大数据环境中企业档案信息化管理及利用策略分析

毛泽兵

摘要：近年来，随着社会经济的发展与科学技术的进步，网络化、数字化与信息化的发展为档案管理工作的开展创造了良好的条件。而档案管理工作作为组成单位管理工作的重要内容，在信息化技术的帮助下能够实现科学、规范的管理，也能够对一个单位的业绩、管理水平进行科学的衡量，促进档案管理水平的显著提高。档案在一定程度上能够将一个单位发展史的优秀成果认真记载下来，方便对本单位的职工情况、经营业绩进行深入研究，真正做到科学分析、扬长避短。基于此，在大数据环境中需要积极地做好企业档案信息化管理工作，并制定一系列切实可行的利用策略。

关键词：大数据环境;企业档案信息化管理;利用策略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

随着科学技术的发展，企业档案信息化管理能够推动企业的健康、长远发展，方便企业更好地利用各项数据信息。相比较于传统纸质档案，信息化数据管理更加便捷、安全、可靠，这是信息化时代发展到一定阶段的必然产物，在一定程度上也代表了档案工作今后的发展方向[1]。

一、大数据环境下企业档案信息化管理概述与意义

1.概述

站在一个企业的角度上，不管规模大小都需要建立与之相适应的档案，如生产、产品、质量、文化管理以及信息往来、协议合同、审计材料等，这些信息能够为企业实现生存与发展打下坚实的基础，记录过去、彰显未来，能够提供充足的理论依托、价值参考来推动企业的长远发展。传统档案主要是纸质档案，多借助手工管理，且在企业档案管理活动中比较常见，而这种模式存在许多缺陷，如纸质文件极易被损毁遗失、不方便查询等。现如今，随着科技的发展，在大数据时代下企业挖掘档案是多借助信息化方式，从而能够更好地开发与利用档案，推动企业实现稳健发展。

2.意义

2.1促进企业档案信息化管理水平的显著提高

现如今，我国信息化技术较之前相比获得显著发展，这在一定程度上极大地改变了企业的档案管理与应用模式，而传统人工管理模式不方便查询，许多企业懂得如何保管档案而不知道如何进行有效的利用。信息化档案管理能够为企业查询历史档案提供极大的便利，更好的分析与汇总各类信息数据，促进企业档案利用深度、广度的显著增强[2]。

2.2促进企业档案管理的全新发展

企业档案管理在大数据环境中已经从传统纸质档案管理向数据化信息档案管理转变，这是互联网发展到一定阶段的新产物。通过建设信息化档案能够方便企业做好档案管理工作，充分保证档案的精确性，且能够更好地共享各种资源数据，方便领导随时随地的查阅自身档案情况，从中找出所需文件进行利用，最终能够为企业的健康、稳定发展创造良好条件。与此同时，企业档案文件在经过数字化信息处理以后，能够有效避免因频繁使用纸质档案而造成的不必要的磨损或遗失情况，而信息化档案不管使用多次都不会损耗任何文件实体。另外，在各种档案资源库中，企业能够在第一时间及时检索到自身所需的档案文件，查找速度明显快鱼手工查找，积极地开展信息化档案建设能够为企业的可持续发展打下坚实的基础。

二、利用策略

1.完善企业档案门类建设

企业档案门类在大数据环境下得到迅速的扩充，而价值大小各异，而高效、高质量的应用企业档案是组成企业档案信息化管理的重要内容，随着互联网技术的发展，档案管理内容日渐丰富，利用各种数据可将档案更加直观地展现在人们面前，如文本、图像、音频、视频等。同时，随着科技的发展传统档案已经重新编译到大数据中，在利用信息方式进行整理与归类，重点索引与标准价值含量高的档案，使其成为海量电子数据。站在企业角度，这些技术方式能够更好地对档案资源进行整合与共享，从而能够促进企业工作效率的进一步提高[3]。

2.企业档案信息化利用范围的不断扩展

当下，社会生产力的不断发展与进步，能够为企业扩张与创新创造良好条件，促使企业所储存的档案数量日益增多、种类更加丰富，在改造信息技术之前多数档案的保存显得杂乱无章，企业的档案储存与利用需求很难得到充分满足，因此基于时代发展的需要就必须积极地开展企业档案信息化管理建设工作。在利用数字化技术保存企业档案时，利用充分借助互联网技术所具有的音像处理或数据库技术，这对于丰富其内容、形式至关重要，最终能够更加科学、合理的实现企业档案信息化。在大数据环境下，现代企业能够更好地利用互联网技术，为促进企业档案信息化的深度发展还需要结合档案信息化管理，实现档案资源利用深度、广度的全面拓展[4]。

3.企业档案信息化发展潜力的充分挖掘与利用

大数据所具有的价值就在于采集企业现有数据，并有针对性的进行统计与分析。企业档案管理除了搜集、整理留存各种信息数据之外，更重要的在于科学的分析过往数据，且在企业今后的发展、建设过程中投射分析结果。若只是简单的搜集、留存档案数据，则不利于企业对更加宝贵的历史信息、发展规律进行更加深入的挖掘，相应的就很难充分体现档案数据价值，而这对于企业发展而言就是一笔无法估量的损伤。在大数据环境中利用企业信息化档案管理模式，能够更加科学、细致的分析与研究各种历史数据，方便企业及时找到自身所具有的优势、缺陷，然后明确数据与信息之间所存在的隐性关联，进而能够在企业内部更好的传递信息和共享信息资源，将企业档案数据所具有的真正意义充分体现出来，从而能够确保企业更加高效的利用各种档案资源[5]。

结语

现如今，随着我国科学技术的高速发展 ，由此极大的便利了企业档案信息化管理工作的开展，在大数据环境中通过利用各种互联网技术能够进一步实现企业档案信息化，充分体现其价值。

参考文献

[1]陈果.大数据时代下国有企业档案信息化管理探究[J].城建档案，2020（05）：37-38.

[2]寇家伟.基于核心竞争力理论的企业档案信息化模式研究[J].办公室业务，2019（23）：86-87.

[3]岳碧容.大数据环境下的国企档案信息化管理研究[J].传播力研究，2019，3（33）：294.

[4]李玲.企業档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].办公室业务，2019（09）：54.

[5]古尽平.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].办公室业务，2018（15）：33.