秘书、文书、档案基本任务与网络化管理

程秋平 王辉

【摘要】任何一种事物的产生都有其独特的运行规律，档案形成也不例外。从文件产生到归档利用就像是一个生命运行体，公文归档程序包括收集、整理、分类、鉴定、保管、利用、检索、编研、统计及电子文档管理。这一过程贯穿秘书、文书、档案工作范围与工作职责。本文通过分析研究，认为这三者管理上实行前端、中端和末端管理模式。

【关键词】秘书学;文书学;档案学;前端;中端;末端

众所周知，档案并不是一门完全独立的学科，杨霞在2017年发表的《1980年代以来文书学理论研究述评》中说到，档案工作是文书工作的自然延续，同时也在文章的结尾中提到当前侧重于社会职业的需求，大专院校在考虑课程设置时，在教学过程中又将文书学与秘书学合并成文秘专业。因此秘书、文书、档案三者的联系与区别，成为学术者研究的热点。从中国知网统计数据来看，三门学科研究文献，分别是秘书学856篇、文书学217篇、档案学3313篇。经过分析比对，学术热点要集中在中文词源、定义及三者之间相互关系的研讨。

一、基于“三学科构成要素”建构各自独立学科

（一）秘书学。在古代对“秘书”一词的解释是指宫廷里的秘密收藏图文书，是被隐藏起来的物体。任何一种事物最初的产生都由人特意去完成。依照我国的文化传统慢慢演变成了一种职业，如今秘书从最初物体已经演变成管理物体的机构和人员。对秘书学的研究，一是工作内容，二是活动规律，三是服务对象。到目前为止，学者们对秘书学科概念体系还没有一个比较系统完整的定论。只是对秘书机构设置、秘书制度完善以及秘书工作职责范围找出规律。为秘书工作提供实质性的参考。同时《秘书学科的性质、对象与结构》中也指出，秘书学是一门新学科又是交叉与应用性学科，同时也是一门辩证性学科。秘书学的特点是政治色彩性、实践性与应用性强。美国劳工部职业划分将秘书分为五大类：一般秘书、执行秘书、法律秘书、医疗秘书、其他专业秘书。《中华人民共和国职业分类大典》中，秘书人员属于第三大类的第二细类，明确指出秘书职业人员属于行政管理人员类。另外从大学秘书专业课程设置和服务对象证明，培养方向是行政管理人员，课程设有大学写作、文学概论、语言学概论、现代汉语、中国古代文学、古代汉语、中国现当代文学、外国文学等。秘书实际工作与服务对象主要机构高层管理人员，他们主要协助自己的上司参与政务、管理日常事务以及上司的后勤保障工作。例如，下面送来一份请示报告，要求解决问题。 秘书要事先摸底征询有关方面的意见和建议，并提供与请示相关的资料，及对如何办理提出的建议和几个解决的方案，从而供领导者决断时参考选择。如每年上司参加各类活动，要撰写文字材料，上司的讲话稿、会议材料、调研报告及出台的各类政策性文件等等文字性资料。

（二）文书学。文书最早出现在西汉，主要是诏书、文告、图书、典籍为主，之后逐步演变出两种形式的文书：公务文书、私人文书。近代文书学创始于30年代，重点研究公务文书写作、文书工作流程、文书工作职责等问题。“文书”包含文书类型、文书行为、文书关系、公文写作、公文处理程序、文件管理等方面。1956年，有学者提出文书学由两部分组成：“一部分是研究过去和现在文件以及文书处理的发展，另一部分是研究过去和现在文书处理的原则和方法。”1955年编写的《文书处理学讲义》一书。该书内容侧重于公务文书概述、机关文书处理、文书立卷等三方面内容。直至今日，文书学也一直作为档案学科分支学科来研究，造成的原因主要是根据文书知识体系建构考虑，文件与文件工作程序，档案与档案管理程序等知识衔接，以及利于档案专业建设与学科发展的需求。文书概念、文书学科理论知识体系建构、文书学科地位方面都存在相互交织、相互包含。

