当今图书出版全流程数字化管理探索

战琦

摘 要：当今，人们为了追求更高、更快、更精细的生产效益而提出了数字化管理。数字化理念从提出到全面推进建设，再到企业实践应用，都是边摸索边实践，纵使途中荆棘丛生，始终没有停止前行的步伐。近年来，数字化管理逐步完善，在各行各业中都得到了相应实践证明，那么作为出版行业我们也更应该与时俱进，要借助数字化管理提升出版业的发展转型速度，本文将探索当今图书出版全流程如何实现数字化管理。

关键词：出版;数字化管理;管理

中图分类号：G230 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 16-00-02

当今，采用图书出版全流程数字化管理，既是传统出版业务管理的需要，也是传统出版转型的基础。适合的，才是最好的，才是行之有效的，如何做到真正意义上的图书数字化管理全流程，不仅仅是软件技术上的突破，更重要的是需要出版社要有数字化管理的精、准、细的需求思维。

一、出版全流程数字化管理现状

从20世纪90年代末起，不少出版社和出版集团就已逐步开始了对出版全流程数字一体化管理进行探索，应运而生了如北京云因、江苏云想、北京平章等类似的，或功能接近的与出版社业务相关的ERP系统。这些系统各具自己的特点，有的是综合出版业务，形成整体系统设计运行;有的按功能区分，独立成系统。

二、图书出版管理系统应具备哪些功能

（一）传统纸质图书出版的管理流程功能

（1） 编务流程模块。图书出版的编务工作主要涉及选题申报、发稿、合同管理、申领书号和CIP、成书信息上传、样书送交等方面的工作。ERP编务流程模块应该具备如下功能：在申报选题时，编辑将信息按系统提示进行规范填写和申报，各层级的批复信息需在系统上显示;在选题上报、发稿申领书号和图书在版编目（CIP）数据、上传成书信息的时候，ERP系统应能将图书信息自动导入国家新闻出版署相关管理系统，做到系统无缝对接，同时能定时或实时读取批复信息，并能自动从国家系统导入本社ERP系统;该系统还应具备统计、分析、日志管理等功能。

（2） 出版流程模块。随着图书出版数字化转型的升级，ERP系统的出版模块不仅要有纸质图书出版流程模块，还应融合数字化出版的内容。ERP出版流程模块应具备如下功能：该模块能与排版制作公司、纸张公司、印刷公司等与出版社相关协作单位的信息系统对接，如图书出版时，ERP系统可根据接收到的印制信息，自动筛选出版模块内符合出版相关要求的纸张公司和印刷公司，并将核算好的纸张和相关印制信息提供给符合要求的公司进行招标，中标信息应由ERP系统自动通知中标单位和排版制作公司，制作公司收到相关信息后，可在图书版权页录入相关信息，并将制作的原文件和印刷文件导入系统保存，中标的印刷公司即从自己的系统客户端下载文件进行印刷;数字出版部门能在该系统同时下载图书内容电子档，进行出版物数字化存储与利用，这样不仅能整合现有图书出版信息资源，更要为数字出版提供二次加工做好储备。

（3） 营销流程模块。图书营销流程应涉及社內管理和外部管理。社内管理主要指内部流程和基础信息管理，包括销售方式、合作渠道、定价、销售收入、收入分配等方面的管理;外部管理主要指对外的宣传、数据对接、销售等方面的管理。ERP营销流程模块应具备如下功能：营销模块的内部管理主要涉及销售人员折扣管理和对经销商的折扣、欠款额度管理，故系统应根据预录入折扣、欠款额度信息对业务员和经销商进行限制，低于相应折扣或超出欠款金额，仓储部门须在得到相应的授权后，才能接收相关的发书信息;图书的仓储情况和货运情况等相关信息，相关人员能在系统实时查询。营销模块的外部管理主要涉及的是对外营销方面，系统应能自动链接相关平台，并可按要求导入相关信息用于经销商的相关采购平台、出版社网站等用于营销。

（4） 财务数据管理模块。财务数据管理应涵盖费用管理、数据分析、账目管理、权限管理、报销业务管理等流程管理，故ERP财务数据管理模块应具备如下功能：所有财务数据流程要能在系统里体现;要有独有的安全协议;出版社各部门能独立查询本部门财务数据功能;订单数据自动分拆整合功能（对外以出版社一个窗口与外单位结算，对内根据图书归属部门，财务数据自动计算到不同部门）;财务部门能轻松统计不同时段图书的库存、销售、结算数据。

（5） 项目管理模块。21世纪以来，国家加大了对公益性出版项目的投入，先后启动了国家出版基金、民文资金、国家古籍出版项目、文化产业项目库等出版项目资金支持。为此，项目管理也纳入了出版管理流程，故ERP项目管理模块应具备以下功能：应建立项目库，储备单位所有拟申请项目，并根据不同主题予以分类;对已获得资金资助的重点项目分类实时进行项目监管，包括项目进展和资金使用等的监管;完成项目的结项流程（与编、印、发、财务系统相关数据链接）;能与国家相关项目管理系统对接。

