公共图书馆业务档案管理强化措施

刘世强

摘 要：目前我国的图书馆主要是各高校图书馆、研究所图书馆、地区公共图书馆以及部分企业私有的图书馆，其中公共图书馆是国家为了提升国民知识水平而建立的面向广大群众的公共场所。档案管理是图书馆业务中最重要的业务之一，直接关系到了图书馆的馆藏运营情况，而我国拥有的图书馆数量基数大，广大图书馆应注意档案管理业务的加强。

关键词：公共图书馆;档案管理;强化措施

公共图书馆存在的意义宗旨是为人民服务，主要是通过向广大人民群众提供无偿的书籍、档案、报纸等资料，提升人民群众的知识水平，为文明和谐社会的建设奠基基础。因此，公共图书馆应加强对馆藏资源的管理，提升大众的阅读兴趣。笔者分析总结了近年来图书馆在档案管理时存在的问题，以及相对应的有效的处理措施，就公共图书馆业务档案管理的强化措施进行综述。

一、公共图书馆业务档案管理的意义

（一）有利于提高图书馆的档案管理的规范性和工作效率

21世纪是信息技术的时代，这一点在图书馆管理上也有很明显的体现。信息数字化管理引入图书馆档案管理业务中，即减少了繁复冗余工作量，节约了人力资源，又提升了档案管理的秩序，使图书馆能有条不紊的运行，增强的档案管理业务的规范性。图书馆资源信息化还有利于各馆之间的资源共享，将电子数字化图书、档案等资源上传，共同构建一个依托于线上网络电子图书馆，使珍贵的资料发挥更大的作用。信息化的档案管理能使图书馆的管理工作变得更具规范性和操作性，能提升管理人员的工作效率和读者的使用体验感。

（二）为图书馆后续发展提供参考意见

在解决问题时，问题分析总结是非常重要的一个环节，关系到未来的发展方向。图书馆的管理工作也是如此，档案管理的定期分析总结有利于管理者发现管理中存在的问题，及时进行修改，避免问题的扩大。总结问题所得出的结论规律，能为档案管理工作后续调整方向提供参考意见。此外，一个整洁、有秩序、查找方便的图书馆更受读者们的喜爱，这也有利于提高公共图书馆在人民群众心目中的地位，营造良好的社会形象，推动图书馆事业的良好发展。

（三）有利于图书馆馆藏资源的保护

建立良好的档案管理秩序，能更好的保护图书馆中的资源。相比于传统的档案管理工作，信息化的图书馆档案管理工作能减少图书来回搬移、翻找造成的磨损，有利于资源的保护。档案管理的工作记录也是对整个图书馆资源的整理，是一笔宝贵的经验，对图书馆管理学的研究者具有重要实践意义。它能给研究者提供更专业、真实的图书馆管理一线数据，而研究者得出的理论结果，能反馈回图书馆，加强图书馆管理工作的理论基础。

二、公共图书馆业务档案管理中存在的问题

（一）相关设施落后，档案管理业务更新艰难

目前，全国各地的公共图书馆都在推行数字化、信息化档案管理，但部分地区由于当地经济的限制，能给图书馆的财政经费较少。图书馆能购买的数字信息化相关设备有限，虽然大部分图书馆都配置了档案室、计算机和档案管理软件，但在自动化方面还是和高校图书馆存在一定的差距。此外，图书馆资源共享的程度也有限，目前较先进的图书馆管内局域网建设在大部分公共图书馆内还未推行，这导致了公共图书馆现代化管理程度和资源共享程度滞后问题严重。

（二）公共图书馆业务档案管理制度不完善，管理方式陈旧

据调查，目前在我国部分经济不发达地区，部分公共图书馆仍未建立起一个统一、规范的管理制度。人员的安排以及工作的分配存在不合理的地方，如档案资料要经多人、多层手续，没有专职的人员来管理，若这个环节中的人员出现的问题，将会导致整个档案资料管理暂停，还可能引发重要文件资料的丢失和图书堆积;有些图书馆档案资料没有分类存放，导致资源混乱;人员安排不合理，因为图书馆的大部分工作是机械性、重复性的工作，安排的时间和工作量没有弹性，容易让管理人员出现消极工作情绪。

