军工集团档案资源整合与共享研究

周向阳

一、军工集团档案资源整合与共享的意义

军工集团作为我国国防工业的支柱力量，代表了我国最先进的国防科技力量，其档案资源作为大型军工集团开展经营管理、科研生产的原始记录，具有门类和领域跨度广、科技价值含量高、涉密程度深等特点。大型军工集团档案资源整合与共享，至少具有三个层次的重要意义：

（1）推动军工集团档案管理体系完善和管理水平提升

档案利用是档案工作的根本目的，而档案资源是档案利用的基本支撑。推动档案资源整合和共享，涉及档案资源“收、管、存、用”全流程，是以目标为导向的档案管理体系整体优化与完善，对于推动军工集团档案管理水平整体提升有着重要意义。

（2）为军工集团运营和发展提供知识支撑

通过档案资源的整合与共享便于军工集团通过“档案流”把控“业务流”，通过“档案流”管窥“管理流”，进而完善企业管控手段和管理形式，推动企业经营管理水平提升。同时，整合优质档案资源，发挥资源集成优势，为军工集团经营管理、科研生产和改革发展提供科研参考和决策支撑。

（3）推动国家科技信息资源完善

随着国家军民融合战略的不断推进，军工集团档案资源是军工科技成果转化、发挥军工集团社会效益的重要抓手。推动军工集团档案资源整合，对于完善国家科技信息资源，推动国家科技发展有着重要意义。

二、军工集团档案资源整合与共享基本原则

（1）统一管理原则

大型军工集团总部负责对本集团档案资源的整合与共享工作进行统筹规划、统一布置，并确保所接收档案资源的完整、准确、系统、安全。

（2）分级负责原则

集团总部、二级单位及其所属成员单位分别对本单位形成和移交档案资源的真实性、完整性、准确性、可用性、安全性负责。

（3）资源共享原则

军工集团档案资源管理应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则，以实现档案数字资源跨区域、跨部门、跨系统共享利用。

（4）安全保密原则

军工集团涉及国家秘密范围广、程度深，具有高度的保密特性。在档案数字资源的共享利用过程中必须把安全保密原则贯彻始终，避免档案数字资源被篡改、损毁或违规传递，造成国家秘密泄露，对国家安全造成危害。

三、军工集团档案资源整合与共享整体框架

军工集团档案资源整合与共享应以制度体系建设为主导、以档案资源建设为核心、以系统平台建设为手段、以安全保密体系建设为保障、以共享服务体系建设为目标，构建军工集团档案资源整合与共享整体框架。

集团总部作为档案资源整合与共享的牵头单位，负责档案资源整合与共享框架和内容的详细设计，负责编制档案资源整合与共享总体规划，明确资源整合与共享的实现路径，开展集团档案网络部署和数字档案馆建设、制度体系建设，并组织档案资源整合与共享具体实施。

集团各层级成员单位是档案资源整合与共享的具体实施和实现单位，通过做好单位内部档案资源建设，不断提高档案数字化程度，积极开展单位内部档案制度体系建设，规范档案业务开展，确保档案资源质量。同时，根据集团总部统筹部署，将档案资源移交集团总部统一管理，提高集团资源集成度，以更好地发挥档案价值和作用。

四、军工集团档案资源整合与共享实现路径

（1）以制度建设为先导，统一档案资源建设标准

军工集团层级复杂，成员单位数量较多，主营业务和产品存在较大差别，产生的档案信息资源种类多样，格式标准不一，给档案资源整合和共享带来不小阻碍。军工集团内部应从数字档案馆建设、电子档案系统移交技术规范、目录数据库建设与著录细则、电子文件归档与电子档案管理规范、电子档案移交与接收办法、电子档案备份技术规范等方面统一档案资源的分类编号规则、数据著录规范和档案数字资源元数据规范，以方便集团档案资源平台与下属单位档案管理系统之间进行数据传输。