（6） 办公系统管理模块。出版社办公系统管理模块应具备人力资源管理、档案管理、劳资管理、物资管理、车辆管理、考勤管理等常规办公管理功能。

（二）图书编辑数字化及数字资源管理功能

（1） 能在系统里直接对书稿内容进行排版、编辑、校对等再加工工作，是其对书稿的编辑环节完全实现数字化、网络化。该系统编辑完成的数字内容，可根据印刷要求直接用于纸质图书的出版，同时其电子文件能进行各种格式的转换，可直接用于网络平台、APP、微信公众号等多渠道数字资源的发布。

（2） 能具备图书数字资源的管理功能，即出版社图书核心资源数据库的功能。能对图书扫描的图片文件（TIF格式）、图书的文本的XML文件、压缩后的图书PDF文件以及其他原始图书格式、视频文件、音频文件、期刊、图片等资源进行存储并实现格式转换;能全文检索数字资源并可碎片化这些资源进行再加工利用。

三、市面上出版数字化流程ERP系统存在的不足

对国内出版社使用ERP系统的情况进行了一些调研，发现现有系统在使用中存在不同的短板，主要问题如下：

（1） 众多ERP系统更多的仅仅是简单的网络系统辅助管理，使用的一些信息系统或软件只是解决某一部门、某一具体业务的管理问题。纵观国内出版社信息化管理常用的云因、科迪通、云想等系统，凸显出来的各功能模块设置分散，各环节的信息关联性弱，不同环节之间存在信息重复录入。

（2） 在目前互联网技术高速发展的时代仍局限在局域网内使用，出版管理缺乏整体性。以移动APP为例：随着技术的发展，移动网络发展迅速，借助于移动终端来处理工作事宜，已经成为智能管理的需要。但目前市面上都没有一款完全实现真正意义上出版管理全流程的APP，无法在手机、iPad等移动端实现完整的数字化出版管理流程。

（3） 目前市面已有的系统绝大部分不是按照特定某个出版社的特有的工作环境、业务流程、管理制度来操作，尤其是由出版集团各个出版社共享的ERP系统，由于各图书出版社自身的内部管理结构不同、出版物分类侧重点不同、销售渠道和分配方式等有个体差异，导致流程不适应、数据不统一、管理不一致。

四、出版数字化全流程系统个性化设计的必要性

为便于集团化管理，当前很多出版社使用的ERP系统，要么是集团统一定制的系统，要么是购买的现有的成熟系统，使用这些系统优势在于便于集团统一管理，或者购买成熟软件比新开发软件价格便宜。但由于各个出版社自身出版特色及本身管理和流程上的差异，最終是使用者不得不根据软件已固有的程序调整自身的原有流程，是人将就软件，而不是软件去贴合使用者的需求。

由此可见，如果经济条件允许，出版ERP系统最好量身定制，即使是集团定制，也应该在系统设计上考虑各出版社自身需要，在上报集团对接口径设计一致的基础上，对各出版社子管理系统根据各社具体情况进行贴合的专有设计。

五、定制出版数字化全流程系统应注意的问题

（1） 重视需求调研：不同出版社，由于管理方式和管理层级有设置的差异，图书出版内容专业性也不同，其内部出版流程也会存在一定差异，故需求调研的准确性、服务性、便捷性将直接关系着该系统是否能被使用者接受，是否能切实提高工作效率，它是一个系统开发的核心。

（2） 关注历史数据导入：无论是图书出版编、印、发数据，还是财务数据，能否将出版社这些历史数据准确、无遗漏导入定制系统，是该系统能否进行各模块全流程运转的关键。

（3） 权限设置要精准，保证数据安全：各个层级、各个部门到每一个人，一定要进行权限的精准设置，这种设置，既保障了个人、部门工作的私密和数据安全，也便于各层级领导进行管理、监督。

（4） 注重数据精准对接：数据对接包括与国家新闻出版署相关管理系统的数据对接，如选题、书号申领、CIP数据对接;与上级主管部门管理系统数据对接;社内编务、财务、出版、发行、办公等模块的数据对接;与协作单位如排版印制、新华书店、馆配等的数据对接。

（5） 注重操作简便、人性化：使用者对该系统没有抵触情绪，简便的操作、人性化的界面、高度智能化、准确的操作性、高效的工作效率，是该系统是否成功的衡量标准。

（6） 重视图书内容资源文件格式是否兼容或能无损转换：内容资源不同，如文种、图片、乐谱等的不同，会存在不同的文件格式，在定制系统时一定要注意是否具备这些文件格式在不受损的情况下进行格式转换、碎片化提取等功能。

六、结语

当今，出版社要在激烈的市场竞争中走在出版的前列，求高速的发展，利用信息化管理软件提升自己的管理水平，是提高工作效率，增强竞争力必不可少的管理模式。只有基于精准的出版流程需求调研，个性化的定制服务软件，才能科学有效地实现图书出版全流程数字化管理，才能真正切实做到互联网+无纸化办公。

参考文献：

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