（三）档案管理人员专业知识储备不充分，安全问题成隐患

图书馆的人员是根据国家相关职业规定进行招聘的，在专业知识上不能进行特别的挑选，不能找出在某个领域具有突出能力的人员。再加之图书馆工作看似简单实则复杂琐碎，很多人员都是身兼数职，这就导致了管理人员不能完全集中，全心全力的投入到档案管理工作中去，容易在工作中存在疏忽。此外，图书馆的管理系统较为简单，这就容易使图书馆的信息化资源、电子资源数据等容易丢失，给信息化档案管理工作增加难度。

三、公共图书馆业务档案管理强化措施

（一）加强公共图书馆档案管理的数字化建设

为适应当今时代的发展，更好的融入21世纪这个信息时代，公共图书馆管理员应向专业人员请教，加强自身的数字化信息化建设，完善信息档案管理系统，更好的为人民群众服务。加强现代化信息数据库的建立，完善资源共享平台的建设，让图书馆跟上时代的步伐，这不仅仅是一个图书馆进步，这是整个图书馆管理行业的进步。在推进信息化的同时，也要注意信息安全化的问题，管理人员实行专人专职专责，每次登入系统是要进行身份验证，每次信息更新时要进行异地数据备份，以防数据出现丢失。档案也要更加详细仔细的进行分类，每分档案可拥有多个身份标签，减小图书检索时的难度。这些措施都是为了促进图书馆管理工作的进步，让档案管理完整、清晰、规范、易查找，更好的满足社会全方面的需要。

（二）完善公共图书馆档案管理工作的制度

工作管理制度对于一个公司、一个集体来說是非常重要的。俗语说“磨刀不误砍柴工”，当拥有一个良好、健全的管理制度时，管理工作变得井井有条，各个环节清晰明了，当发生问题时能及时察觉并改正。除此外，要建立统一规范的管理制度，首先要明确人员的部署、分工。将传统的分散制度改为专人专职，以档案分类为界限进行工作分配，并落实好责任的划分以及奖惩条件，减少未来员工间的矛盾。职位晋升与实际管理成果挂钩，促进管理人员的积极性，让他们能放更多的注意力到档案管理上，只有与切身利益相关了，才会积极主动的去提升自己。并且，有基层岗位工作的经历，在领导指挥时才能更加准确、切实的选择发展方向，真正意义上的促进图书馆的发展。

（三）加强公共图书馆档案管理人员的专业技能培训

公共图书馆业务档案管理应定期聘请专业人员对图书馆管理人员进行专业培训，加强员工的计算机技能、信息化系统使用、档案管理等职业技能培训，能对相关仪器设备有深入的了解，保证仪器设备日常的正常工作和定期的维护工作，发现问题时能积极参与解决问题。定期开展讲座，加强档案管理人员图书馆学、管理学等相关专业理论知识的学习，再与实际相结合，联合运用。与其他图书馆开展档案管理工作经验分享会，向优秀的人学习相关知识。积极接纳图书管理专业学生实习，实现共同进步。

结语

图书档案管理是一个与时俱进的工作，公共图书馆档案管理不仅仅是管理图书资料的收集，还有更深层次的安排和管理。且图书馆日常工作任务庞大，事情琐碎，需要有统一的管理制度和良好的秩序，工作任务交接到位，及时更新数据库信息等。时代在进步，档案管理也需要与时俱进，促进公共图书馆业务档案管理信息化，对多方面都是有利的，因为公共图书馆存在的目的与意义就是为人民服务，提升国民知识水平。因此，对档案管理员的专业知识水平和职业技能有较高的要求，需要他们不断学习进步，提高职业素养，提升图书馆的工作秩序。

参考文献

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