面向博物馆的文献资源管理及服务模式研究

王春叶

摘 要：博物馆运转过程中会产生大量文献，如何有效管理这些资源亟待解决。文章概括了博物馆文献资源的特点，论述了博物馆文献资源的类型并给出了建设相应资源的建议，最后阐述了博物馆文献资源的服务模式，有助于信息资源转化为生产力、决策力和创造力。

关键词：文献;博物馆;机构知识库

博物馆拥有极为丰富的文献资源，涉及历史、文化、艺术、科技等众多领域。这些资源学科专业性强，以非正式出版物居多，零散地分布于博物馆各个部门。如何将这些文件收集起来，并加快博物馆文献资源建设力度，使其为博物馆工作者服务是本文研究的目的。

1 博物馆文献资源

1.1 文献的概念

文献是记录有知识的一切载体的统称，即用文字、图像、符号、音频、视频等手段记录人类知识的各种载体。因此，文献包含两个要素：知识和载体。知识是经过整理过的信息;载体的主要形式有纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

1.2 博物馆的文献资源管理

博物馆是搜集、保管、研究、陈列、展览有关历史、文化、艺术、自然科学、技术等方面的文物或标本等物的机构。①其主要工作流程包括对文物或标本的收集、保管、修复、管理、展览、调查研究和公众教育普及。结合文献的特征和博物馆的工作流程，博物馆的文献资源管理要面向文物或标本的收集、保管、修复、管理、展览、调查研究和公众教育普及这些工作流程中产生和需要的正式、非正式文献而展开（图1）。

1.3 博物馆文献资源的特点

①博物馆文献资源具有较强的专业性，主要围绕藏品、展览、学术研究。采购的书刊、数据库偏重于历史、文化、艺术、科技等学科。

②某些文献资源具有双重身份，既是藏品又是展品。中国国家博物馆藏有30余万册1949年以前的图书，列入《国家珍贵古籍名录》的有文渊阁本《四库全书》残本、乾隆稿本《四库全书总目》、己卯本《脂研斋重评石头记》、三朝递修本《十三经注疏》等，列入特藏的以各解放区文献为主，此外还收藏有严复部分手稿及董必武、黎锦熙、韩寿萱、唐兰的藏书。这些资料本身具有文物价值，既可以作为某个专题的展品，也可以作为馆藏资料，供科研人员使用。

③博物馆文献资源收藏地分散。博物馆文献资料分散于各个业务部门，保管部收藏有古籍善本、民国书刊，图书资料部藏有大量专业工具书，其余文献资料分散于各个业务部门，如考古部门的考古报告、展览陈列部门的展览资料、科研部门的科研笔记等。

2 博物馆文献信息资源类型及对应建设建议

2.1 从信息交流的途径方面划分

2.1.1 正式出版物文献资源

①学术文献资源数据库。博物馆学术研究涉及的学科主要包括历史、地理、考古、文化与艺术。在这方面既有比较全面的CNKI的硕博士论文数据库、期刊和报纸数据库以及重要工具书数据库，也有专业性很强的爱如生系列古籍数据库，还有对象明确的申报数据库、清代史料、明代史料数据库等。这些数据库在范围、质量等方面都有很大差异，在资源结构上需要合理规划，既要避免过多交叉重复，又要涵盖尽量多的学科范围，实现成本与效益的平衡。同时也应该注意加强资源推广和用户信息素质教育，使这些文献资源真正地在用户的研究学习活动中发挥作用。

②图书、期刊。博物馆的学术研究活动需要大量的参考文献，包括学术专著和期刊。同时博物馆的学术研究成果也以专著和论文的形式发表，博物馆的展览也会出版相应的展览图录。因此，博物馆汇集了大量的外购图书、期刊和本馆产生的专著、论文、图录。面对成本上涨、空间有限和新技术对阅读方式的冲击，如何节约成本、提高图书利用率、充分开发电子书使用方式已经成为博物馆文献资源管理的重要课题。

③网络文献资源。随着文献载体形式的变化，以数字方式存储、以网络为传播媒介的信息资源是文献的一种新形式，其中也包含了大量正式出版物，它们在传播范围和利用效率上都有很大优势。充分利用网络文献资源对于解决文博单位面临的文献资源管理问题具有重要作用。

④开放获取资源（Open Access，简称OA）。开放获取资源是为了实现信息的公平获取和开放传播，作者将自己的文章免费提供给公众使用的一种方式。其主要方式有作者通过机构知识库向公众提供文章，或者将文章发表在开放获取期刊上供公众使用。①目前，OA资源的数量和质量都在不断提高，日益成为重要的学术文献资源。

