浅谈信息化背景下国有企业档案管理

许琦 秦问

摘要：档案能够详细记录企业信息，不仅能实现资源的有效共享，而且大量信息背后可能蕴藏着深刻的规律。在传统的档案管理过程中，信息往往停留在纸面上，使用效率偏低，很难发现宏观问题。随着信息技术的发展，越来越多的企业开始重视档案信息化管理。但也存在缺乏专业管理人才，软硬件设施落后，多头管理责任不明等问题，这些问题严重影响了档案管理的效率。为了实现“大数据”管理，应该提高企业档案的管理与应用能力，加强档案管理人才的培育，推动档案理论研究与实践的结合，提升软硬件设备的兼容能力，开发档案价值，提升档案的利用效率。

关键词：信息化;档案管理;技术

一、引言

随着“大数据”时代的到来，获得数据资源对宏观战略分析变得格外重要，而档案是历史数据积累与搜集的重要来源，是进行“大数据”管理的工作基础。国有企业以及事业单位较民营企业有较好的档案管理基础，但档案管理较为传统。随着信息技术的不断创新，现代化档案管理的方式也在不断改变，传统的纸质档案不再适用于人才高流动、信息大爆炸的现代社会。在此背景下，进行档案管理的目标不仅仅是记录过程、管理员工，而是更好的传承企业文化、分析宏观发展趋势以及快速响应市场，这是档案管理的发展趋势，也是企业在进行档案优化管理的目标之一。借助信息技术对老旧档案进行翻新、整理，挖掘档案信的信息，能够提高企业管理档案的水平，通过历史数据的纵向比较从而辅助企业战略决策。

二、国有企业档案管理的重要性

（一）记录企业详细信息

在知识经济与信息时代之下，信息是比金钱更加重要的资源，档案作为一种信息资源，是企业在生产运作、科技创新等活动中的真实记录。完整的企业档案能够记录企业成长的各项事宜，包括开业信息，创新信息，战略目标，扩张信息，员工变动信息。以人事档案为例，员工档案是员工履历以及成绩的综合体现，尤其是经过了组织认可保存下来的档案，往往是企业资料的重要组成，对于人才的选拔与流动，组织文化的培育，队伍建设的秩序都发挥着重要作用：再如企业项目档案存储了项目开展过程中的重要文件资源，能够为项目的复盘以及经验的复用提供借鉴与参考。

国有企业的档案管理模式是否先进，不仅在一定程度上反映了企业的管理水平，也反映出“大数据”时代的战略意识。规范化、信息化、科学化的档案管理，是国有企业做好其他工作的战略基础。

（二）实现企业内部资源共享

档案信息能够为企业的发展提供支持，是企业发展的重要资源，而信息的有效传递与共享是把档案信息用活的前提。通过对档案的信息化管理，能够加大部门之间信息共享的水平，充分挖掘信息的价值，例如，人力资源部门能够更加全面的了解员工信息，对员工的聘用、升职加薪、部门岗位调动提供可靠的参考。同时，信息化的档案管理模式能够摆脱传统纸质档案管理的复杂性与繁琐性，避免纸质内容丢失所引起的不必要麻烦，减轻档案资料使用人员的信息获取难度，确保信息积累、提取的准确程度。

（三）顺应时代要求

国有企业档案管理的发展与改革离不开创新，只有利用信息技术对传统的管理方式进行创新与改变，才能激发档案管理的活力，适应“大数据”时代的要求。例如，在许多国有企业中，都开始试点实行档案集中管理模式，建立了人事档案管电子化管理平台，搭建了档案借阅系统。在人力资源部门，当员工离职、入职时遇到与档案相关的问题，都能在交流平台上找到对应的负责人，及时解决问题，档案的流动安全性得到了有效的保障。人力资源部门也可以根据绩优人员的信息，发现人才成长的规律从而制定人才培育与激励计划。根据以往工程项目人员分配的数据，动态调配职位数量等。在未来的档案管理过程中，越来越多的企业将会为员工建立电子档案，在保管好纸质版档案原件的同时，将有效信息全部在计算机中备份，提高信息传递共享效率，同时也能更好的分析档案信息，提供决策建议。

三、国有企业档案管理问题分析

在多年的实践中，国有企业针对档案管理建设取得了一定的成绩。但随着“大数据”时代的到来，传统的档案管理模式逐渐难以适应市场的需求。常见的问题包括缺乏专业的档案管理人才，多头并行的管理模式不利于保证档案的有效性与完整性，档案理论研究与实践环节脱轨等。