（2）以资源建设为核心，明确资源整合基本模式

军工集团的成员单位作为相对独立的经营单位，其自身档案资源具有一定的体系和独特性。档案资源整合与共享的基础是集团各单位首先做好自身檔案资源建设，丰富档案资源种类、数量和质量，才能为资源整合与共享奠定基础。因此，军工集团应以国家档案局10号令为标准，统一部署各成员单位的《企业文件材料归档范围和档案保管期限》拟制审批工作，完善各成员单位自身档案资源体系建设，并研究构建档案资源整合基本模式，明确移交要求、移交方式、移交接收对象和移交范围。移交范围主要包括荣誉类档案、重大活动类档案、重大科研项目类档案、重点产品类档案、知识产权类档案、固定资产投资项目档案、企业资产与产权变动档案、其他具有保存和开发利用价值档案等。档案元数据应当与档案数字资源一起移交，并满足准确性、完整性、可用性、安全性等检测要求，检测合格后方可移交。

（3）以数字档案管理平台建设为手段，构筑集团档案信息网络

军工集团地域跨度广，档案资源整合与共享将以数字档案馆建设为核心手段，主要为电子档案管理系统建设和档案信息网络建设。电子档案管理系统应满足集团和各成员单位档案管理需求，符合国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，不仅满足传统载体档案管理要求，更支持电子文件归档和电子档案管理，通过电子文件“四性”检测，具备“单轨制”管理能力。集团电子档案管理系统可采用分布式布局方式，依托集团总部和各成员单位信息设备基础设施分布式布置应用系统和存储系统，以统一的档案应用系统平台，确保档案资源格式和标准统一，便于资源整合和共享。

同时，依托军工集团统一的国密网络和商密网络布局，构筑集团档案信息网络。在国密网和商密网各部署一套电子档案管理系统，定期将商密网数据移交至国密网，在国密网内实现集团档案资源的集中统一管理。对于国密网和商密网同时覆盖的单位，将电子档案管理系统部署在国密网上，该单位职工可根据密级和需要查阅涉密或非密档案数据;对于仅有商密网覆盖的非涉密单位，将电子档案管理系统部署在商密网上，该单位职工仅可根据需要查阅非密档案数据。

（4）以安全保密为保障，确保系统平稳资源安全

军工集团涉密范围广、涉密程度深，档案资源作为军工集团经营管理和科研生产过程结果的原始记录，往往涉及国家秘密。构建“人防、技防、安防”三位一体的安全保密工作体系，确保电子档案管理系统运行平稳和档案资源保管安全。

一是要严格按照相关保密标准规范，完成电子档案管理系统设计开发，确保无系统漏洞，加强系统防护，在经过国家保密测评后，才能上线使用，开展档案资源移交与接收工作;二是要做好档案资源备份，采用符合国家标准的备份介质，发挥军工集团地域跨度广的优势，开展本地备份和异地备份，对电子档案管理系统主要运行程序、数据、全文数据等进行备份，并进行应急演练;三是要做好档案资源共享利用中的权限控制，军工集团档案资源整合后，对档案利用需求进行分级分类管理，要对发起人的密级、隶属单位、岗位职务、业务类别、知识产权要求等进行全面限制，不能仅仅依据单一标准，例如密级符合就开放利用权限，真正做到最小化涉密档案资源知悉范围，确保国家秘密安全。

（5）以共享服务为目标，创新档案资源利用方式

档案资源共享和利用是档案资源整合的根本目的，创新档案资源利用服务方式，才能最大化档案资源价值。在提供目录类检索、全文检索、在线浏览、在线下载、离线利用等传统被动档案利用方式基础上，深入挖掘档案资源价值。档案资源整合后，档案资源的数量、质量和覆盖程度跃升，能够为档案创新编研提供丰富的素材。要利用大数据、云计算等先进技术，挖掘全集团档案利用需求特点，有针对性地开展档案专题编研工作。可以从“技术、人物、活动”三个维度开展档案编研，展现军工集团艰苦奋斗、科技兴军、保卫国防的光辉历程，增强企业凝聚力与向心力。

同时，要紧跟网络信息技术发展潮流，利用搜索引擎、数据分析、机器学习等技术，去除被动的“物的传递”，实现主动的“信息的传送”，甚至是“知识的传达”。建立点对点服务、面对面服务，实现“数据多跑路，用户少跑路”，建立智能化档案资源共享服务手段和体系化、专业化的档案资源服务模式，为军工企业科研生产提供坚强的支撐。

参考文献：

[1]谭铭志.大数据背景下的档案信息服务与创新研究[J].档案时空.2017（06）

[2]赵雪芹，李天娥.智能化环境中档案信息服务研究现状及未来研究展望[J].北京档案.2020（01）

作者单位：中国电子科技集团有限公司