2.1.2 非正式出版物文献资源

①学术活动的过程性文献。博物馆的学术研究过程中会产生大量第一手数据，如学术研究笔记、手绘的图饰纹样、测量数据、考古现场测绘图稿、照片等。另外展览过程中也会产生大量文献，如策展方案、参考资料、展览过程记录等方方面面的文献资料。这些在学术活动过程中产生的文献资料具有暂时性和过渡性的特点，不一定能成为最终成果得以保存。但这些资料也是学术研究的智力成果，如果进行完善的收集和管理，将来会有广泛的应用空间。

②学术交流文献。博物馆是文化行业单位，有丰富的学术交流活动，如面向公众的知识讲堂、面向专业人员的专题学术讲座、学术小组成员之间的交流座谈等。这些活动过程中会产生具有学术价值的文献资料。这些资料具有零散的特点，如果不加以妥善的管理，很容易流失消亡。

③馆史资料。博物馆作为文化傳承的重点机构，其本身就具有很高的历史文化价值，如中国国家博物馆具有100余年的历史，故宫博物院其实体本身就是重点文物。而与博物馆发展历程相关的文献资料范围广泛，形式多样，并不是几部馆史著作就能涵盖的，因此，有必要将形式多样的文献资料搜集整理成一个馆史资料库，不仅作为一份记录的档案，也是一个学术研究的文献资源数据库。

2.2 从博物馆的活动流程方面划分

博物馆的工作流程包括对文物或标本的收集、保管、修复、管理、展览、调查研究和公众教育普及。对这些活动流程进行综合分析，可以抽取其几大核心要素，即藏品、展览陈列、专家学者、学术成果、学术资源、公众教育。因此，博物馆的文献资源管理工作可以围绕这几大要素所产生的相关文献信息资源展开。

2.2.1 藏品信息资源

藏品本身就是一种信息载体，反映了相关历史时期的社会政治、经济、文化等方面的信息和知识，可以说藏品也是一种文献，而且是一种需要深入挖掘的文献资源。博物馆的藏品信息管理可以分为单藏品信息和类藏品信息。对单藏品的信息管理应该注意信息的深层次挖掘。在这方面，台北故宫博物院②的做法很具有代表性。以翠玉白菜为例，它们在藏品的和图片的展示和简介基础上，还通过动画复原了制作过程，并通过对藏品内涵主题的演绎制作了“到故宫找新鲜”的动画短片。③这样围绕一件翠玉白菜就产生了相关的文字、图片、3D展示和动画短片等文献资源。

类藏品的信息管理是以一定量藏品在某些方面的共同属性而进行的归类和管理，如从材质上可以分为瓷器类、青铜类、木器类等，从时代上可以分为先秦、秦汉、唐、宋等。类藏品的信息管理应该注重信息关联性，通过合理的分类体系，使用户能够以一件藏品为线索，获得更多与之相关的藏品信息，从而实现具有启发式的信息检索过程。另外，围绕藏品还可以建立特色资源数据库，如台北故宫博物院的“清宫奏折档台湾史料目录”“家族谱牒文献资料库”“清代档案人名权威资料查询”等专题数据库。

2.2.2 展览信息资源

展览是博物馆的核心业务之一，可以分为常设展览和临时展览，也可以分为本馆展览和馆外交流展览。一个展览往往要经历选题、策展、布展、展出、调整、撤展等几个阶段，每个阶段都需要参考大量文献资源，也会产生新的文献资源，如选题定位、陈列方案、讲解宣传等相关资料。一些重要的展览本身就具有一定的历史文化价值，如中国国家博物馆的“古代中国基本陈列”展览就已有50余年的历史，其陈列理念和方案也经历了多次调整修改。

围绕展览本身而形成的文献资源也具有一定的学术文化价值，对其进行整理开发，不仅有利于观众更好地了解展览的相关知识，还可以作为机构智力财富的一部分予以长期保存，持续利用。

