物资管理体系改革风险管控

摘 要：物资供应作为企业生产经营的重要保障，在采购管理、物资存储等方面面临多种风险，发展中企业的物资管理体系应如何化解物资管理风险、提高风险管控能力，成为摆在企业面前的一道试题。

关键词：物资管理体系;改革;风险管控

企业在发展进程中面对不断变化的经营管理环境以及快速增长的物资需求，需要及时优化物资管理体系，更好地行使物资采购、供应、存储等管理职能，在更大的业务管理范围和更高的专业化要求下，新的物资管理体系应从管理制度、业务流程、实物管理等多角度入手查找潜在风险，对计划、采购、配送、结算和仓储等环节进行综合分析，梳理管理风险突出、急需整改的问题。

一、物资体系改革产生的风险类型

1.新体系老习惯带来经营风险

企业在发展初期，物资采购主要以自行采购为主，自主性强、审批流程少、供货周期短，使物资需求部门、管理部门形成计划提报周期短、技术要素粗略等习惯。但随着企业的发展扩大，原有的简单、分散的物资管理体系难以满足更大规模的生产需求。

管理体系改变、物资采购和存货管理模式优化对物资管理提出了新的要求，过去的老习惯无法适应新要求，例如需求计划要素填报不详细、提报时间晚于规定时间等，导致物资供应环节与生产需要衔接不顺，物资供应的滞后势必影响生产效率，带来经营管理风险。

2.新流程新人员产生管理风险。

物资体系改革之初，部分管理人员不熟悉物资管理业务的制度规定、操作流程，甚至缺乏物资管理经验，业务环节处理不当或处理不及时， 影响生产物资的及时供应、物资存储的管理。如采购方式选择不合理或执行不当，因未充分考察供应商情况、询价程序不当、定向采购依赖主观判断等导致采购物资质次价高、技术不达标、交付不及时等，甚至出现舞弊或欺诈事件，损害企业利益。另外，在合同执行、信用审批、价格政策执行、对账、出入库处理、盘点、原始单据传递和处理等业务环节或处理不及时，导致相关业务不能及时进行处理，存在丢失甚至舞弊风险。

3.新要求旧思维导致管控风险

随着市场经济的发展，企业面临的各种风险逐渐增多，一个风险带来的经济损失可以计算，但无形损失是无法计算的。物资管理业务作为经营管理中的重要环节，在采购、存储等方面均存在较大风险，对管理者分析、防范风险的能力提出了更高、更全的要求。

物资管理人员对物资管理中潜在的风险以及风险管理的重要性认识不到位，有些管理人员有一定认识，但也是片面和模糊的，没有成熟的风险管理策略，没有通过测试、评价和控制风险因素以降低风险发生概率和损失，对物资管理的风险管控不系统。

二、加强风险管控的措施

针对以上物资管理中存在的风险，企业管理层应从优化管理模式入手，制定风险管控措施，有效提升风险防范工作。

1.强化风险管理意识，完善风险管控机制

物资管理体系改革必将带来新的风险，全面開展物资风险管理势在必行，开展风险识别、风险评估、风险策略、制定风险应对措施等，管理意识聚焦重点岗位、关键环节查找潜在风险，积极制定应对措施，严控物资管理风险。

物资采购是物资管理的重要环节之一，由于采购流程设计、执行的不恰当，以及采购计划不当等导致的未能保障企业生产经营管理需要，或采购成本居高不下的风险。物资采购包括采购计划、供应商管理、采购方式选择、采购合同执行等关键节点，其中：需求或采购计划不准确、不合理，导致企业生产停滞或资源浪费，存在采购计划风险;采购方式选择不合理或执行不当，未充分考察供应商情况，询价程序不当，定向采购依赖主观判断等，导致采购物资质次价高、技术不达标、交付不及时等，甚至出现舞弊或欺诈事件，存在采购方式选择风险。