（三）档案学。“档案学”概念首先出现在19世纪初叶的德国。首次出现“档案学”名称的是德国档案学家约瑟夫·奥格。之后，1806年出版的《档案馆学和登记室学》、1834年出版的《档案学、古文书学、历史》也使用了“档案学”这一名词。1885年朗格鲁《关于档案馆的科学》的文章，首次提出了档案学应是一门独立科学的见解。1956年，《国务院关于加强国家档案工作的决定》提出：“对档案学及其他辅助科目，应该加强研究工作，以提高科学水平。”制订的历次哲学、社会科学发展规划和科学技术发展规划以及国民经济和社会发展规划中，都列入档案科学技术研究方面的内容，建立具有中国特色的档案学。根据《中华人民共和国档案法》第二章“档案机构及其职责”、第三章“档案的管理”、第四章“档案的利用和公布”，确立档案工作原则、管理方法、服务对象。档案业务工作包括档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为九个环节。前七个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。

通过文书学、档案学、秘书学的研究对象之间关系的梳理发现，它们三者是同一事物不同运动阶段的表现形式，文书工作与秘书工作相互交叉与紧密联系，文书学与档案学是分支关系。

二、基于“秘书、文书、档案运动现象”构建范围

任何事物的存在都会有它运行轨迹，秘书、文书、档案也不例外。秘书工作职责范围对象是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事的操作与管理者。工作具体内容，如起草文件（一稿、二稿）、讲话稿、演讲稿、汇报材料、会议资料等，都是由秘书人员担任。1996年出台的《国家行政机关公文处理办法》。如：第三条公文处理是文件办理、收集、整理、归档、分类等一系列相互关联、衔接有序的工作。其中整理、分类、归档既是文书处理的最后程序， 也是档案管理的最初程序。再如第四十四条中规定，公文是由文秘部门或由专人统一管理，明确了秘书工作是属于法定业务。由此可见秘书工作与档案工作在内容上既有相互融合的部分，又有各自独立部分，它们之间属于前端与末端关系。

文书学作为一门独立学科，内容又同其他学科有交叉。文书工作的内容，既涉及秘书学更会涉及档案学。各机关单位科室由秘书科、文书科、机要科、督查科、档案科等组成。文书工作一样是机关工作的一项具体业务。从理论与实际操作工作来看，他们之间存在“包含说”。文书工作性质包含文件收发、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办及文件的签发、缮印、校对和盖印和会议资料、汇报材料、电话的记录等。文件的平时收集、分类、借阅、编目、归档又是档案工作的内容。因此两者之间是中端与末端的关系，由此可见，文书工作既包含秘书工作，又包含档案工作，他们之间是包含与被包含关系。

三、基于“秘书、文书、档案职能”构建格式管理

关于文书学、档案学、秘书学的关系问题讨论非常活跃，目前尚无专家学者给出明确定论，但是多种观点思想碰撞，认为三者之间是并列学科，也有认为三者具有相互渗透、相互交叉的密切关系。对于档案学的研究对象来说，笔者认为从其产生到最终归属，整个运动过程是贯穿秘书、文书、档案的运动规律中。如何做好这阶段的管理工作，才能更好发挥系统性价值呢。一是要确定管理手段，二是谁来管什么，三是如何管及为什么管的问题。特别是“谁来管”，就是指管理的机构和人员，即秘书、文书、档案员;“管什么”就是工作中产生的所有与本单位有关的资料;“如何管”就是指管理的方法、手段;“为什么管”就是管理意义和服务对象。我们只是将“四管理”称为网格管理，如何责任到人管理到位呢？首先区分机构，其次划清阶段，再次落实管理方式，最后责任到人的分格管理模式。才能将秘书积累、文书收集整理、档案分类归档工作进行有机组合。在網格式管理模式下实现档案前端、中端、终端的管理。

【参考文献】

[1]杨霞.1980年代以来文书学理论研究述评[J].档案学通讯，2017（04）.

[2]吴宝康，丁永奎.档案学[J].档案学通讯，1991（5）.

[3]张清明.文书学研究中的一个重要课题——文书工作的范围问题[J].武汉大学学报（社会科学版），1985（3）.