2.2.3 专家信息资源

高水平的专家学者对一个博物馆是否拥有行业学术权威和学科领先地位具有重要意义。因此，博物馆应该高度重视专业学术人才的培养和管理工作，建设本机构的专家信息库。一个完善的专家信息库不仅有利于人才的培养、评价，也有利于学术成果交流和树立学术权威。在这方面，故宫博物院的做法颇为值得借鉴，它不仅建立了涵盖学者个人信息、学术经历、研究领域、主要学术成果等方面的资料库，还实现了关联式信息检索。用户检索到一个专家的信息时，能够同时获取他的学术论文超链接，这样就大大提高了用户获取信息的便捷性。一个全面高效的专家信息库，不仅有利于机构的人才管理，也能促进学术成果的推广交流，提高机构的社会形象和行业影响力。

2.2.4 学术成果信息资源

博物馆的学术成果主要以专著、论文、专利、项目报告等形式呈现，同时学术研究过程中的大量非正式出版物作为科研的第一手资料也具有重要的学术价值，所以有必要建立机构知识库对这些智力资产进行长期保存，最大化地发挥这些科研成果的价值。在机构知识库的建设方面，可以参照中国科学院文献情报中心的实践经验。学术成果文献数据库可以是机构知识库的一个组成部分，也可以是一个OA平台，这样也有利于机构学术成果的传播。

2.2.5 学术资源

这里的学术资源是指的是博物馆在开展业务工作和学术研究过程中所需要的文献信息资源。在学科范围上，学术资源应该面向历史、文化研究、考古发掘、展览策划和公众教育等学科领域;在资源结构上，应包括数字化文献资源和纸质文献资源、正式出版物和非正式出版物。以中国国家博物馆为例，其购买的商业数据库就非常注重全面性与专业性的协调（表1）。

2.2.6 公众服务及教育信息资源

公众服务及教育是博物馆体现其社会价值的重要方式之一，这也需要完善的信息资源体系予以支撑。在公众服务方面，博物馆应该建立完善面向公众开放的信息资源体系。例如，为了满足社会公众对中国国家博物馆基本藏品信息查询和研究的需要，中国国家博物馆遵循“开门办馆”的理念，在“第一次全国可移动文物普查”成果的基础上，分期分批对社会公布馆藏藏品目录，第一期在中国国家博物馆官网上公布了藏品数据251523条、306447件藏品。其中，古代藏品数据198110条、200272件藏品，含瓷器、钱币、考古发掘品，及文留的铜佛、玉器等;近现代藏品数据49163条、55384件藏品，含多种近现代历史类、艺术类藏品;图书藏品数据4250条、50791件藏品，含善本古籍、普通古籍。①故宫公开的藏品总目包含25大类，涉及该院一、二、三级珍贵文物，也包括一般文物和陶瓷标本，有利于满足公众的研究利用需要，也有利于接受社会各界的监督，具有“以昭公信”的意义。②台北故宫博物院根据政府资料开放授权条款的规定，设立了Open Data专区，分别是台北故宫文物图像及基本资料和文物数字资料集，内含文物类、会计类和服务类等相关信息。博物馆建立开放的公众服务信息资源体系一方面符合社会发展趋势，响应政府信息公开的理念，另一方面有利于提高馆藏信息资源的社会效益，还能够提高博物馆的社会形象和影响力。

在公眾教育方面，博物馆有大量的社会教育活动，如中国国家博物馆定期举办的“国博讲堂”、故宫博物院的儿童夏令营系列活动等。这些活动产生了大量的文字、音频、视频等信息资源，这些资料可以作为机构知识库的资源组成部分，也可以免费向公众提供。

3 博物馆的文献资源服务

博物馆的文献信息资源服务模式应该遵循以下三个原则：

①以文献信息资源体系建设为基础，分类清晰、整理有序的文献资源数据库是开展服务的基础和前提。

②以面向博物馆核心业务为服务目标，立足于博物馆的学术研究、展览工作和公众服务的具体特点，开展具有针对性的文献信息服务。

③采用新技术，提高信息分析和知识发现能力。

3.1 建设机构知识库

在理念上，机构知识库高度重视信息资源的价值，将各种类型的信息资源视为机构的智力资产和财富，强调通过信息和知识的长期保存和高效利用为学术研究提供支撑。

在架构体系方面，可以以模块化方式建立机构知识库，设立多种资源类型的子库，如文物藏品信息库、展览信息库、专家学者库以及自建特色资源数据库等。各个子库既相互独立存在，又可以实现信息内容的关联，提供相关性检索。

在制度规定方面，博物馆应该将建立全馆协同的机构知识库建设制度覆盖到博物馆工作的各个相关业务和人员，如展览策划团队、学术研究项目组以及个人。业务人员必须定向向机构知识库上传相关科研成果资料，机构知识库建设与业绩考评、人才评价相关联。