（一）缺乏企业档案管理人才

现阶段，在绝大多数的国有企业中，档案管理属于文职类的工作，从事档案管理的员工往往年龄偏大，在企业中工作多年，拥有丰富的纸质档案管理经验。在此背景下，档案管理部门缺少具有现代化档案管理技术，很难从档案中提取有效数据。首先，企业本身对于档案管理工作的意识还未完全转变，由于历史档案管理并不能直接为企业创造收益与价值，档案管理工作不被大多数人重视与认可，众多的纸质文档仅仅在有需要的时候才会翻阅查询，并不會有管理人员提出对档案管理工作进行修整与完善，并对历史信息进行数据化统计。其次，在信息化技术发展迅速的今天，只有具备计算机技术、数理统计知识、档案管理理论等综合学科的知识才能把握档案管理的发展趋势，将档案信息转变为企业大数据。但国有企业的档案部门恰恰缺少这类人才，在许多中小型的国有企业中，档案部门的在职员工都是工龄超过20年的资深老员工，新员工占比很低，档案管理部门缺乏新的动力。最后，从现有的工作情况及性质来看，很多企业尚未建立大数据处理部门，而传统档案管理部门工作又较为基础，所以愿意进行档案信息化工作的专业人士较少，档案管理工作的吸引力偏低。

（二）多头管理影响档案完整性

在大多数企业中，档案分别由组织部，人事部，办公室等各个部门分别管理。档案分散在不同的部门中进行管理，往往会导致档案在流转过程中出现丢失，不便于信息化处理，更不利于数据统计与分析。同时，每年都会出现大量国有企业破产、并购、改制的情况，职工下岗、转岗、转企业过程中，档案会在企业间以及社会机构间流动，由于管理的规则不够明确，许多员工表示曾经历过档案缺失、档案不全的问题。以人事档案流转为例，民营企业往往不需要审查员工的档案材料，也存在不为员工建立工作档案的现象，导致员工人事档案材料缺失。企业的档案管理流程过于松散，不够规范，不能保证档案的安全性。这种多头管理的模式并不利于档案的及时更新，在频繁的人员调动中，纸质档案也极为容易发生丢失。因此，如何规范企业的档案管理流程，明确各个部门在档案管理中发挥的作用，促进档案信息及时更新，保证档案的完整性，值得深入思考。

（三）档案信息化管理理论与实践脱节

在信息化背景下，越来越多的学科开始探索如何利用信息技术，提升本专业实践的效率。档案学作为重要的人文社科基础学科，亟须信息技术、数理分析方面的专业人员着手探索信息技术在档案管理中的应用。一方面，现有的档案信息管理研究不够深入，信息技术作为新兴技术，以现有的研究基础尚且难以将信息技术与档案管理学深度结合，绝大多数的研究都集中在信息化档案管理上，只是对存储管理、查阅进行了革新，而在数据提取、分析应用方面工作较少。另一方面，很多国有企业的档案信息资料繁多，将信息录入计算机是一项长期的、艰巨的任务，也使一部分企业对档案信息化的工作望而却步。

（四）档案开发利用程度较低

档案资料中含有大量能够被开发利用的文本信息，能够为企业的人力资源管理，战略调整，策略优化提供决策依据。但在国有企业现有的档案管理逻辑下，难以对档案内容进行充分的利用。随着企业规模的不断扩张，档案的数量也在不断增加，而从事档案管理的工作人员往往只负责档案资料的保管，避免档案受潮、遗失，而前来借阅档案的工作人员对档案的利用程度也仅限在阅读上，并不会深层次挖掘信息背后的内容。例如，企业中含有大量的员工档案信息，员工档案信息中会对员工的学习经历、职业经历、政治觉悟等方面进行全面的记录，通过对这些信息进行深入的挖掘，企业能够有更高的概率挖掘到合适的岗位专业人才，也能够将员工安置在更加适合其专业技能的职位上。除此之外，由于国有企业现有的档案管理主要以纸质版档案为主，缺乏信息化的电子档案，也难以利用计算机等软件技术对档案信息进行整合与挖掘。

四、信息化背景下国有企业档案管理对策分析

（一）引进档案管理人才

专业的档案管理人才是国有企业推动档案信息化管理的必要前提。首先，企业需要从应届生中挑选合适的候选人，对档案管理信息系统等相关知识有深刻的了解以及独特的见解，为企业的档案管理部门注入新鲜的血液，同时也能逐渐增加档案部门中专业人才的比例，推动档案信息化管理的变革。其次，企业需要强化对现有档案管理人员的培训，由于现任在职在岗的档案管理人员年龄偏大，基礎办公软件的使用能力较弱，因此，提供针对性的软件操作学习，信息化管理理论十分必要，进而提升在职员工的工作效率。例如，推出档案信息化管理案例教学，为档案管理人员提供优秀的信息化管理模式，借助其他企业的成功管理方式，从而对企业现有的档案管理模式进行创新与改进。再例如，不定期的安排档案工作人员前往档案局、档案馆进行参观学习，在遇到问题时向档案界的专家进行请教，有意识的提高档案管理的科学性。最后，引进档案管理人才也需要企业建立稳定的档案管理队伍，保证人才能够在企业的实践中不断充实自己、提升档案管理能力，进而形成良性的循环。由于档案岗位是文职类岗位，多为年龄偏大的员工调任而来，企业需要自主的选择具有耐心，细心的工作人员作为团队的补充，保证档案管理部门工作的连贯性[1]。

