青年图书编辑的高效时间管理方法研究

2020-09-06 13:34王心源
传媒论坛 2020年9期
关键词:图书出版时间管理工作效率

王心源

摘 要:图书出版工作重要而繁杂,若合理运用时间管理方法,能大幅提升工作效率。本文将时间管理理论与实际图书出版工作结合,以“记录时间支出情况” “梳理待办清单” “划分清单事项的优先级” “分解任务并逐一执行”四个步骤梳理工作流程,论述每个步骤中有效时间管理方法的理论与实践经验,以期提升图书行业的生力军——青年图书编辑的工作效率和质量,减少不必要的工作压力,减少人才流失,助力图书行业的良性发展。

关键词:时间管理;图书出版;青年编辑;工作效率

中图分类号:G238 文献标识码:A 文章编号:2096-5079 (2020) 09-00-03

时间管理是指通过规划和运用技巧、方法与工具,对时间进行灵活有效的运用,从而实现个人或组织的既定目标。目前,时间管理能力已成为各行业工作者实现个人工作目标的重要能力之一。

图书行业中,编辑的工作相当繁杂。每本图书都相当于一个独立项目,图书编辑需要面对系统、全面的出版环节:选题、约稿、组稿、编辑加工、送审、校对、版式设计、排版、印刷、装订、发行,这些环节中涉及作者、编辑同事、校对、设计、排版、印刷、发行等多方人员的合作。往往同时期内,图书编辑还需以不同的进度同时推进多本书的流程。不少编辑还肩负着图书的推广营销追踪,需要掌握新媒体环境下更快节奏的推广、更广泛大量的读者用户互动、更复杂多样的作者维护等,这都对图书编辑的时间管理能力提出了重重考验。

青年图书编辑是图书行业的新鲜血液,更是本行业的生力军,而其面对的工作压力也是不可忽视的。国家统计局2018年的一项时间报告[1]显示,青年人群(15到39岁人群)工作时间最长,平均每日为10小时。这其中固然有因工作本身繁重、青年人群经验不足导致加班的因素,但笔者在长期工作中观察发现,常被忽视的更大原因为:不少青年图书编辑并未进行科学的时间管理,难以高效利用上班时间,导致了大量不必要的加班和压力,甚至武断地归因于所在单位乃至整个图书行业的不足,引发大量人才流失。

不过,青年图书编辑的学习能力很强,也善于接受新思路和方法来优化工作。因此,笔者将时间管理相关理论与实际图书编辑工作结合,辅以自身多次实践心得,研究出一些适用于青年图书编辑的时间管理方法,论述如下。

一、记录时间支出情况

(一)使用时间统计法记录时间支出

时间管理如同理财。发现时间不够用,工作效率低下时,第一步应通过记录,客观审视自己的时间支出情况。时间记录方法有多种,其中较著名的为“柳比歇夫时间统计法”[2]。

柳比歇夫是苏联昆虫学家,他的时间统计法为:详细记录每天工作、休息、娱乐等所有时间安排,每个事件的耗时记录详细到分钟,然后利用统计学对记录进行每日、每月、每年的统计分析。该方法看似刻板,却帮助他精确地感知、规划时间,从而获得了大量学术成果,一生出版了70多部学术著作,并且从未透支休息时间。

运用该方法,可对消耗的时间进行客观记录、分析,以此正确认识自己的时间利用状况。以图书工作为例,可以事件为单位,记录每项工作的消耗时间,如:

看完A书的pdf,发作者确认,写审读说明 40分钟

某书展会议 1小时

完成B书资料卡基本介绍 1小时

也可以时间为单位,记录每段时间单位里完成的事项,如:

09:30—10:00看A书的二审意见,修改

10:00—10:30比对B书的二审意见,调整。检查C书扉页、版权页

作为图书编辑,笔者详细记录了数月,收获颇丰:

(1) 发现工作时间并未得到高效利用。客观梳理后,工作效率得到提升,加班量大幅减少。

(2) 发现对具体工作耗时的预判误差很大。总结后,工作计划的准确度得到提升,压力减少。

(3) 发现工作时间碎片化。从而思考如何应对。

(二)处理碎片时间

碎片时间指没有安排任何工作,未被计划的时间,它们零散、无规律,而且一般较短。常见的成因是,整块时间被工作电话、临时任务、计划外沟通等打碎,也可能是意料外的等待或小的临时变动。

据笔者观察,大部分图书编辑都存在工作时间被琐事切碎的苦恼,不少编辑感叹“下班后才能正式开始做要事”。碎片时间累计起来数量不小,笔者梳理了两种方法以应对:

1.将碎片时间化零为整

同类的琐碎工作可放在一个时间段内完成。例如,图书编辑常需要填写各种流程单据,回复各合作伙伴的常规消息等。这些工作繁琐细碎,既易产生大量碎片时间,又易切碎宝贵的整块时间。因此,除紧急事项外,可集中一个时间段填写单据、打印等,也可在中午和傍晚下班前,集中回复即时消息或邮件,从而留出大块完整时间进行重要工作。