3.2 整合的资源检索及服务平台

3.2.1 统一的跨库检索平台

博物馆的文献信息资源类型多样，有数字资源数据库和纸质文献、综合性数据库和专业性数据库、外购数据库和自建数据库。诸多数据库的检索策略各不相同，用户在使用的时候往往要尝试过多种数据库之后才能获取所需资料，造成了大量重复劳动，降低了数据库的使用效率。因此，亟须通过技术手段实现跨库检索，如中科院文献情报中心建立的统一资源检索平台。①同时应该综合采用自然语言检索和主题目录式检索，提高用户的检索效率。

3.2.2 信息关联与知识发现

用户的信息检索过程也是平台的信息呈现和推送的过程。用户往往以一个检索点为入口，其实际需求却是更全面的信息和知识。因此，平台应该建立信息之间的关联性，通过文献的共引与共被引、作者共现、主题聚类等手段建立知识网络体系，从而实现知识发现与知识推送。比如用户检索一件藏品，平台不仅可以呈现藏品本身的信息，还包括与其主题相关的著作和论文、其所属学科的研究进展和主要成果、其相关的考古项目、类似文物、相关展览以及重要研究学者等全方位的信息资源集。

3.2.3 协作式的信息服务模式

资源体系建设只是信息服务的基础，应该深入拓展信息服务模式，立足用户场景，挖掘用户需求，开展具有针对性的信息服务。例如，在面向展览策划团队开展信息服务时，应该在团队成立之初就有信息服务人员的加入，从选题策划、主题挖掘、藏品信息搜集以及展陈方案制订等方面提供专题检索和文献资源支撑。在科研课题项目中，为研究人员提供文献调研、学科综述、专题检索、科研进展态势等方面的文献情报服务。总之，博物馆的文献信息资源服务应该面向用户工作的整个流程，深入每个重点环节，参与其中挖掘用户信息需求并提供专业性的文獻信息资源保障服务。

3.2.4 实时响应的参考咨询

以中国科学院文献情报中心为例②，其网站主页上设立了实时的参考咨询服务，由中高级职称的专业人员轮流值班，实时响应读者在获取文献资源方面遇到的问题。

3.3 加强信息分析和学术情报服务

以馆藏文献信息资源数据库为基础，通过文献计量分析、引文分析、聚类分析，再结合最新的数据分析技术和可视化分析方法，从文献、学者、成果、机构和行业等不同层次开展相关的信息分析和学术情报服务。

①在文献层面，通过文献计量分析可以发现相关学科领域的经典著作、重要学说，一定时期内的研究趋势和研究热点，为用户提供学术研究选题和投稿策略等方面的建议。

②在学者层面，可以通过引文分析发现相关领域的权威学者、学者的科研合作网络以及竞争对手识别，同时也可以进行学者的学术能力评价分析，为机构的人才培养提供支持。

③在科研成果层面，可以通过专题调研、科技查新对科研成果的新颖性、创造性予以分析评价，为机构的科研成果推广、转化和科研成果引进提供参考依据。

④在机构层面，可以通过对机构的学术成果产出进行分析评价，也可以结合定量分析与定性分析方法建立博物馆行业的学术竞争力分析评价指标体系，为明确本馆在行业中的地位、学术优势及不足提供评价标准。

⑤在学科及行业方面，通过文献分析进行学科和行业扫描，及时掌握学科发展趋势和国家政策导向，为学术研究项目选题、展览选题以及馆领导制订中长期发展战略提供情报支持。

3.4 用户信息素质教育

通过讲座培训和参考咨询工作加强用户的信息素养，提高用户的信息意识和信息能力。例如，向读者介绍常用数据库的资源收录范围、常用功能，如何制订检索策略，常用的科研工具，以及如何进行个人的知识管理。在用户培训中，不仅能使用户能够充分利用馆藏信息资源，也能及时收集用户反馈，改进信息服务工作质量。

4 结语

博物馆是一个文化性机构，承担着民族文化的挖掘和传承重任。在博物馆的各项工作流程中，不仅需要依赖文献信息资源作为参考，也会产生大量的文献信息资源，如果能够树立正确的信息资源价值观，深入开发博物馆特有的文献信息资源，建立完善的信息资源管理平台，探索有效的信息资源分析方法和利用模式，将使信息资源转化为生产力、决策力和创造力，为博物馆的转型发展提供强大推动力。