（二）建立完善的档案管理制度

在现有的档案管理中，以“多头”管理模式为主，各个部门都会有自己的档案管理室，档案资料的流通性较弱，信息存在较大的隔离。对于国有企业而言，应该加强对档案管理的把控程度，彻底解决档案管理不全、材料分散的问题。第一，根据企业多年管理档案的经验，结合实际问题，制定档案管理制度，并根据公司的战略目标对制度进行不断的完善与改进，让档案的每一次转移以及借阅都有迹可循，有制度可遵守，将档案管理的环节责任落实到个人，促进档案信息化管理。第二，加大员工对于档案管理的重视程度，通过内网邮件、公司会议等方式让各个部门的管理人员以及普通员工都意识到档案的重要性，并加强员工对于《档案法》的认识，更好的利用制度与法律维护自己的权益，在离职、交接过程中，积极、主动的配合企业对自己的档案进行妥善的管理，保证档案等资料的安全。第三，学习其他企业的先进档案管理经验，建立综合档案管理平台，设立档案信息咨询团队，充分利用平台的检索功能，减少档案使用人员的费力度，也能够提升信息的共享程度[2]。

（三）推动档案信息管理理论与实践的结合

现阶段，国有企业在进行档案信息化管理的过程中，对于理论知识的重视程度较低。然而，只有将先进的理论知识运用到实践管理中，才能够推动企亚档案信息管理的进程。首先，企业需要推进与专业信息化人员的合作，将企业在档案管理过程中遇到的实际问题同步反馈给合作的专业人员，并提供必要的信息资料以及文本数据，从理论研究的角度找到问题的突破方案。其次，国家科研机构以及相关部门应该加大对于档案信息学的研究资助，鼓励在校学生、老师发现更多的理论问题，并能够深入的对问题进行分析与挖掘，从而总结出较为完整的档案实践管理方案。最后，为了更好的推动理论与实践的结合，企业需要放开与研究机构的合作，提高解决问题的针对性[3]。

（四）充分开发利用档案信息

为了充分的开发并利用档案信息，国有企业应该从以下角度进行调整与优化。第一，进一步规范档案信息的管理工作，例如全面的检查档案案卷，对无效、过期的案卷进行剔除，从而减少后期计算机录入信息的繁琐重复工作，这也是实现档案电子化管理的必要步骤，同时，也要对重复的档案记录进行整理与合并，尽可能的将主题相似的档案归类在一起，尤其针对页码缺失、信息缺失的文件进行及时补充，更好的为开发利用档案资源服务。第二，扩大利用的效率，档案信息对于人力招聘，党建活动，服务发展等项目有直接的帮助作用，因此，企业可以从以上项目着手进行档案信息的归类于应用，制定科学合理的档案开发计划。例如，针对人力招聘项目，尤其是内部员工的升职加薪问题，可以根据员工档案信息记载的工作经历，思想汇报水平，服务项目等资料进行全面的评估，通过文本挖掘等方式提高信息利用效率，充分利用档案记录的文本信息。最后，制定完善的档案开发计划，在整理基础信息后，通过计算机模型，数据挖掘等方式对档案内容进行数据化的分析，挖掘更多的有效信息。借鉴国外先进的档案管理与开发模式，加强档案管理部门与业务部门的合作[4]。

（五）做好信息化基础建设工作

全面推动档案信息化管理需要良好的基础硬件设施支持。一方面，提高计算机、信息系统等软硬件的兼容能力，设计档案信息专用数据库，以供存储档案数据信息，同时聘请数据开发专员，针对档案文本信息的合理存储进行设计，简化后期数据录入的复杂性，提升档案文本数据使用的便利度。另一方面，国有企业也要通过加强信息设备投资，来对现有的陈旧系统进行升级，保证系统的安全性与隐私性，避免发生重要信息泄露的问题[5]。

五、结论

随着信息技术的不断发展，越来越多的国有企业开始重视档案信息化的建设过程。档案资料中含有大量可深入挖掘的信息，借助计算机软件主动对档案文本资料进行挖掘与分析。然而，在国有企业的档案管理实践过程中，往往面临诸多问题，例如，缺少档案信息化管理人才，企亚对于档案信息化管理的重视程度较低，相关软硬件设备不达标等，这些问题严重制约了国有企业对档案资料的管理、开发以及利用，尽管越来越多的研究人员投入到档案管理的理论研究中，但科研成果并不能及时的应用在企业实践中。本文提出，国有企业应该加强档案管理人才的引进，充实现有的档案管理团队，提升在职员工的理论与实践操作水平，从而更好的从事本职工作。一方面，企业要加强软硬件的投资管理，升级设备，为储存管理档案信息提供可靠的基础;另一方面，积极与研究人员合作，推动先进科研成果在企业实践中的应用，进一步对档案资料中的信息进行挖掘，提炼有效信息。

参考文献：

[1]杨远琴.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（17）：90.

[2]白茹.国有企业档案管理的现状和对策[J].现代经济信息，2019（18）：98.

[3]贺晓宏.信息化时代下国有企业档案管理策略研究[J].企业改革与管理，2017（24）：33.