探讨高职院校档案管理信息化建设

徐桠

摘要：当前，从整体上看，我国社会已全面步人信息时代，“互联网+”思维也成为社会诸多领域追求创新发展时重视遵循的指导性思维。在这一趋势下，高职院校应主动探索实现档案管理信息化的有效路径，力求真正将信息网络技术与档案管理实践结合起来，从而有效地提升档案管理水平。为此，本文主要对高职院校展开档案管理信息化建设的重要价值进行分析，探讨高职院校有效在档案管理工作中展开信息化建设的有效路径，旨在提供具備一定参考意义的借鉴。

关键词：高职院校;档案管理;信息化建设

档案管理在高职院校整体管理工作中占据着十分重要的地位，对于高职院校各项管理工作水平及综合办学实力提升而言，意义显著。信息时代，高职院校实现档案管理工作质量改善最为行之有效的途径即是实现档案管理工作与信息网络技术的深度融合，在“互联网+”思维的指导下，有效构建信息化档案管理模式，应用计算机和互联网有效地提升档案管理工作效率。为此，高职院校应深入理解档案管理信息化的重要价值，积极主动地探索实现档案管理信息化有效路径，力求增强档案管理工作实效性。

一、高职院校展开档案管理信息化建设的重要价值分析

（一）有利于实现档案管理效率与质量提升

档案管理信息化建设是高职院校数字校园构建工作的重要组成内容，对于高职院校实现现代化发展而言，有着重要的积极促进作用。档案管理工作与高职院校的多项工作密切相关，诸如教育、科研、规章制度建设等，具备高度决策指导价值和历史发展记录价值，通过实现档案管理信息化，高职院校能够快速地完成档案材料归档、档案分类管理和档案信息检索，从而切实有效地提升档案管理工作效率与质量。

（二）有利于促进档案内在价值开发

档案作为一类重要的文献资料，对于高职院校展开各方面重大决策来说，具备重要的指导价值。与此同时，档案资料也是高职院校完成教育管理和人力资源管理等其他各方面工作的重要参考依据。通过开展档案管理信息化建设工作，高职院校能够切实有效地促进档案的内在价值得到开发与实现，促进高职院校更为合理地做出各方面决策，保障高职院校各项工作正常运转。

（三）有利于推动高校实现长远可持续发展

当前，高职院校的整体发展趋势是招生规模不断扩大，因而档案管理工作压力也在日益增大。为实现对于大量档案资料的有效管理，高职院校势必需要通过引入信息技术来有效提升档案管理工作的效率。因此，加强档案管理信息化建设，对于高校实现长远可持续发展而言，同样具备十分重要的作用，有利于使档案管理工作适应高职院校的发展战略规划。

二、高职院校有效推进档案管理信息化建设工作的策略

（一）更新档案管理理念，增强信息化档案管理建设意识

档案管理工作理念直接影响着档案管理工作模式和最终的管理成效，有序开展档案管理信息化建设，高职院校首先应从整体上更新档案管理工作理念，摆脱陈旧落后档案管理理念的束缚，以此为信息化档案管理工作展开创造良好条件。为此，高职院校应把握信息化档案管理建设的实质与内涵，充分认识信息技术与档案管理各个环节结合的优势所在，增强信息化档案管理建设意识，主动接纳“互联网+”思维，将信息化档案管理建设工作上升至战略层面，进而切实有效地推动档案管理工作水平提升。为此，高职院校应营造良好的信息化档案管理工作氛围，加强宣传工作，重视提升档案管理工作人员的思想认识，有序展开档案管理信息化建设。

（二）加大资金支持力度，全方位确保信息化建设有序开展

档案管理信息化建设工作必须以一定的资金支持作为物质保障，为此，高职院校领导层与管理层应重视加大在档案管理方面的资金投入，为档案管理信息化实现提供充分支持，从而全方位确保档案管理信息化建设稳步推进。首先，高职院校应重视为档案管理工作部门配备高性能计算机，保证计算机运算与处理速度充分满足档案材料更新及档案信息检索的需要;其次，高职院校需要为档案管理部门构建信息化办公环境，有效推动档案管理工作人员顺利地转变档案管理思维，更好地开展信息化档案管理工作;第三，高职院校需要重视做好档案的数字化工作，增强数据风险防范意识，为档案管理部门购置付费杀毒软件，以此避免档案资料因接入互联网而发生遗失和损毁的情况，增强信息化档案管理的安全性;最后，高职院校应适当提高档案管理工作岗位待遇，以此增强档案管理工作岗位对于高素质人才的吸引力，提升档案管理工作队伍整体专业水平。

（三）打造专业管理队伍，提升档案管理工作人员信息素养

档案管理信息化工作的开展离不开一支具备高度信息素养与专业实践能力的高水平档案管理工作队伍，为此，高职院校应重视面向档案管理工作人员展开信息化档案管理主题培训工作，邀请信息技术领域与档案管理工作领域的专家和学者为档案管理工作人员进行专门的讲座，增进他们对于信息化档案管理的认知与了解，帮助他们掌握计算机基础操作及信息化档案管理工作方法，同时指导他们开展信息化档案管理实践，从而切实有效地推动档案管理信息化实现。与此同时，高职院校应优化档案管理工作部门人员结构，避免采取从其他岗位调用人员兼职档案管理工作的做法，重视通过人才招聘引入兼具档案管理专业背景、一定实践经验及较强学习能力的高素质人才，切实提升档案管理工作队伍综合素质。此外，高职院校应培养档案管理工作人员形成终身学习意识，促使他们主动利用业余时间展开对于信息化档案管理相应理论的学习、展开信息化档案管理创新探索，从而将他们作为档案管理执行主体的能动性调动起来，进一步加快档案管理信息化建设进程。

（四）提升信息技术水平，加强档案管理信息化平台开发工作

信息化档案管理的实现，需要以信息化档案管理平台作为支撑。为此，高职院校应重视与计算机企业展开深度合作，共同从档案管理的实践需求出发，开发档案管理信息化平台，打造功能完备、页面清晰、操作便捷的档案管理软件，利用这一软件对各类档案进行有序管理，顺利完成档案资料的数字化，同时建立档案信息搜索引擎，以此方便快捷地为不同的用户提供其所需要的档案资料，进一步提升档案管理工作效率。与此同时，高职院校需要帮助档案管理工作者充分掌握信息化档案管理平台的使用方法，确保这一平台能够真正投入到档案管理工作实践之中。

三、结语

总而言之，在信息时代，构建信息化档案管理模式，已成为高职院校的必然选择。高职院校档案管理工作部门应形成对于档案管理信息化建设的全面认知，深入理解信息化档案管理在实现档案管理效率与质量提升、促进档案内在价值开发及推动高校实现长远可持续发展方面的重要价值，通过增强信息化档案管理建设意识、加大相应资金支持力度、打造具备高度信息素养的专业档案管理工作队伍以及提升整体信息技术转化应用水平这些措施，切实有效地推动信息化建设进程展开，全面改善档案管理工作质量，最大化地发挥档案管理工作的重要作用。