的有效落实提供保障。三，企业应建立档案信息及其相关数据的审计机制与传播机制，并在此基礎上加大对档案数据使用情况的监控力度，进而减少因档案信息泄露而造成的企业损失。

（三）提高人员素质

首先，企业应根据自身的发展需求，定期利用讲座或是开会的形式对相关档案管理人员开展与专业技能和职业素养有关的培训工作，并保证所有人员都能够具备较强的管理能力和较高的职业素质，进而为档案数字化建设质量及企业管理水平的有效提升提供保障[4]。其次，企业应不断的从外部引进专业能力较强、综合素质较高以及数字化技术应用较为熟练的复合型应用人才，并组建成为一支高质量的管理团队，同时也要通过不断优化，提高管理团队的整体实力，进而推动档案数字化建设与企业管理工作的有序进行。

三、结语

近年来，随着信息化技术发展的愈发迅速，数字化技术受到了各个行业以及各个领域的高度重视。特别是在企业管理中的档案管理工作中，数字化技术的应用已经实现了大范围覆盖。但在当前的市场环境中，档案数字化建设的普及与应用，虽然能够在一定程度上提高企业档案的数字化管理水平，却也给企业的管理工作带来了一定的挑战。为此，本文对档案数字化建设在企业管理中的应用进行了简要讨论。

参考文献：

[1]陈慧，罗慧玉，王晓晓，张凯.数字化转型背景下企业档案创新管理探究[J].知识管理论坛，2020，5（03）：147-158.

[2]王义. 数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].吉林大学，2012.

[3]陈松梅.企业档案数字化建设路径探索与分析[J].办公室业务，2020（12）：188+190.

[4]张苗.信息数字化建设在企业档案管理中的应用研究[J].办公室业务，2020（06）：76+82.

作者单位：中国石油运输有限公司