探讨检验检测机构内部审核的关键点

何海 杨玲 邵强 朱浙辉

摘要：内部审核（以下简称内审）是评估检验检测机构管理体系符合性和有效性的重要方式。检验检测机构实施有效的内审，能够识别出管理体系改进机会，促进管理体系持续完善。

关键词：检验检测机构;内审;内审员;纠正措施;跟踪验证

中图分类号：F203文献标识码：A文章编号：1672-9129（2020）03-0069-02

Abstract：internalaudit（hereinafterreferredtoasinternalaudit）isanimportantwaytoevaluatetheconformityandeffectivenessofthemanagementsystemofinspectionandtestinginstitutions.Theinternalauditsystemcanbeimprovedandthemanagementsystemcanbeimprovedcontinuously.

Keywords：Inspectionandtestingorganization;internalaudit;internalauditor;correctivemeasures;trackingverification

1概述

內审是检验检测机构为确保持续稳定地为客户提供合格的产品，依据预定日程和程序，自我组织实施的一项全面的或专题性的质量检查、验证和管理活动。检验检测机构开展内审，查证管理体系的符合性和有效性，及时发现问题，并致力于完善和改进管理体系，使其满足国家认监委印发的行业标准RB/T214-2017《检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求》（以下简称通用要求）等要求。质量负责人通常是内审的组织者，检验检测机构新建管理体系建立并运行6个月后，应开展首次集中式审核，审核涵盖所有要素、活动、资源、场所或部门，以获得充分的信息来客观评价整个管理体系。其他情况下开展的内审，检验检测机构应依据实际制定内审方案，重点对关键的、变化的、内外部审核发现不满意的过程进行审核。

2内审关键步骤

2.1策划。内审是一项长期持续性工作，应首先争取到领导的重视与支持，宜由常设部门或岗位来负责实施。选择具有一定学历职称、业务扎实、交流表达能力强和作风正直的人员担任内审员，保证内审的独立性和公正性。

2.2方案。内审方案应按PDCA管理，编制过程中要抓住以下主线：在按要素编制审核方案时，要做到主要的部门必查、相关部门选查。按部门编制审核方案时，主要的要素必查、相关要素选查。应重点关注活动的重要性、资源变化以及上一次内审的结果，同时明确采取的审核方式。集中式审核是在规定的时间内，对管理体系的全部过程或部门审核。滚动式审核是对不同过程或部门分别在不同的时间进行审核。滚动式审核特点是审核持续时间长，往往在一个审核周期（通常为12个月）须审核所有的过程。在实际操作中，检验检测机构应根据工作场所和要求等选择合适的审核方式。两种方式结合使用能够最大化保证质量管理体系的有效运行，体现内审的重要性和价值。[1]

2.3启动。质量负责人在正式启动内审工作前，应从内审人员名单中选取有一定领导和管理能力、审核经历比较丰富的内审员担任内审组长。内审组长负责策划审核活动、编制计划、指导编制检查表等具体工作。在决定内审员配置名单时，最好征得受审核部门的同意。还应根据内审工作需要，保证选配的内审员具备完成审核的能力和条件。

内审员须最高管理者授权，当内审员不能满足审核工作需要，审核组应上报管理层，经批准后可以邀请外部专家或技术专家参加内审活动。这种情况在规模比较小的检验检测机构比较常见，也是解决内审员资源缺乏的常用方法。

2.4文件审核。文件审核是内审工作正式开始的第

一步，可按下图所示过程实施。

2.5准备。现场审核开始前，内审组长应充分考虑每位内审员的专业背景、能力、经验，分配具体内审任务。资源允许时，还要注意保持审核的独立性。与审核组成员就审核任务、过程等开展讨论协商。合理搭配内审员，确定审核的先后顺序，优化审核时间和资源，保证整个审核能按计划完成。

检查表是审核工作的关键，是具体实施审核的重要工具和载体。目前，国际上通常把编制检查表作为体现内审工作正规化的通用做法。编制内审检查表要统筹兼顾审核的全面性，防止少审漏审。这里需要指出的是，在以检验检测机构自身管理体系文件为依据编制检查表时，前提是必须是经过了文件审核，管理体系文件满足通用要求等标准的要求。一份完整的内审检查表至少应包含条款号、条款内容、审核内容、审核情况记录及判定结论。[2]内审员在编制检查表要抓住重点和关键因素，确保检查表具有可操作性。在按部门编制检查表时，要结合各部门职责，确定部门涉及的主要要素和配合执行的次要要素。这种方式编制检查表，可以做到检查有广度，部门不重复，缺点是缺乏深度。在按要素编制检查时，要考虑该执行该要素的主要部门和次要部门。这种编制方式的优点是审核有深度，缺点是易造成部门被重复审核。人员、文件控制等涉及所有部门的要素，应对所有部门进行检查。检查表应明确具体检查内容和方式，如样本的性质和数量，通过问问题、观察事物获得客观证据。在抽样样本的设计中，应做到均衡、分层、代表性和独立取样，保证抽样具有代表性和合理性。检验检测机构在整个过程中产生的文件和记录数量很多，不可能做到全部检查。在设计抽样数量时，一般抽查样本5个左右即可，能在较短时间内获得数量适当的客观证据。当然，像报告、原始记录等这些基数较大的，抽样数量可以适当增加至10个左右。