2.尝试利用碎片时间

事先准备一些迷你任务,如整理文件夹、整理随书图片,背单词,看一两篇事先存好的学习文章等,还可进行一些短暂的思考,往往灵感和创意会来自于不经意的某刻。但若本身工作已十分紧密,碎片时间应尽量休息,以便集中精力应对下项工作,无需舍本逐末。

二、梳理待办事项清单

(一)清单功能和作用

通过记录时间可了解自身所拥有的时间额度与使用情况,接下来需要梳理待办事项。

青年图书编辑经常面临的情况是:手上多本书分别处于一审、二校和下厂阶段,不同图书的不同环节工作互相纠缠;电脑上多个同事的消息急待回复,领导又临时安排下班前填报完若干表格……

焦虑的局面往往令人压力激增,这是因为人類的大脑擅长分析思考,而不擅长机械记忆。不同性质、不同紧急程度的多个待办事项全部储存在大脑里,大脑会陷入焦虑状态,导致无法按正确顺序和标准处理事项,引发更多焦虑,恶性循环。

这时,可使用GTD理论里的清单方法[3]。GTD的核心理念在于把所有待办事项和工作计划分类整理,从大脑中移出来,以清单形式放到外部工作系统(如电脑软件、手机APP、手写笔记本等)中,为大脑释放出充分的空间。通过把大脑的记忆工作外包给清单,清空大脑。

清单的优势有:①抑制人们因纷乱而产生的焦虑。②提供了可供参考和坚持的框架计划。③可展示人们每天、每周或每月的成就。

面对焦虑和琐碎任务时,待办清单可以列得更加详细。

(二)工作清单的写作要点

一份好的工作清单如同导航地图,笔者学习和实践总结的清单要点如下:①写上日期。②尽量写详细,把注意点和期限时间也标注上,更易快速清空大脑,减轻焦虑。③事项前标注空方框,完成后打勾的形式感可进一步鼓励大脑。④4~5分钟内能处理完的事应即时处理,无需写入清单。

可以在一天工作结束时,为第二天列出待办事项清单,以便第二天工作时间开始能立刻执行,不耽误时间。也可在面对繁杂事项或多重任务时列出清单,此时不要担忧列清单的过程耽误时间,列清单本身就是缓解压力、梳理下一步计划的过程。

以图书工作为例的清单节选如下:

×月×日

□某社的引进书S系列,要与译者a讨论翻译要求和时间

□从B书中挑几页内容给译者b试译

□A书稿未处理退改意见,是否等外方意见一起改

□C书腰封未调整,但还需等合作品牌方提供资料,周五完成

□某申请书,下班前交

先把想到的事项全部写下,补充上注意点与时间限制。然后需要明确这份清单中各项工作的优先级。

三、划分清单事项的优先级

工作任务是源源不断的。意大利经济学家帕累托提出了二八定律(又名帕累托法则)该定律认为,任何一组事物中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。这是按事情的重要程度编排行事优先次序的准则,被广泛应用于社会学及企业管理学等[4]。图书工作也是如此,需要从长长的待办清单里找出最重要的若干事项,明确优先级。

优先级是指计算机操作系统给任务指定的优先等级。它决定任务在使用资源时的优先次序以及处理机响应的先后次序。常见的判断优先级的方法是使用四象限法则,该法则把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,分为四个象限:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要[5]。

以上文的图书待办清单为例,可做如下分析:

□某社的引进书S系列,要与译者a讨论翻译要求和时间。

分析:译者的翻译水平对引进书至关重要,而翻译时间通常需要2-3个月之久,前期也留出了充足的讨论翻译要求的时间。属于重要但不紧急。

□从B书中挑几页内容给译者b试译

分析:B书不是重点书,在整体计划中完成时间也偏后,属于不紧急也不重要。

□A书稿未处理退改意见,是否等外方意见一起改

分析:A书稿问题较多,而外方回复通常较慢。如果确认等外方回复后再一起改,属于重要但不紧急。

□C书腰封未调整,但还需等合作品牌方提供资料,需尽快与品牌方沟通

分析:C书已经全部完成,就差腰封最后的修改,即可下厂赶上暑期销售时间。属于紧急而重要。

□某申请书,下班前交

分析:该申请书是一个流程文件,做起来较快,但有紧急的时间要求。属于紧急但不重要。

分析后,该清单的执行顺序可调整得更为合理。

四、分解任务并逐一执行

(一)任务分解,并设定时限

任务分解方法,来自工作分解结构(Work Breakdown Structure)理论,原指把项目工作按阶段可交付成果分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程[6]。在个人工作和时间管理中,可以灵活运用该思路,对已确定优先级的工作进行分解。个人工作中,不必太过系统和专业,只要将一个重要、复杂的大任务分解为若干小任务,逐步细分到可清晰、明确地马上执行即可。

在图书的实际工作中,分解任务的优势在于:①方便更好地预判工作,预留工作时间。②减少拖延,减少大脑潜意识的畏难情绪,能马上开始行动。③工作思路清晰,确保复杂工作没有遗漏,提高效率。

