档案信息化建设浅谈

黄翊鹏

摘要：档案作为记录和体现单位工作的重要资料，其管理工作一直备受重视。面对高强度快节奏的工作常态，传统的档案管理方式已经无法满足当下的需求。建设科学高效的信息化档案管理系统，成为档案管理工作不可避免的时代潮流。不仅体现了档案管理部门紧跟社会发展，创新理念思路，运用新技术新方法的积极性，也是提升服务效率，转变工作模式的重要手段。本文就此讨论档案信息化建设的重要性和措施，以及在建立过程中可能遇到的问题。

关键词：档案信息化;档案管理;注意事项

中图分类号：G270.7 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

一、档案管理的现状

当下的档案管理模式尤其是文书管理相对来说是比较落后的，这主要体现在几个方面，首先，工作力量不均衡。存在认识不到位，缺乏人力、物力投入等问题。以机关事业单位为例，常用到文书档案主要包括上传下达的各类文件、业务资料、财务人事记录等。许多单位往往只注重财务资金账目方面的管理和监督，却忽视了对其他档案的管理，造成工作滞后。其次，硬件设施过于老旧。多数档案部门所用管理设施还是由传统的档案管理架以及相应的除湿等辅助设备组成，对于平常使用的档案管理系统及程序没有做到及时升级与更新，文书档案的数字化和信息化程度都无法满足当前需要，往往只能做到最基本的查询工作。而且，随着时间推移，档案数量不断增多，所需存放空间逐渐紧张，资料查询效率随之变慢。特别是在当下很多档案部门依然采取人工查询的办法，不仅不利于文书档案的管理及利用开发，还增大了因使用不善造成档案损坏的风险。再次，缺乏统一标准。部门之间各自为战，对所管理的文书档案没有明确的范围和标准，造成权责不清，推诿扯皮现状。信息查询者往往需要联系多个部门才能捋清来龙去脉，明确档案位置，降低了工作效率。因此，建立便捷高效的档案管理体系，已经成为现代档案管理的必然选择。

二、档案信息化建设的意义

传统档案管理方式基本依赖人工处理，既占用大量时间精力，还大大降低了工作的效率。实施档案信息化建设，使档案管理工作借助信息技术实现自动化和智能化，不仅可以减轻档案管理员工作量，还可以提高档案查询效率，极大地提升档案管理工作效率。

每份纸质档案作为客观存在的实体，只记录某一项或有限时期的工作内容，难以形成系统的信息体系。实际工作中，如需了解分析全局情况，要翻阅大量资料，反复对比各项内容，才能得到客观准确的结论，对查阅者提出较高要求。利用信息技术，将单个档案中记载的信息提取出来，便捷高效查询搜索，灵活组合成所需信息结构，可以充分发挥档案资料凭证作用。除此之物，依托网络开展档案信息化建设，有效打通部门界限，还有利于实现档案资源的共建共享，进一步扩大档案使用范围。

三、档案信息化建设的内容

概括来说，档案的信息化建设就是利用网络信息技术管理档案的工作方法，其内容涵盖以下几个方面：

1.搭建网络体系

主要是指建立计算机操作与管理系统，包含数据库以及数据压缩技术，高速扫描技术等现代信息技术手段。其中，最核心的部分是计算机网络。档案信息化建设要确保数据安全，防止篡改、遗失、损毁等问题发生，离不开一个安全有序的网络系统。开发专用数据共享接口，通过布设专用网络、购置专用服务器，数据加密等方式进行信息交互，是档案管理信息化建设安全可靠的基础。

2.采集档案信息

档案基本功能是记载信息，档案信息化建设的基础是档案信息的采集。一方面，要做好基础工作，将现有的纸质档案资料以图片的形式，经过整理加工形成后上传到服务器，形成完整的数据资料加以保存利用。另一方面，要积极研发图文识别软件，从上传的扫描图片中准确提取出想要的信息，方便查询利用。同时，还要开展档案资料填写标准化建设，通过标准化提升数据录入提取效率。

3.培养专业人才

档案管理员除了要具备必备的业务水平技能外，还需熟练掌握相关的网络信息技术，能够对硬件设备日常维护，对软件更新升级，对信息资源定期备份，及时有效的处置突发情况，确保整个系统的健康平稳运行。

4.开发应用软件

充分挖掘档案信息化建设形成的海量资源价值，通过开发专用软件，建立智能所搜功能，将分散与各个档案中的信息提取整合，按照需求形成脉络清晰的信息体系，以便系统了解相关工作的开展沿革，掌握背景资料，为领导决策提供更加全面准确的辅助支撑。

5.建立标准规范

标准规范是档案信息化建设的重要前提条件。规范标准填写档案内容，有利于提升软件识别准确率。檔案管理部门要转变思路，由被动收集变为靠前指导，结合本单位工作职能，建立相应的档案资料填写、收集标准，对于常规性工作制定制式表格，引导资料形成部门或者个人规范打印，为后期扫描、软件提取信息奠定基础。同时，结合电子政府、办公OA的建设，通过办公网络材料成文后及时归档，将档案资料由事后收集变为事中收集，进一步提升档案资料归档效率。

四、档案信息化建设的注意事项

首先，要注重信息安全。由于计算机系统网络易受入侵，特别是计算机系统的特殊性，一旦受到攻击往往会造成大规模的信息泄露，严重性往往高于传统档案管理模式。同时计算机出现问题，需要维修人员进行修复时候，也存在档案被窃取的风险。其次，要注重系统设计标准的统一。建设档案信息化网络体系时，在确保输入的内容清晰完整的基础上，要规范设计数据接口，确保不同系统之间数据交互顺畅，便于不同部门之间的档案资源数据共享。再次，要加强保密教育。数字化后的档案不同于纸质档案，具有体积小易携带的特点，虽然降低了人为篡改档案的风险，但也增加泄露信息的风险。针对这个问题，需要在日常工作中除了加强管理，完善制度机制外，还应强化保密教育，牢固树立档案管理人员守土有责、守土尽责的责任意识，杜绝档案资料的失泄密情况发生。

结语

总而言之，随着现代信息化技术的发展，档案管理信息化改革也必将高速推进。但现阶段仍然存在诸多需要解决的发展理念、制度责任和软硬件保障等问题。档案信息化建设工作必须要基于客观现实和发展需求，制定符合实际的建设战略。加强档案现代技术的研究开发和应用推广，运用信新观念、新技术、新方法对档案业务流程、管理模式等进行优化提升，对档案管理人员的素质培养，构建与时代发展和社会生产相符合的档案信息化网络和数据智能化管理系统。

参考文献

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[2]樊亚平.浅谈民营企业档案管理信息化建设[J].人力资源，2019，（10）：116—117.