浅谈如何做好机关文书档案管理工作

王志英

摘要：档案是机关单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。而文书档案是一个机关单位在运行过程中所产生的，它记录着一个机关单位所从事的各類管理活动情况，如反映党群管理、人事管理、司法行政管理等活动的档案。本文阐述了文书档案工作的重要性，从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、重视平时积累和抓好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了浅谈。

关键词：文书档案;档案管理

一、做好文书档案管理工作的重要性

文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时代，管好用好文书档案，对司法行政工作发展起着重要的作用。

（一）文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。司法行政文书档案是司法行政工作历史原貌的真实反映，其涉及人事、法律宣传、人民调解、党建、法律援助、公证等各项工作及活动情况，包含司法行政工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及上级部门对司法行政各项工作的规范要求和批复文件，为司法行政日常管理工作提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了司法工作的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了各种法律宣传活动的声音、形象等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。

（二）文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在司法行政工作中文书档案的重要作用也突显出来，如编写司法史志、制度汇编、制作活动展板都离不开司法行政文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了人类社会实践活动的深度，而且，也反映了实践活动的广度。

二、当前文书档案管理工作中存在的问题

（一）对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此各机关单位领导不大愿意投入更多和关注，“重工作、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。  

（二）文书档案管理人员专业能力偏低。目前，各机关单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能熟练操作档案管理软件的人员缺乏。而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到司法行政文书档案管理水平的提高。

三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施

（一）加强文书档案管理人员专业素质的提高。文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种档案培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。

（二）文书规范管理是做好档案管理工作的基础。公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，同时也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。  

（三）进一步完善文书档案管理制度。档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。

（四）做好文书档案管理的平时积累工作和细节工作。平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径。档案材料的收集工作是文书档案管理中的重点，是整个文档整理中最重要的第一环节。所以注重平时的收集整理，这对归档工作起到事半功倍的效果。另一方面做好细节工作，主要从定制度、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅这几方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能将文书档案管理工作做好，从而保证文书档案工作的顺利进行。

（五）加快推进文书档案管理信息化和现代化建设。应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术充分运用到档案信息资源的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：1、要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用，为开发利用档案信息资源打下坚实基础;2、要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平;3、要加快司法行政信息网络平台建设，将各类档案信息纳入其中，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为司法行政工作提供更加便捷优质的服务。

四、

综上所述，文书档案管理工作是衡量机关单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，在机关单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此需要提高司法行政文书档案管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上切实提高文书档案的利用率，以符合文书档案管理工作实际情况的运行，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，促进司法行政工作又快又好地发展。