以此类推，在供应商管理、采购合同执行、存货验收、实物保管、存货领用、盘点、处置等各流程节点，企业应结合业务部门的岗位职责、经营管理实际分别查找可能存在的风险点，将把收集初始信息的职责分工落实到各有关职能部门和业务单位，采用问卷调查、访谈等方法，广泛而持续不断地收集与物资风险管理相关的内部、外部信息，通过对各种客观的资料和风险事故的记录来分析、归纳和整理， 并追溯导致风险产生的各种因素，从而找出各业务单元、各项重要经营活动及其重要业务流程中的风险。

2.建立风险管控清单，落实风险管理责任

物资管理部门结合流程节点、岗位设置等实际情况，组织管理层、业务骨干查找、评估存在的风险，建立物资管理业务风险清单，在确定主要防控点的基础上，将每项风险管理责任落实到具体的管理岗位、责任人，并制定相应的风险应对策略、管控措施，确保识别出的各项风险受控，降低风险发生概率和损失。

对物资管理中采购计划风险、采购方式选择风险、存货验收风险、存货盘点风险、存货处置风险等制定相应的管理策略，并将风险管理责任落实到具体的岗位及人员，如应对采购计划风险的管理措施为结合实际细化物资需求计划、采购计划流程，明确物资需求计划提报期限、内容，加强计划符合率考核，有效控制计划偏离实际风险，风险管理责任人员为物资管理部门计划员;应对采购方式选择风险的管理措施为完善物资采购管理规定，明确招标、邀标、竞争性磋商、谈判、公开询价、独家谈判的条件及流程，要求采购人员按规定标准选择采购方式、实施采购行为，风险管理责任人员为物资管理部门采购员。

3.理顺物资管理机制，严控经营管理风险

物资管理部门对企业所属各级单位物资进行归口管理，统一规范物资存储、发放手续和收发存统计，修订完善质量监督、计划提报、库房保管、物资调剂等业务流程、工作表单，细化工程用料、常用料的计划提报、采购、检验入库等环节的操作流程，严格物资入库、清查盘点、资料登记等基础工作，并对各单位物资管理工作进行监管，确保企业的物资安全。

各单位由于日常管理、生产建设的需要，从物资管理部门领取工器具等物资，价值从几元至数万元不等，分别由各单位自行管理。物资管理部门应统一要求，明确各类物资需求计划的填写标准，对各单位的领用手续、实物管理目录等进行规范，改变过去领用手续和实物管理目录不严谨的现象，保障日常生产、项目的顺利开展。

4.物资管理全覆盖，避免效益流失风险。

将企业各类物资的管理均纳入物资管理部门统一管理，包括库存物资、废旧物资、闲置物资等。由物资管理部门统一规范各类物资的存储、收发、统计等工作，并对各单位的管理情况进行监督检查，确保所有实物安全，避免效益流失风险。

一是加强实物存储监管。将各单位闲置的旧工具、设备、设施等实物的保管纳入物资管理部门监管范围，分类别统一存放标准，避免因存放不当造成物资损坏、变质，确保物资使用价值;

二是规范实物管理程序。严格上述实物的领用程序、台账登记，对不符合领用手续的严禁发放，确保各类实物的管理受控;

三是加大闲置旧物资调剂力度。在符合生产、建设需求物资技术标准的前提下，优先考虑使用该类物资，不仅避免了闲置旧物资的浪费，而且节约了企业材料费用。

5、完善绩效考核机制，降低生产运营风险

企业加强对各单位物资管理工作的考核力度，将需求计划及时率与绩效考核挂钩，建立和完善针对闲置旧物资再利用的激励机制，调动各单位参与降本增效的积极性，充分发挥了绩效考核的激励约束和导向作用。

物资调剂利用、物资需求计划等内容列入考核管理，提高了各单位物资需求计划及时率，有利于发挥需求计划在物资采购管理中的主导作用，保障生产计划的正常完成，避免了采购不到位、采购计划背离实际等影响正常生产的问题发生。

通过对物资管理风险的识别、管控，加强企业物资管理工作对新形势的适应性，提高物资管理效率。

作者简介：

汤苏兰（1973～），女，江苏高邮人，本科学历，汉族，会计师，从事企业经营管理方向，现任东营市鲁辰燃气有限责任公司监察审计部主任.