关于办公室档案管理工作的几点看法

何丽平

摘 要： 随着国民经济迅速发展，社会进步，信息网络化时代的到来，为提高档案管理工作的效率，促使档案管理科学化、规范化、法制化，必然要求改革传统的管理模式。

关键词： 档案管理;科学化;规范化;法制化

【中图分类号】G472.4 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）20-0298-01

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位。档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用等，是机关事业单位日常工作的重要一环，目前机关事业单位的办公室档案管理既包括人事档案、行政档案，也包括各科室的业务档案汇总。但是在档案管理上基本都维持了较为传统的模式，随着国民经济迅速发展，社会的进步，信息网络化时代的到来，为提高档案管理工作的效率，加强档案资源建设，实施现代化管理、加快档案工作的法制化进程，必然要求改革传统的管理模式，以下是我对办公室档案管理工作的一点认识：

1 机关事业单位档案工作存在的问题.

1.1 对档案管理工作重要性认识不足，重视程度不够。档案工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，但相对于具体业务科室，档案是“冷”部门，说起来重要，做起来次要容易被忽视。一些领导和职工档案意识淡薄，例如：有些科室档案不及时归档上交;有些档案要件有缺失，不及时补正，严重影响了档案的系统性、完整性;完全没有认识到档案工作的重要意义，对档案工作的人、财、物投入力度也不够;分工合作不协调，将档案管理只视为办公室工作，只进行简单的资料传递，缺少信息互动，造成档案工作开展困难。

1.2 缺乏健全的档案管理制度，档案案卷不规范。档案监管机制不到位，在对档案的收集、整理和存档中经常处于被动状态，造成资料收集不及時且零散;对档案的借阅、查访没有更好的运用现代化手段;档案案卷制作必须采用16开规格的办公用纸，不得有破损、卷角、折皱，但实际很多单位使用A4规格的案卷归档，也没有对档案问题进行处理，致使案卷不规范、不美观。

1.3 观念落后，设施设备陈旧，档案保管条件差。档案工作的有序开展离不开先进的基础设施的支撑。一些单位硬件不达标，档案室建设不标准、不规范，狭小，设备简陋，没有配备温湿度计、消防器材、防光窗帘等，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋，甚至有些档案霉变、虫蛀等。现代化设施设备落后，档案管理人员缺乏专业培训，对电子档案系统不熟练，档案利用率和查询率都较低，不能跟上网络时代步伐。

1.4 档案管理人员配置不专业，流动过快。档案管理是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，但很多单位档案管理人员配置存在不合理性、随意性，多为兼职，且人员工作变动频繁，业务素质欠缺，对档案工作重要性、责任性认识不够，直接影响了档案工作的持续性、稳定性。

2 关于提高档案管理工作效率的几点看法

2.1 注重对档案工作重要性的宣传，争取领导的重视。一是建立档案管理工作领导小组，明确分管领导和工作职责，将档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，并列入本单位年度考核范围，为档案工作发展创造一个良好的内部环境;二是以《档案法》为依托，强化档案工作的宣传和培训，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实依法治档;三是明确分工，加强各部门协调。分管领导牵头，协调处理好各部门的分工合作关系，明确专职与兼职档案员的工作职责，各部门搞好本部门专业档案外，必须配合搞好综合档案的归集工作。

2.2 建立健全、切合实际的档案管理制度。档案的形式、种类是多样的，必须科学管理。一是建立健全《档案接收制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案保管保密制度》等一系列制度，从档案的保管、查询、移交、保密、安全、统计、鉴定、销毁、接收、利用、交流等各个方面都要建立比较系统完善的制度，并且要公示上墙，确保档案管理工作向程序化、制度化、规范化方向推进;二是归档及时，合理分类制定严格的档案借阅手续，以利于档案的保管、利用，防止流失;三是提高纸质档案的立卷质量，，制发公文规范、统一，对电子文件及时备份，声像档案及时归档，加强保护，以有利于长久保存和利用。

2.3 更新观念，加强基础设施投入从财力、物力。一是完善档案室的设施设备，改变小、杂、乱，配备必要的消防、温湿度、空调等设施，安装档案架、密集柜等，做到档案室整齐、规范、统一;二是档案工作需要与时俱进，不断创新，现代社会计算机和网络在各个领域中的运用已经改变了人类的生活，也提高了工作效率，档案管理也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案管理的要求，也是档案管理人员努力的方向。应该将信息技术应用于档案管理的各个环节中，建立电子档案，通过网络平台及管理软件对数据进行处理，实现共享。

2.4 重视人才，配备责任心强、有专业知识的档案管理人员。档案管理的好坏很大程度取决于档案管理人员的业务水平和综合素质，所以要求档案管理人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理档案的基本技能。一是选拔有专业知识和技能的人才充实档案队伍，并注重队伍的稳定性，加强档案干部的思想政治工作;二是加强对档案人员的继续教育，组织档案人员去实地考察，参加专业知识培训，学习计算机等与档案管理相关的知识。一篇文稿不论是起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇总统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，提高档案工作者素质，是推动档案管理现代化发展的关键。

总之，档案管理内容涉及到机关、企事业、公民生活等各领域具有保存价值的信息资料，档案工作做好了，对单位、社会、个人都能起到重要的服务作用。档案工作的宗旨就是利用，服务，在信息化时代，我们必须坚持与时俱进，不断革新，拓展档案工作领域，创新档案工作服务机制，提高档案管理水平，推动档案事业健康发展，促使档案管理科学化、规范化、法制化，使档案管理能够为单位发展提供强有力的保障。

参考文献

[1] 浅议事业单位档案管理现状与优化对策.沈丽红.《改革与开放》2016.

[2] 浅议当前事业单位档案管理现状与优化对策，吴楠楠.《卷宗》2018.

[3] 浅议档案管理工作现代化.杨永川.《辽宁行政学院学报》2013.

浅议档案管理工作的思路做法.李建华.《社会科学》2017.