2.6现场审核。内审组长主持召开首次会议，与审核方建立联络途径，根据双方熟悉程度可适当简化。为保持内审的正规化，首次会议可简化但绝不能取消。首次会议应简明扼要，一般不超过0.5h。

内审中采用比较多的现场审核路线和方法是顺向跟踪和逆向追溯，顺向追踪采取的方式是：查看计划→核实开展情况→检查结果。逆向追溯则刚好与之相反进行审核。审核是抽样调查活动，内审员可通过查阅文件记录等途径收集证据获得信息，形成审核发现。同外审一样，内审可以采取操作演示等方式开展现场试验考核，通过考查被考核人员样品制备、方法选择、标准熟理解悉程度、结果报告正确性等，直接掌握受审核人员技术水平真实情况。

内审组长和内审员需要控制审核进度，既要防止刻板地按检查表一条一条查，也要防止因未发现问题或不符合项就任意扩大抽样范围和数量。内审员不能因为对某专业领域感兴趣就抽查特别细致、抽样特别多，也不能因发现问题喜形于色或指责对方。现场审核确需偏离检查表时，经组长同意后才可扩大抽样范围和数量，但不可超越规定的审核范围。

2.7不符合。ISO9000标准族中对不符合定义为未满足要求。这些要求包括法律法规、通用要求、客户要求、组织管理、管理体系标准等。内审员在发现不符合时，应及时记录、当场记录，避免追记和补记。

编制不符合报告是内审员基本要求和不可缺少的工作，编制应尽量使用专业术语。不符合事实的描述清楚准确，文字简明流畅、不遗漏，便于追溯重查和采取措施。内审员不得将主观想法或做法作为判据，使用“没有查到”“没有见到”“没有发现”等类似不恰当用词。亦要避免违背审核宗旨，把不符合报告变成建议书。审核组内部、审核组与受审核方、审核组与管理层之间应常沟通，按照“慎用、就近、增值”等原则，通过充分讨论确定不符合及严重程度，达成一致审核结论。

2.8末次会议。内审组长主持召开末次会议，不宜超过1h。末次会议也可在不符合项整改完成后召开，这种情况下会前应完成编制内审报告，内审组长在会议上对内审情况进行总结。

2.9后续活动。通用要求等标准中对内审实施的纠正措施完成时限没有明确规定，内审员与受审核部门负责人根据不符合项严重程度和纠正措施的难易程度共同商定整改完成时限，一般不宜超过30天。需要时，内审员可以参与商讨提出适宜的施纠正措施，但不能代替受审核方制定具体纠正措施，更不能承担纠正措施产生不良后果。

纠正措施需审核组认可和管理层批准，尤其是涉及到整个检验检测机构或几个部门的，由质量负责人加以协调报最高管理者决定。纠正措施实施过程中发生问题不能按时完成，受审核部门应向质量负责人说明原因，经批准后由质量管理部门修改实施计划。

纠正措施跟踪验证是保证内审效果最后环节，在规模较大的或存在多场所的检验检测机构。内审员可根据具体情况决定是否采取现场复核，一般仅需要对问题严重或不符合项较多的部门采取现场复核，对不符合项较少或严重性低的部门的采取整改文件审核即可。对于某些需要长期实施的纠正措施的落实情况可以在下一次内审时进行验证。总之，纠正措施的验证应把完成时限、效果等作为重点核查内容。

2.10报告编写。内审组长和质量管理部门对管理体系运行情况进行分析，编写审核报告。报告按照方案要求应注明日期，经批准后在规定的范围内发放，并作为下一次管理评审的输入项。在实际工作中，许多检验检测机构还通常以要素為行、以部门为列，编制不符合项矩阵式表格，能直观反映各部门、各要素不符合项的分布，可引起领导层和相关责任部门重视。

3结语

检验检测机构开展内审应抓住关键环节，突出重点，避免走形式、流于表面。在审核完成后，通过与上一次内审情况相互比较，能够有效判定管理体系改进的程度，以及是否达到了质量目标。

参考文献：

[1]孙秀鹏.质量管理体系的内部审核浅析.试验研究与技术推广.2017年

[2]蔡万山，王智利.检验检测机构内审检查表的作用及编制.化工管理.2017年2月

（本文通讯作者：朱浙辉）