企业档案管理信息化建设探究

钟新贵

◆摘  要：近年来，随着我国不断的发展迅速，对于企业来说是机遇也是挑战，而企业要想稳定地发展，管理工作是基础前提，由于企业在发展过程中涉及到的内容十分复杂，对于档案管理工作就造成了一定的压力。在新时期下，我国信息技术的发展为档案管理提供了一定的条件，但在目前企业档案信息化管理中还存在一定的问题。基于此，本文即对企业档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出相应的创新策略。

◆关键词：企业;档案管理;信息化;建设

信息技术手段的不断开发和应用为企业档案信息化管理提供了优异的条件。在这一大背景下，信息化管理也将成为企业未来档案管理的主要趋势。为了充分发挥信息化技术在企业档案管理中的优势，就需要大家充分了解信息化技术的优势和特点，更加重视信息化管理的必要性。与此同时，也需要对管理信息化中存在的一些问题及时的更新和处理，以便档案管理工作的顺利进行。

1企业档案信息化管理的必要性

1.1信息化技术的重要性

由于企业涉及的档案范围比较广泛，这就导致档案管理的压力也不断增加。传统企业的信息交流主要是靠人与人之间的接触进行传递，这就需要建立纸质的文档，不仅保存麻烦查阅起来也是相当的费时。随着科技的不断进步，信息化开始运用到档案管理的工作中来，从而有效的解决了时效性不足的问题。在信息技术的前提下企业在档案管理时可以更好地实现所有信息的收集、处理和共享，从而为项目的决策提供更准确的依据，可以随时对档案进行检查，同时信息技术还能更有效的储存公司的信息，为后期公司的管理工作奠定的基础。由此可以看出企业档案信息化管理对企业发展的重要性。

2目前企业档案管理工作存在的问题

2.1信息化技术不断的融入企业中，但是有些企业还是不重视档案管理的重要性，原因是企业领导对信息化认识不足，没有认识到信息化的重要性，从而忽略了信息技术的引进，导致信息化在档案管理中只走了一个流程，并没有发挥它真正的作用。

2.2随着科技水平的不断提高，对档案管理人员的要求也就越来越高，这就需要企业聘用高水平的工作人员，但是，企业缺少这样的人才，这就导致信息化不能发挥它的作用。管理人员不与时俱进，企业的档案管理工作也就没法顺利的进行。有些企业因为自己的特殊性质，在管理人员的选拔上也是相当的草率，使他们缺乏一定的责任心，导致信息化迟迟融入不到企业档案管理中来。影响企业的未来发展。

2.3规划不清晰。企业档案管理工作需要长期的开展，这就需要企业更好地规划。企业对任何一个工作不做规划，那管理人员就像无头苍蝇一样，工作人员也没有责任意识，导致工作效率低下。长久下去公司将面临种种问题，没法解决档案管理中存在的问题，阻碍档案工作的顺利进行。

3促进企业档案管理信息化建设

3.1企业发展的新阶段更需要提高企业档案管理信息化的重视度，首先要做的是转变传统的管理观念，正视信息化在档案管理中的重要性。企业的领导和管理层要对信息化有一个充分的认知，做到人力，财力，物力上的大力支持，从而为信息化在档案管理中的运用提供坚实的基础。同时需要引进云端和网络数据库技术。

3.2提升管理人员的综合素质。高素质的管理人员在企业档案管理工作中发挥着至关重要的作用，因此，就要求管理人员必须提高自身的技术水平和综合素质。首先，管理人员必须掌握现代网络技术、数据库技术和信息云端存储技术的成熟运用，同时企业也要不定时的对管理人员组织培训，从而熟练的掌握专业知识和技能，也可以实行奖励制，从而提高他们对工作的积极和认真的态度，不断提高整个管理团队的综合素质和能力。其次，企业也可以高薪聘请一些工作能力强的档案管理人员，让他们来培训公司档案管理工作方面的人员，实际操作，传授经验，不断提高他们的能力，使企业在短时间内得到更好的发展。最后，转变管理人员的陈旧观念，让他们正确认识档案管理工作信息化的重要性，提高职员的职业道德和工作的责任心，在此期间，也需要管理人员对信息化的重要性和必要性进行大力的宣传，促使企业稳步的发展。

3.3档案管理信息化工作的顺利进行需要企业做好科学合理的规划，这样才能保证管理工作的有序进行。首先，需要对管理工作的具体操作和流程予以明确的规定，落实到具体的操作上，并且能够在管理人员的培训中得到体现，让管理人员在这期间提升自己的工作水平，同时也要对工作流程进行约束，使职员在规范的工作流程中进行操作。其次，为了防止出现不规范的流程，就需要对整个操作过程进行监督和控制，防止因为操作的不规范出现信息录入错误和查询不便的问题，保证整个操作过程的顺利进行。最后，档案管理程序和系统也需要我们进行养护，尤其是网络信息库的维护和管理，只有保证信息化建设相关的网络设备状态始终良好，才能保持档案信息化建设的持续有效和档案管理工作的顺利进行。

4结语

综上所述，信息技術的突飞猛进，在这一大背景下，就需要档案管理人员认识到传统管理的局限性，意识到信息化技术带来的安全性和效率性，通过信息化技术来提高档案管理的效率，保障档案的完整性，为企业提供完整的档案资料，促进企业全面发展。

参考文献

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