另外,重要的事件一定要设定完成时限,否则工作没有紧迫感,很容易被一再拖延。

在设定完成时限时应注意帕金森定律[7]。该定律认为,工作在最终期限到来前是不可能被完成的。人们会下意识地根据完成时限的远近把工作分类,对离完成时限近的工作有较高关注度,而离完成时限较远的工作往往被束之高阁。因此,为了避免拖延,应为工作设置尽可能短的完成时限,通过时间的压力保持工作动力,使每一项工作都能在第一时间完成,以争取主动。

(二)避免多任务模式

合理设置完成时限后,应逐项完成工作,避免多项任务同时进行,因为人的大脑并不擅长同时处理多项任务。法国研究员Charron S、Koechlin E利用功能磁共振成像仪(IRM)对志愿者进行了研究分析,研究[8]表明,人类的两个大脑半球最多只能同时接受并依次处理两个任务,这是人体无法超越的机能限制。

另一些来自神经心理学的研究发现:人脑内有不同区域和机制来处理于不同难度和类型的任务。但无论是哪种机制,在涉及注意力的处理目标/预期任务时,对其他同种类型任务的处理/反应能力就会降低[9]。处理能力降低来源于两个方面,一个被称为任务切换耗散(switching costs),是指在同时处理的两个任务间相互切换时,人脑认知压迫前一任务并强化后一任务所需要的时间和导致的認知能力降低。另一个被称为任务混淆耗散(mixing costs)[10,11]是指认知切换到后一任务之后,头脑中仍然会时不时地出现前一任务的内容,这将不可避免地降低认知能力。

而且,人们在多任务中不断切换,不但降低工作效率,而且增加了焦虑和压力。图书工作也如此,例如,“检查封面、版权页” “填写、打印印制流程单等”两项工作虽然看似不复杂,理论上也可同时进行。但实际工作中,还是应让大脑保持高度集中、专注,按顺序依次完成,这样取得的效率和质量,远高于一心二用的多任务模式。

(三)使用番茄工作法完成任务

工作任务已分解并明确优先级后,最终一步是专注、高效地逐个完成。此时可使用番茄工作法[12]。番茄工作法的核心要旨是:以25分钟为时间单位,全身心地投入工作,然后进行5分钟休息,再进行下一个25分钟的番茄钟,再休息5分钟;如此4个番茄钟之后,可以一次休息15~30分钟。

一个番茄钟定为25分钟,看似有些机械,但笔者在使用时发现:注意力的集中有一定期限,超过该期限,注意力容易分散;少于该期限,时间被切得太碎片化,效率也不高,25分钟是比较符合正常人体生物节律的时间单位。

笔者通常在图书审稿时使用番茄工作法。有时专注15分钟后想走神,却发现离完成该番茄钟只剩10分钟,不由地心情放松,稍加坚持就能完成。如此反复,不知不觉可完成多个番茄钟,工作效率可以达到先前拖拉状态下的2~3倍。高效完成重要工作后,奖励自己休息娱乐,又会为下一次的高效工作带来好的心理状态,形成良性循环。

五、总结

以上是笔者结合多年图书编辑工作与时间管理理论的学习实践,总结出的若干工作方法和思路。运用科学的时间管理方法,可以显著提升青年图书编辑的工作效率和质量,进一步发挥青年群体的创造性,为社会和更多年轻人群造就高质量的精神财富。

参考文献:

[1] 《北京人的一天——2018年北京市居民时间利用调查报告》[EB/OL].http://tjj.beijing.gov.cn/tjsj/sjjd/201903/t20190315_ 175037.html,2019-03-15.

[2]格拉宁.奇特的一生[M].侯焕闳,唐其慈,译.河南:海燕出版社, 2001.

[3]戴维·艾伦.搞定[M].张静,译.北京:中信出版社,2010.

[4]郑麟.无处不在的80/20[M].北京:机械工业出版社,2003.

[5]曹娟,范永德.时间管理在科技期刊编辑工作中的应用[J].编辑之友,2011(S2):12-15.

[6]张裕彬.应急指挥体系风险管控与体系完善研究[J].灾害学,2018, 33(3):184-189.

[7]C·N·帕金森,郭小马.帕金森定律[J].企业管理,1999(3):55-56.

[8]Charron S,Koechlin E.Divided Representation of Concurrent Goals in the Human Frontal Lobes[J]. Science,2010, 328(5976):360-363.

[9]Duncan, John.The locus of interference in the perception of simultaneous stimuli[J]. Psychological Review,1980, 87(3):272-300.

[10]Philipp A M,Kalinich C,Koch I,et al. Mixing costs and switch costs when switching stimulus dimensions in serial predictions[J]. Psychological Research,2008,72(4):405-414.

[11]Goffaux P, Phillips N A,Sinai M,et al. Behavioural and electrophysiological measures of task switching during single and mixed-task conditions[J].Biological Psychology, 2006, 72(3):0-290.

[12] 【瑞典】諾特伯格著,大胖译.番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法[M].人民邮电出版社,2011.

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