医院档案室数字化建设的组织管理思路总结

包全宇

摘 要：在信息技术高速发展的时代背景下，传统纸质化的档案管理已经与时代的发展趋势不相符合，医院应该积极创新档案管理的方式，并通过构建数字化档案室，增强档案管理的效率，方式医院档案在管理中出现丢失或者破损等情况，确保档案管理的完整性和全面性。本文分析了医院档案室数字化建设的重要性，探究了数字化档案室构建的现状，提出了数字化档案室建设的策略，以便强化档案管理的效率。

关键词：医院档案室;重要性;数字化;策略

在我国医疗水平不断提升的背景下，医院也逐渐朝着科研、预防、医疗、康复等多个方面发展，其中档案主要是对医院的医疗服务过程中存在的文字、图片、病历等方面内容的记录和管理，是促进医院不断完善和发展的重要组成部分，信息时代下，医院要提升档案管理的水平，构建数字化档案管理室，做到搜集、整理、汇总、开发、利用一体化的档案管理，提升档案管理的水平。

一、数字化档案室构建的重要性

（一）有助于档案管理的完整性

数字化档案室的构建主要是以信息技术为载体，将传统纸质化的档案管理融入到统一的数字系统中，这样就能够突破档案搜集、汇编、归档和存储在时间与空间上的限制，医院档案涉及的内容比较多，包括：财务、人事、患者病案、治疗方式和内容等，如果仅仅使用传统的档案管理方式那么就很容易出现档案收集不全面等情况，而数字化档案室能够及时将医院产生的各种档案信息进行汇总和分类，有助于档案的完整性。此外，在以往的档案管理中由于温度、湿度等环境方面的影响，部分文书档案可能会被损坏，一些被记录在磁带中的影像也很容易老化和失真，因此数字化档案馆能够防止档案收到物理环境方面的影响，确保了档案管理的持续性。

（二）有助于提升档案管理的效率

在以往的档案管理中，对很多档案的利用和开发力度不够强，很多档案管理人员忽视了档案开发和利用的重要性，加上档案管理中设备以及环境等方面的影响，因此在档案利用和开发中具有一定的难度，而通过构建数字化档案室，能够极大的提升档案开发和利用的效率，为档案的开发和利用营造了更好的条件，方便了医护人员对档案的查询与使用，使得档案的分类、检索等更加快捷。其次，在数字化档案管理中还有助于推动智慧医院的构建，通过使用OA系统反映出医院的运行情况，使得档案数据库的建设更合理、更科学，有利于促进医院发展的高效化与智慧化[1]。

二、医院数字化档案室建设的现状

目前很多医院都开始使用OA系统进行办公，同时也加强了对数字化档案室建设的重视，但是在实际的建设环节中仍然存在一些不足之处，首先，数字化档案室在建设的过程中存在一定的安全隐患，网络系统具有一定的虚拟性和不稳定性，在使用数字化管理中可能会存在多种多样的风险，如：黑客的攻击、病毒的侵入、系统漏洞等，同时在管理中还会出现扫描不清晰、加工部精细等问题，这些都会影响数字化档案室的进一步完善和构建。

其次，很多医院在数字化档案室建设中缺少专业的人才，在档案管理人员的引进方面缺少综合性的考察和清晰的计划，同时对内部档案管理人员的培训有所忽视，导致档案管理人员在数字化档案管理中存在一定的盲目性，操作不够规范，缺少安全意识、创新意识和专业的档案管理知识，对信息技术的使用效率不高，因而影响了数字化档案室建设的水平[2]。

三、医院数字化档案室建设的策略

（一）结合实际，构建完善的档案数据库

数字化档案室的建设重点是对档案数据库的构建，医院应该从实际出发，结合目前的发展现状以及医疗服务工作中出现的实际档案管理需求等内容，设置适合医院的档案管理数据库。数据库中主要包含了对档案资料的收集、处理、归档、子系统、储存、借阅、输出等环节，其中收集主要是将医疗档案进行数字化的转化，然后进行归档和处理，输出则主要是指对档案信息进行在开发，挖掘出档案中潜在的利用价值，为医院的發展以及医疗水平的增强提供借鉴性的意见，通过依托信息系统的便捷性，能够让医院档案管理更加智能，在数字化档案室的构建中必须要从实际出发，不能盲目、也不能照搬照抄，需要让档案室全面的服务于医院的各个工作环节，这样数据库的建设才能更加合理[3]。

（二）完善数字档案室建设的制度

制度是保障医院数字档案室建设的基础，完善的制度能够推动医院数字化档案室正常运行，避免档案收集和管理中出现随意性或者不规范的情况。首先，医院应该使用分阶段、多层次、分步骤的建设原则，为医院构建适宜的数字化档案室，依据各科室档案资料的属性以及内容等，在基本的目录之下分设多个子系统，方便档案的查询，如：病案类档案库、行政类档案库、党群类档案库等，并按照档案生产的时间、主题词、数量等进行分类整理，让医院档案管理更加精细。其次，还需要在档案室建设中确定专门档案开发和利用制度，如：科研档案是医院档案管理中的重要内容，涵盖了对科研项目的申报、技术应用、学术报告等资料，对科研资料的开发，能够极大的增强医疗水平，因此需要档案管理人员设置不同的档案开发和利用专题，进一步提升医疗服务水平。此外，医院还应该构建数字化档案室监督制度，对档案管理人员的工作情况进行及时的监督，对不合理的档案管理及时进行修正，并定期组织档案管理人员培训活动，融入最新的数字化档案室建设的理念以及方式，拓展档案管理人员的思路，增强档案管理人员的创新能力和专业素养[4]。

（三）增强数字化档案室的安全性

在数字化档案室的构建中，医院必须要对档案管理的安全性有高度的重视，设置多元化的档案安全管理措施，提升档案管理的效率，防止档案管理遭到丢失或者损坏等。医院档案除了通过传统的阅览、复制、外借等方式之外，开展网络服务业是重要的管理方式之一，数字档案能够通过信息技术实现共享性和互通性，比如：电子病案的共享，为医生的诊断提供了便利，同时也减少了患者一些不必要的检查，为患者的治疗节约了时间。但是在数字化档案管理中也必须要防止被黑客或者病毒等进行恶意攻击，而使得患者或者医院的重要信息被泄露。因此医院应该在数字化档案管理中对重要的资料进行备份处理，并安装防护软件，如：防火墙、杀毒软件、安全密匙、身份验证等，尤其对于科研数据、患者信息等需要加密处理，设置访问权限，避免信息泄露，为数字化档案室地构建营造一个良好的网络环境，同时档案管理人员也必须要具备安全意识，随时关注档案数据库的运行动态，并寻找专业人员对数据库进行更新和升级，对存在的漏洞及时修补，提高数字化档案室的稳定性，让档案在管理中更加安全与可靠。

结束语

在新时期下，医院的发展迎来了更高的目标，档案管理作为提升医院发展效率的重要环节，在医疗服务工作中占据着重要地位，随着科技的高速发展，医院需要转变传统的档案管理方式，构建数字化档案室，增强档案管理的科学性与智能性，首先医院需要对数字化档案室构建的作用有全面的了解，然后结合实际情况，为医院建设适合的档案管理数据库;同时还要对档案管理人员的专业素质加以提升，确保数字化档案管理能够高效运行。此外，医院还需要完善管理制度，并提升数字化档案管理的安全性，防止档案遭到损失。

参考文献：

[1]吴伟丽.利用数字化网络技术做好医院档案管理工作[J].办公室业务，2020（05）：138+140.

[2]刘三根.医院综合档案信息化建设的应用及体会[J].内蒙古科技与经济，2020（04）：31-33.

[3]刘洋.浅谈数字化信息在医院档案管理中的应用[J].黑龙江科学，2020，11（03）：100-101.

[4]程文鹏，王浩.数字化档案管理系统在医院档案管理中的运用分析[J].信息记录材料，2020，21（02）：100-101.